W praktyce każdego trenera niezwykle ważną rolę pełnią ćwiczenia. Nie ma znaczenia czy jest to trener wewnętrzny w firmie, czy trener zewnętrzny z własną firmą szkoleniową. Ćwiczenia są potrzebne, zawsze i wszędzie.

Dzięki nim uczestnicy zajęć widzą praktyczne efekty jakie mogą uzyskać po powrocie ze szkolenia do pracy - i mogą je przetrenować w sytuacji pozbawionej stresu czy odpowiedzialności. To bardzo pomaga w nauce.

Problem pojawia się, gdy trener nie ma natchnienia, nie ma pomysłu na stworzenie ciekawych ćwiczeń. Czasem tak się zdarza, dokładnie na takiej samej zasadzie jak brak weny twórczej u pisarzy i kompozytorów. Jednak trenerzy mają znacznie łatwiej, ponieważ bez przeszkód mogą skorzystać z cudzych pomysłów. Wystarczy zmienić kilka szczegółów, dopasować sytuację do branży uczestników szkolenia i gotowe.

W przypadku HR (zarządzania kadrami w firmie) przydatnym zbiorem ćwiczeń z różnych dziedzin (strategiczne,  międzynarodowe, prawne i etyczne zarządzanie kadrami, planowanie kadr, dobór pracowników, kierowanie ludźmi, wynagradzanie i rozwój pracowników, stosunki i warunki pracy, odejścia i ocenianie pracowników, kontrola funkcji personalnej, system informacji personalnej) jest książka "Zarządzanie kadrami. Ćwiczenia" pod redakcją T. Listwana (Wydawnictwo C.H. Beck, 2006). Książka zawiera w sumie 143 ćwiczenia, które możesz wykorzystać w swoich treningach i szkoleniach.

Poniżej znajdziesz kilka z nich. Zamieszczenie ćwiczeń za zgodą Wydawcy.

Dział - Strategiczne zarządzanie kadrami
Autor - Sylwia Przytuła

Cel:
Rozpoznawanie oraz identyfikowanie wyznaczników strategii ogólnej i personalnej firmy

Sposób realizacji:
Po przeczytaniu obu ogłoszeń prasowych, w których poszukiwany jest kandydat na strategiczne stanowisko kierownicze - dyrektora ds. personalnych, należy odpowiedzieć na poniższe pytania:

• Czy na podstawie informacji zawartych w ogłoszeniach można wskazać wyznaczniki strategii ogólnej i personalnej firm A i B?
• Czy występują jakieś różnice w obu firmach w strategii, stylu zarządzania procesami kadrowymi, które wynikają z opisu w ogłoszeniu prasowym?
• W odniesieniu do obu ogłoszeń - jakie byłyby najbardziej pożądane elementy profilu kwalifikacyjnego (cech psychologicznych, wiedzy i umiejętności) w firmach A i B na stanowisku Dyrektora ds. Personalnych?

Materiały do ćwiczenia:
Dwa poniższe ogłoszenia prasowe dotyczące obsady stanowiska Dyrektora ds. Personalnych w międzynarodowych firmach.

Firma A

Międzynarodowa firma A z centralą w USA znajdująca się na liście Fortunę 500, działająca w 59 krajach świta i obrotami przekraczającymi 9 min USD poszukuje dyrektora ds. personalnych.

Korporacja działa w branży elektronicznej. Na rynku europejskim firma osiągnęła znaczący udział dzięki fuzjom i przejęciom, jakich dokonała w ostatnich kilku latach. W filiach europejskich zatrudnionych jest 2000 pracowników.

Wyzwaniem, prze którym stanie nowy dyrektor ds. personalnych będzie kontynuowanie integracji włączonych w struktury korporacji firm europejskich oraz zbudowanie/organizowanie jednej prężnie działającej organizacji.
Ponadto należy stworzyć PAN-EUROPEJSKI zespół zarządzania kadrami, który przyczyni się do realizacji celów korporacji na obszarze europejskim. Do kluczowych kwalifikacji pożądanych na ww. stanowisku należą: doświadczenie kierownicze w firmie międzynarodowej działającej na rynku europejskim, otwartość i zdolność przystosowania się do zmieniających się warunków otoczenia i branży, wytrwałość, mobilność oraz sprawność psychofizyczną. Kandydat na powyższe stanowisko z pewnością będzie odznaczał się biegłą znajomość więcej niż jednego europejskiego języka obcego, posiadał ponadprzeciętne umiejętności interpersonalne.

Firma B

Jesteśmy międzynarodową firmą z centralą w Wielkiej Brytanii i dostarczamy produkty oraz usługi z zakresu wiązek elektrycznych oraz systemów komunikacji dla firm i odbiorców indywidualnych. Naszym celem jest tworzenie wysokiej jakości systemów komunikacji o najwyższym poziomie dźwięku i obrazu. Do naszej korporacji, która z roku na rok gwałtownie się rozwija zdobywając coraz nowe rynki/obszary geograficzne poszukujemy dynamicznej indywidualności, która dołączy do zespołu HR. Kandydat na stanowisko dyrektora ds. personalnych będzie podlegał Corporate HR Director, a do jego zadań należeć będzie:

• zarządzanie zespołem 2500 pracowników,
• rozwój strategii personalnej, która będzie spójna ze strategią ogólną i pozwoli na realizację celów korporacji,
• zarządzanie procesem doboru kadry, zarządzanie zmianami, planowanie karier i budowanie systemu oceny pracowników.

