Inwestycje w rozumieniu budowaniu nowych obiektów (fabryk, oczyszczalni ścieków, kompleksów biurowych, stadionów) są wdzięcznym tematem medialnym. Prezesi spółek chętnie wbijają pierwsze łopaty, niszczą buldożerami pierwszą ścianę lub sadzą pierwsze drzewko. Tak też inwestycje kojarzą się osobom niezaangażowanym w ich realizację.

Jednak przychodzi moment w karierze zawodowej, gdy menedżer otrzymuje zadanie przeprowadzenia ważnej inwestycji dla firmy (albo wychodzi z takim zadaniem z własnej inicjatywy). I wtedy rzeczywistość okazuje się bardziej skomplikowana niż wpuszczenie na teren budowy kilku koparek, postawienie dźwigu i zatrudnienie agencji ochrony.

Przed menedżerem-kierownikiem inwestycji staje wyzwanie sprawnego zarządzania kilkoma znacznie różniącymi się typami działań. Ten tekst pomoże ci uzmysłowić sobie jakie to są działania i przygotować się na nie, gdy będziesz realizować własną inwestycję.

Działania organizacyjno-techniczne

Działania o charakterze organizacyjno-technicznym obejmują szereg działań i czynności związanych z pracami badawczymi, przygotowawczymi oraz eksploatacją inwestycji.

Skupienie działań organizacyjno-technicznych ma miejsce już na pierwszym etapie fazy przedinwestycyjnej, tj. na etapie pomysłu inwestycji i identyfikacji możliwości inwestycyjnych. Koncentrują się tu działania organizacyjne, które pozwalają inwestorowi ocenić pomysł oraz zgromadzić większość potrzebnych informacji wewnętrznych i zewnętrznych, niezbędnych do sformułowania pozytywnych i negatywnych scenariuszy zdarzeń, jakie mogą wystąpić w przebiegu procesu inwestycyjnego. Rezultatem działań organizacyjnych skoncentrowanych na tym etapie jest uznanie pomysłu inwestycji za warty dalszego zainteresowania lub odrzucenie go.

Etap drugi stanowi studium wykonalności zwane pre-feasibility study. Koncentrują się tu działania polegające na analizie możliwości i uwarunkowań organizacyjno-technicznych. Jeżeli w rezultacie przeprowadzonych wstępnie badań stwierdza się, że inwestycja jest obiecująca i możliwa do zrealizowania, można przystąpić do przeprowadzenia dla niej szczegółowych i kosztownych analiz technicznych, ekonomicznych oraz poczynić odpowiednie kroki prawne. Następuje po nim etap trzeci, studium przedrealizacyjne zwane feasibility study, w którym koncentrują się działania szczegółowo dopracowujące pomysł inwestycji. Na ich podstawie formułuje się roboczą, techniczną wersję projektu. W zależności od potrzeb przeprowadza się następnie studia pomocnicze.

Gdy wszystkie studia są już przeprowadzone, pozostaje sformułowanie ostatecznej wersji projektu. Stworzony projekt w kwestii organizacyjno-technicznej zawiera plan budowy obiektu o określonych zdolnościach produkcyjnych, wykorzystującego ustaloną technikę lub technologię w powiązaniu z określonymi surowcami i materiałami, w wyznaczonej lokalizacji. Ponadto, zawiera opracowaną strategię zaopatrzenia przedsięwzięcia inwestycyjnego, program i technologię produkcji, normy organizacji pracy itp.

W fazie drugiej inwestycji działania organizacyjno-techniczne mają na celu przygotowanie szczegółowych planów technicznych całego projektu. Na etapie negocjacji i umów działania organizacyjne obejmują negocjacje, delegacje, przygotowanie umów oraz podpisywanie kontraktów.

Najbardziej rozbudowanym pod względem organizacyjno-technicznym etapem fazy inwestycyjnej jest etap budowy. Występuje tutaj największa koncentracja prac inżynieryjno-budowlanych, obejmujących przygotowanie terenu, wzniesienie budynków, prace budowlano-montażowe, instalacyjne i wykończeniowe, łącznie z zakupem i zainstalowaniem sprzętu. Ponadto, na tym etapie dokonuje się odbioru (sprawdzenia) instalacji, urządzeń technicznych i technologicznych oraz przeprowadza odbiór gotowych obiektów inwestycyjnych. Równolegle z budową obiektów inwestycyjnych koncentrują się tu działania organizacyjne związane z przeprowadzaniem szkoleń przyszłej kadry oraz tzw. marketingiem przedprodukcyjnym, mającym na celu zdobycie przyszłych rynków zbytu.

Działania prawne

Kolejną grupą działań w procesie inwestycyjnym są działania o charakterze prawnym. W fazie przedinwestycyjnej inwestor jest zmuszony do przeprowadzenia szczegółowych studiów wielu aktów prawnych, w celu określenia aktualnie obowiązujących wymagań formalno-prawnych, dotyczących zakresu koniecznych opracowań, warunków i czynności występujących na kolejnych etapach przygotowania, realizacji i eksploatacji inwestycji. Ponadto, istotne trudności natury formalno-prawnej sprawia uzyskanie wymaganych uzgodnień, opinii oraz pozwoleń i innych decyzji właściwych organów administracji rządowej i samorządowej.

