PMBoK wyróżnia jako kluczowy czynnik sukcesu projektu - zarządzanie nim przez doświadczonego i kompetentnego kierownika. Jednocześnie kierownikowi dostarcza opis wybranych technik działania w takich obszarach, jak: zakres, czas, koszty, jakość i ryzyko.

W warstwie procesów PMBoK wyróżnia tylko pięć grup procesów: zapoczątkowania, planowania, wykonania, kontroli i ryzyka. Kierownikowi projektu pozostawia się dużą swobodę w wyborze procesów, które będą miały zastosowanie w konkretnym projekcie. PMBoK definiuje uzasadnienie biznesowe podczas inicjowania projektu, lecz w dalszych jego fazach nie aktualizuje go i nie steruje celami biznesowymi projektu.

Odnieśmy powyższe aspekty zarządzania projektami do rozwiązań oferowanych przez metodykę PRINCE2. Podejście brytyjskie kładzie znaczący nacisk na bezpieczeństwo realizowanego projektu. Rolą organizacji jest stworzenie odpowiedniego klimatu dla projektu, a rolą kierownika projektu jest osiągnięcie zamierzonych celów w sposób kontrolowany i bezpieczny dla organizacji. Metodyka PRINCE2 TM rekomenduje kilka technik czyniąc je obowiązkowymi dla kierownika.

Nie wyklucza, a wręcz zaleca stosowanie innych specjalistycznych narzędzi adekwatnie do typu i rodzaju zarządzanego przedsięwzięcia. Szczególne miejsce w omawianym podejściu zajmuje utożsamianie celu projektu z produktami powstającymi podczas projektu i specjalistyczna technika planowania, która dostarcza opisów produktów, wymagań jakościowych oraz kolejność ich pojawiania się w naszym projekcie. Metodyka ta jest podejściem procesowym w zarządzaniu projektami. Wyróżnia osiem procesów głównych i szereg podprocesów. Są one połączone w jeden system, który wyczerpuje cały czas życia projektu i wszystkie możliwe sytuacje napotykane podczas realizacji przedsięwzięcia.

Rolą kierownika projektu jest przeprowadzenie wszystkich ośmiu procesów. Jego decyzją natomiast jest określenie stopnia szczegółowości pracy w poszczególnych procesach i czasu ich trwania. Ostatnim obszarem porównania jest uzasadnienie biznesowe obu podejść.

PRINCE2 TM zaleca system dokumentacji projektu i rekomenduje zawartość poszczególnych dokumentów zarządczych w tym najważniejszy - uzasadnienie biznesowe. Jest ono siłą napędową przedsięwzięcia. Powstaje w procesach związanych z przygotowaniem decyzji o uruchomieniu projektu i co najważniejsze jest obecne w czasie trwania całego projektu. Jest systematycznie uaktualniane, tak by sponsor projektu miał bieżący wgląd w działania i efekty, które finansuje. Jeśli z uzasadnienia biznesowego nie wypływa silne uzasadnienie projektu, zamiast angażować cenne zasoby organizacji nie należy w ogóle go uruchamiać. Inaczej ujmując uzasadnienie biznesowe jest dokumentem, w którym określane są mierzalne cele uzasadniające zaangażowanie zasobów organizacji.

Porównajmy jeszcze definicje projektu w obu podejściach. PMBoK używa definicji "Projekt jest to ograniczone w czasie przedsięwzięcie, podjęte w celu wytworzenia unikalnego produktu, usługi lub innego wytworu". PRINCE2TM natomiast określa projekt jako "Środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby produktów biznesowych stosownie do specyficznych potrzeb biznesu". W samej tylko definicji rysują się co najmniej dwie cechy PRINCE2 TM. Produkty projektu nie powstają przypadkowo, lecz są odpowiedzą na potrzebę biznesową organizacji. Dodatkowo projekt nie jest samym zbiorem produktów, czy działań prowadzących do ich powstania, dostawy, lecz całym świadomie zarządzanym ekosystemem ekonomicznym ukierunkowanym na osiągnięcia zdefiniowanego celu.

Nie jest to wyczerpujące porównanie opisywanych rozwiązań, wskazuje ono tylko na wybrane różnice.