Od kandydata oczekuje się doświadczenia w branży na stanowisku kierowniczym, wykształcenia wyższego-ekonomicznego, orientacji na klienta, umiejętności przywódczych. Powyższa oferta pracy na stanowisku kierowniczym wiąże się z możliwością rozwoju kariery międzynarodowej w dynamicznie rozwijającej się firmie, zapewniającej rozwój ścieżki kariery w korporacji. Zapewniamy atrakcyjny pakiet wynagrodzeń.

Dział - Planowanie kadr
Autor - Jolanta Jasińska

Cel:
Zaznajomienie z podstawowymi narzędziami organizatorskimi stosowanymi w procedurze planowania kadr. Nabycie umiejętności wykorzystywania ich w konkretnych działaniach.

Sposób realizacji:
Po zapoznaniu się z opisem przypadku w grupach 3-4 osobowych należy:

• opracować (zaproponować) strukturę nowego oddziału: planowana liczba zatrudnionych, stanowiska,
• wykonać opisy stanowisk pracy w nowym oddziale,
• opracować opis stanowiska pracy koordynatora sprzedaży,
• zaplanować źródła rekrutacji i sposoby doboru nowych pracowników.

Opis przypadku firmy A:
Firma handlowa A mająca swoją siedzibę we Wrocławiu (27 osób zatrudnionych), posiadająca swoje oddziały w Opolu (7 osób), Krakowie (12 osób) i w Poznaniu (12 osób) zajmuje się dystrybucją materiałów papierniczych i biurowych. Firma dobrze sobie radzi na rynku, mimo że konkurencja w tej branży jest duża. W ślad za tym idzie dobra sytuacja finansowa. Z ostatnich analiz działu planowania i rozwoju wynika, że dobrym posunięciem będzie wejście na rynek Pomorza. W związku z powyższym konieczne staje się utworzenie w okolicach Trójmiasta oddziału obsługującego ten region. Dodatkowo dobrym posunięciem byłoby zatrudnienie koordynatora w randze dyrektora sprzedaży, sprawującego nadzór nad oddziałami.

Dział - Kierowanie ludźmi i przywództwo
Autor - Izabela Nawara

Cel:
Zobrazowanie mechanizmu działania, jaki towarzyszy dopasowaniu oczekiwań lidera do oczekiwań pracownika.

Sposób realizacji:
1. Uczestnicy dobierają się w pary. W parze samodzielnie decydują, kto będzie osobą A, a kto osobą B. Każdy z uczestników wybiera sobie jakiś cel, czasochłonne zadanie, do którego będzie chciał przekonać partnera.
2. Kolejnym krokiem jest zbieranie informacji na temat potrzeb drugiej strony. Najpierw osoba A dopytuje osobę B. Jej zadaniem jest ustalić preferencje i potrzeby związane z celem do którego chce skłonić swojego partnera. Robi to przy pomocy pytań typu (cały czas mając na uwadze specyfikę zadania, do którego będzie motywował):

• Co jest dla ciebie ważne w obszarze...?
• Jakie korzyści mógłbyś czerpać z osiągnięcia...?
• W jakich warunkach czujesz się najbardziej zmotywowany do pracy?
• Czego potrzebujesz, aby pracować efektywnie?
• Co w pracy sprawia ci najwięcej satysfakcji?
• Jakie zachowania innych osób podwyższają a jakie obniżają twoją motywację?
• Jakimi zasadami kierujesz się podczas pracy nad...?
• Jaki rodzaj nadzoru nad twoimi poczynaniami preferujesz?
• Jakie cechy szanujesz u zwierzchników?

Potem pary zamieniają się rolami - B zbiera informacje od A.
3. Kolejny etap ćwiczenia polega na przygotowaniu wypowiedzi, której celem jest zmotywowanie partnera do wykonania zadania, jakie zostało wybrane w pierwszym etapie. Powinno się to wykonać w formie pisemnej, zawierającej plan rozmowy i zasadniczą argumentację.
4. Teraz należy zamierzenia wprowadzić w życie. Polegać to będzie na odegraniu sceny, w której A przekonuje B do podjęcia zadania. Po wygłoszeniu perswazyjnego komunikatu, osoba B udziela osobie A drobiazgowej informacji zwrotnej na temat skuteczności jej oddziaływania. Przekazywane informacje powinny dotyczyć stopnia dopasowania perswazyjnego komunikatu do potrzeb i oczekiwań jego odbiorcy (należy odwoływać się etapu zbierania informacji w tym zakresie). Po wykonaniu zadania przez osobę oznaczoną jako A do jego wykonania przystępuje B - zmiana odgrywanych ról.
5. Podsumowaniem ćwiczenia może być zaprezentowanie na forum grupy tych komunikatów, które ich odbiorcy odebrali jako bardzo skuteczne podczas pracy w parach i wypunktowanie czynników, które zadecydowały o ich skuteczności.