Na etapie studium wykonalności są podejmowane pierwsze działania prawne, polegające na pozyskiwaniu informacji o miejscowych planach dotyczących zabudowy posiadanego lub typowanego terenu. Na tym etapie dokonuje się wstępnej analizy przydatności terenu, sprawdza się dokumentację geologiczno-inżynierską oraz inną niezbędną dokumentację geologiczną (hydrogeologiczną lub określającą zasoby kopalin). Uzyskuje się również decyzję organu gminy w sprawie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu pod inwestycję.

Tworzenie ostatecznej wersji projektu także wymaga podjęcia szeregu działań prawnych. Załącza się do niej całą dokumentację o charakterze formalno-prawnym, którą dotychczas uzyskano oraz określa się podstawowe warunki prawne, jakie powinny być spełnione w toku dalszej realizacji procesu inwestycyjnego. Dokumentacja prawna projektu inwestycyjnego powinna być zgodna z wymogami Prawa budowlanego [Ustawa z 07.07.1994 r. - Prawo budowlane] i Ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym [Ustawa z 27.02.2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym].

Działania prawne są w fazie inwestycyjnej polegają na przygotowaniu planów prac związanych z budową obiektów inwestycyjnych. Opracowuje się tu inwestorskie wytyczne realizacji inwestycji oraz harmonogram ogólny, zwany również harmonogramem dyrektywnym, który jest jednym z najważniejszych dokumentów fazy inwestycyjnej. Kolejny etap tej fazy to negocjacje i kontrakty. Negocjacje i zawarte umowy określają zobowiązania prawne co do finansowania inwestycji, nabycia technologii, konstrukcji budynków i zakupu usług oraz dostaw maszyn i urządzeń. W tym czasie mają miejsce przetargi na roboty budowlano-montażowe i dostawy inwestycyjne. Ponadto negocjuje się i podpisuje się umowy z wykonawcami robót budowlanych, dostawcami, instytucjami finansującymi inwestycję, konsultantami, architektami, właścicielami patentów i licencjodawcami oraz kooperantami.

Działania społeczne

Kolejnym rodzajem działań skoncentrowanych w procesie inwestycyjnym są działania o charakterze społecznym. Ranga tych działań wynika z tego, że większość rzeczowych przedsięwzięć inwestycyjnych, a zwłaszcza te większe, dotyczące budowy nowych obiektów inwestycyjnych, jest ingerencją w środowisko społeczne i przyrodnicze (ekologiczne). Działania społeczne mają głównie charakter działań dostosowawczych i przede wszystkim polegają na wypracowaniu przyjaznych relacji z podmiotami uczestniczącymi w procesie inwestycyjnym oraz ze środowiskiem zewnętrznym. Zetknięcie się inwestycji z poszczególnymi podmiotami często wywołuje konflikt interesów, który wymaga podjęcia działań neutralizujących, które wywołają w otoczeniu pozytywne relacje, stworzą przychylną opinię o inwestycji i inwestorze oraz ukształtują jego pozytywny wizerunek w społeczeństwie.

Z działaniami o charakterze społecznym mamy do czynienia już w fazie przed-inwestycyjnej. Pomysł inwestycji nawiązuje do potrzeb społecznych i ma na celu ich zaspokojenie. Jednym z pierwszych, najważniejszych kroków w ramach działań społecznych jest zebranie odpowiednich informacji o środowisku, w którym inwestycja ma być realizowana. Na etapie studium wykonalności następuje silna koncentracja działań o charakterze społecznym. Gromadzi się tu niezbędne informacje dotyczące norm kulturowych obowiązujących w społeczeństwie, w którym realizowana będzie inwestycja. Sprawdza się, czy planowane przedsięwzięcie nie narusza tych norm. Bardzo ważnym elementem studium jest analiza postaw społecznych wobec podobnych, wcześniej realizowanych inwestycji. Należy przeanalizować stanowiska organizacji społecznych, ekologicznych i instytucji państwowych a także nastawienie środków masowego przekazu, prezentowane wobec podobnych przedsięwzięć inwestycyjnych.