Czy zasadność zarządzania projektami powinna zależeć od jego wielkości, stopnia innowacyjności, złożoności, innych kryteriów? Zdecydowanie nie. Spróbujmy spojrzeć na projekt jako na okazję, szansę zaspokojenia potrzeby biznesowej organizacji. Szansa na sprawne i zgodne z planem zrealizowanie projektu jest obarczona ryzykiem, że coś jednak nie wyjdzie, po prostu coś się nie uda. W dużym uproszczeniu projekt realizujemy, ponieważ uzyskane w ten sposób produkty, usługi, zmiany są zaspokojeniem potrzeby zdefiniowanej przez organizację. Zasadność uruchomienia projektu znajduje swoje odzwierciedlenie w uzasadnieniu biznesowym. Zatem bez względu, czy mamy do czynienia z projektem dużym, czy małym, zadaniem kierownika projektu jest zarządzanie działaniami polegającymi na użyciu zasobów organizacji w celu osiągnięcia uprzednio zdefiniowanych celów.

Niewątpliwie celem a zarazem korzyścią wynikającą z zarządzania projektami jest zwiększenie szans na ich powodzenie oraz poprawa bezpieczeństwa ich realizacji. Stosowanie metodyki PRINCE2 TM umożliwia wprowadzenie standaryzacji procesów zarządzania w firmie oraz ich pełną powtarzalność.

Projekt jest realizowany w kontrolowanym środowisku, to znaczy, że od chwili pojawienia się pomysłu na zrealizowanie go zestawiane są ze sobą potrzeby organizacji i korzyści dostarczane przez projekt oraz koszty ich osiągnięcia. Porównujemy również osiągane korzyści z ryzykiem zagrażającym realizacji projektu. Przedsięwzięcie realizujemy etapami, po każdym z nich sprawdzamy zasadność (aktualność) uzasadnienia biznesowego. Dzięki czemu organizacja ma pewność, że wydatkowane środki są lokowane celowo, tym samym z punktu widzenia firmy zarządzanie projektami zwiększa szanse odniesienia sukcesu.

Kolejna korzyść stosowania PRINCE2 TM w organizacji związana jest z promowaniem efektywności działania, z nastawieniem na uzyskane wyniki. Celem projektu nie jest działanie, lecz wytworzenie określonego produktu. Korzyść ta jest wspierana techniką planowania produktów, ich kolejności, zależności, jakości i kryteriów akceptacji. Wykonywane prace są widziane przez pryzmat tworzonych produktów. Takie podejście sprzyja uzyskiwaniu rzeczywistych efektów realizacji produktu. Wykonana praca nie może być rozliczona, jeśli jej wynikiem nie jest konkretny zamierzony efekt.

Kolejnymi korzyściami dla firmy są: rozdzielenie decydentów od wykonawców (kto inny wydaje zgodę na działanie, kto inny działanie to wykonuje, często jeszcze inna osoba sprawdza efekt - produkt), dostarczenie procedur zachowania się osób realizujących projekt w sytuacjach awaryjnych oraz w konieczności wprowadzenia zmian. Dodatkowo metodyka dostarcza wzorce dokumentów z określeniem minimalnych wymagań odnośnie informacji i usprawnia komunikację w organizacji. Zarządzanie projektami wspomaga firmę w realizacji strategii, a poprzez zarządzanie ryzykiem i odpowiednie przygotowanie projektów wspiera również w wyborze i uruchamianiu tych działań, które mają najwyższe szanse na zakończenie sukcesem.

Postawmy jeszcze raz tytułowe pytanie - czy warto zarządzać projektami?

W świetle powyższych argumentów zdecydowanie tak. Przecież naszych firm nie stać na ponoszenie strat, naszym obowiązkiem jest dołożenie wszelkich starań w realizację projektów zakończoną sukcesem. Metodyka PRINCE2 TM (własność Rządu Brytyjskiego) jest w pełni udokumentowana i dostępna bez opłat licencyjnych. Każdy przedsiębiorca może poznać jej zasady i zacząć stosować w swojej organizacji skutecznie zarządzając projektami.

Marcin Jackowski
HOMO CREATORE
Ośrodek Doradztwa i Treningów Szkoleniowych