Pytania do dyskusji:

• Od jakich czynników zależy skuteczność komunikacji perswazyjnej?
• Z jakich składowych powinien się składać skuteczny komunikat mający przekonać partnera do podjęcia wyznaczonego mu zadania?
• Jakich błędów nie wolno popełniać, bo psują one zamierzone oddziaływania perswazyjne?
• Jakie pytania (treść i sposób ich zadawania) pozwalają lepiej poznać partnera, jego oczekiwania i potrzeby?
• W jaki inny sposób i gdzie można zdobywać informacje potrzebne do skutecznej perswazji?

Dział - Stosunki i warunki pracy
Autor - Jolanta Jasińska

Cel:
Wskazanie celowości stosowania zasad ergonomii w pracy.

Sposób realizacji:
1. Uczestnicy zajęć dobierają się w pary. Zadaniem każdej z par jest zaprojektowanie sali do zajęć dydaktycznych.
2. Uczestnicy mają przypomnieć sobie najmniej atrakcyjną, najbardziej niewygodną lub nielubianą salę. Następnie próbują zaprojektować ją w taki sposób, by przebywanie i nauka w tej sali wydały się wygodne i przyjazne. W swoim projekcie powinni uwzględnić miejsce pracy prowadzącego.
3. Po skończeniu pracy następuje prezentacja projektów i dyskusja na temat zaproponowanych rozwiązań.

Dział - Odejścia pracowników z organizacji
Autor - Izabela Nawara

Cel:
Nabycie umiejętności konstruowania wywiadu końcowego z pracownikiem.

Sposób realizacji:
1. Streszczenie uczestnikom pokrótce, na czym polega istota exit interview, jakie są jego cele i w jaki sposób może wpływać na stosunki pomiędzy pracodawcą a odchodzącym pracownikiem, jaki może mieć wpływ na pracowników, którzy zostają w organizacji oraz na jej wizerunek na rynku.
2. Uczestników dzieli się na trzy grupy robocze: A, B i C.
3. Ćwiczenie ma cztery etapy:

• każdy zespół tworzy opis konkretnego (istniejącego lub fikcyjnego) przedsiębiorstwa, opisuje strukturę stanowisk w tym przedsiębiorstwie oraz jedno konkretne stanowisko i jego profil kwalifikacyjny;
• po zakończeniu pierwszego etapu zespoły przekazują sobie stworzone opisy zgodnie z ruchem wskazówek zegara. Każdy zespół opisuje konkretnego pracownika, który był zatrudniony na stanowisku, które ma w swoim przypadku otrzymanym od sąsiedniego zespołu. Opis pracownika powinien zawierać dane na temat wykształcenia, doświadczeń zawodowych, cech osobowych, umiejętności technicznych, konceptualnych i interpersonalnych oraz przyczynę odejścia;
• po raz kolejny zespoły przekazują sobie opisy - teraz oba - profil stanowiska i profil pracownika. Trzeci etap pracy polega na stworzeniu struktury i konkretnych pytań exit interview w tym przypadku. Ukoronowaniem pracy w tym etapie jest stworzenie inscenizacji, w której jedna osoba z zespołu będzie odgrywać rolę członka działu HR prowadzącego wywiad, a druga osoba odchodzącego pracownika;
• czwarty etap polega na przedstawieniu poszczególnych przypadków oraz odegraniu przygotowanych scen.

4. Streszczenie uczestnikom pokrótce, na czym polega istota exit interview. Przykładowe pytania, jakie mogą się pojawić w wywiadzie końcowym:

• Co sądzisz o stosowanych praktykach zarządzania?
• Jak oceniasz swój wkład w rozwój firmy?
• Co powiedziałbyś o atmosferze pracy w twoim byłym zespole/dziale/komórce?
• Jak oceniasz współpracę z przełożonym?
• Jakie są dokładnie powody twojego odejścia?
• Co możesz powiedzieć o warunkach pracy w naszej firmie?
• Co można poprawić w obszarze...?
• Gdyby ktoś znajomy zapytał cię, czy warto się u nas zatrudnić, to co byś mu odpowiedział? Dlaczego?
• Ćwiczenie kończymy dyskusją na temat korzyści płynących z exit interview dla organizacji i dla odchodzącego pracownika.

Materiały do ćwiczenia:
Potrzebne są: papier, ołówki lub długopisy.

Więcej ćwiczeń z różnych dziedzin HR zawiera książka "Zarządzanie kadrami. Ćwiczenia" pod redakcją T. Listwana (Wydawnictwo C.H. Beck, 2006). Książkę znajdziesz w księgarni internetowej www.ksiegarnia.beck.pl, wpisując w pole wyszukiwarki zwrot "zarządzanie kadrami ćwiczenia".

Mariusz Ludwiński