Na etapie studium przedrealizacyjnego występuje największa koncentracja działań społecznych, głównie dostosowawczych. Obserwacja szeroko rozumianego otoczenia społecznego, prowadzona na poprzednim etapie, zostaje uzupełniona o elementy komunikacji i współpracy. A więc przystępuje się tu do gromadzenia wszystkich niezbędnych uzgodnień, zezwoleń itp., wyrażających opinię (wolę) społeczną. Na etapie przedrealizacyjnym są planowane i podejmowane działania na rzecz łagodzenia ewentualnych negatywnych reakcji społeczeństwa. Inwestor powinien przekonująco deklarować zainteresowanie problemami ochrony środowiska naturalnego, nawiązując w tym celu współpracę z lokalnymi organizacjami ekologicznymi, władzami lokalnymi, samorządowymi, organizacjami społecznymi. Gruntownej analizy wymaga także segment bezpośrednich kontrahentów (rozpoznanie ich potrzeb, oczekiwań itp.). Działania te mogą przybierać formę kontaktów osobistych, listów, sympozjów, uczestnictwa w przedsięwzięciach aranżowanych przez organizacje społeczne i ekologiczne itp. Na etapie opracowywania ostatecznej wersji projektu kontynuuje się działania rozpoczęte na etapie poprzednim, a ponadto nasila się działalność promocyjną na rzecz przedsięwzięcia inwestycyjnego. Inwestor powinien prowadzić politykę rzetelnej informacji o planach inwestycyjnych. W dotarciu do społeczeństwa inwestor może wykorzystać: kontakty osobiste, listy, sympozja, specjalne imprezy firmowe, materiały promocyjne itp.

W fazie inwestycyjnej występuje największe ryzyko pojawienia się protestów ze strony lokalnej społeczności, tworzącej tzw. opinię publiczną. Inwestor powinien skoncentrować się na odbieraniu wszelkich sygnałów płynących od społeczeństwa i skutecznie na nie reagować, szczególnie gdy są negatywne. Najważniejsze dla powodzenia przedsięwzięcia jest odpowiednie nastawienie społeczności lokalnej i uzyskanie jej akceptacji dla planowanych działań. Inwestor powinien wykazać zainteresowanie problemami społeczności lokalnej i deklarować udział w ich rozwiązywaniu. Ważne jest informowanie lokalnej społeczności o zamierzeniach inwestora, terminach realizacji inwestycji i jej efektach.

Działania społeczne mogą być dość kosztowne, ale warto je podjąć, gdyż koszty związane z potencjalnymi protestami społecznymi mogą okazać się dużo wyższe. Na skutek ewentualnych protestów może dojść nawet do wstrzymania realizacji inwestycji.

Działania zarządcze

Działania o charakterze zarządczym to ostatni spośród wymienionych typów działań podejmowanych w trakcie realizacji procesu inwestycyjnego. Są one prowadzone we wszystkich trzech fazach procesu inwestycyjnego.

Działania zarządcze obejmują proces planowania, organizowania i kontrolowania wszystkich działań i zasobów dla osiągnięcia ustalonych celów. Na planowanie składa się zarówno planowanie realizacji projektu inwestycyjnego, jak i planowanie jego efektów, czyli fazy operacyjnej inwestycji. Przez planowanie realizacji projektu rozumie się stworzenie dostosowanego do specyfiki danej inwestycji harmonogramu wydatków, uwzględniającego wszelkie powiązania technologiczne, organizacyjne oraz kooperacyjne między działaniami składającymi się na dane przedsięwzięcie inwestycyjne. Planowanie finansowe ma przede wszystkim na celu oszacowanie wielkości środków pieniężnych niezbędnych do realizacji poszczególnych etapów i faz inwestycyjnych, czyli określenie potrzeb inwestycyjnych, a ponadto ocenę możliwości sfinansowania tych wydatków. Proporcje oraz rozkład wzajemnych zależności pomiędzy wydatkami inwestycyjnymi z jednej a wpływami z drugiej strony, mają decydujące znaczenie dla płynnego przebiegu procesu inwestycyjnego. Planowanie finansowe znajduje zastosowanie również w okresie eksploatacji, np. podczas kontroli zgodności przebiegu działalności operacyjnej z planem.

Organizowanie jako działanie zarządcze polega na koordynacji działań związanych z uzyskiwaniem różnego rodzaju zasobów, także finansowych. Natomiast działania kontrolne mają zapewnić osiągnięcie założonych efektów. W przypadku niezgodności z założonymi celami, działania kontrolne polegają na wykrywaniu przyczyn powstałych rozbieżności i promowaniu działań naprawczych. Działania zarządcze, poprzez funkcję kontrolną, pozwalają realizować proces inwestycyjny zgodnie z planem, nie dopuszczając do powstawania odchyleń od założonych celów. Szczególnie istotna jest kontrola w okresie dochodzenia do pełnej zdolności produkcyjnej i zdobywania zaplanowanego udziału w rynku. Na ten etap zwykle przypada największy ciężar spłacania kapitału wykorzystywanego do finansowania realizacji inwestycji, dlatego nawet nieznaczne odchylenia od planu mogą zagrozić powodzeniu inwestycji.

Więcej przydatnych informacji na temat procesu inwestycyjnego, działań w nim podejmowanych, dobierania dominujących i uzupełniających źródeł finansowania, a także opisy kilku zrealizowanych inwestycji znajdziesz w książce Anety Michalak "Finansowanie inwestycji w teorii i praktyce" (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2008). Wszelkie skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy. Książkę znajdziesz w księgarni internetowej www.ksiegarnia.pwn.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot "inwestycje michalak".

Mariusz Ludwiński