Istotna z punktu widzenia raportu jest konieczność takiego umiejscowienia programów zarządzania informacją aby podnosiły one  strategiczną wartość informacji w ciągu całego cyklu życia, jednocześnie minimalizując koszty i ryzyko.

Przyszłość informacji w firmie

Wyniki badań sfinansowanych przez EMC, a przeprowadzonych przez Economist Intelligence Unit (EIU) wraz z artykułem podsumowującym zostały udostępnione w witrynie EMC.com pod tytułem The Future of Enterprise Information Governance (Przyszłość zarządzania informacjami w przedsiębiorstwach). Podkreślają one strategiczne znaczenie zarządzania najważniejszymi zasobami informacyjnymi przedsiębiorstw oraz formalnych reguł i procesów, które określają sposoby kontrolowania, udostępniania i wykorzystywania informacji przez pracowników i klientów oraz partnerów.

Ankieta wśród GM and CEO z całego świata

Artykuł podsumowujący został napisany na podstawie ankiety przeprowadzonej przez EIU wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla największych przedsiębiorstw z całego świata. Dotyczyła ona korzyści, wyzwań i ryzyka związanego z opracowywaniem strategii zarządzania informacjami dla przedsiębiorstwa.

Informacja rządzi firmą

Aż 77% respondentów przewiduje, że zarządzanie informacjami będzie odgrywało istotną rolę w osiąganiu sukcesu przez daną firmę w roku 2011. Jednocześnie 68% uważa, że złożoność problemów związanych z zarządzaniem informacjami wzrośnie w tym samym okresie. Z kolei niemal dwie trzecie (62%) respondentów stwierdziło, że ich przedsiębiorstwa nie maja opracowanego programu zarządzania informacjami, co jest niepokojące i może oznaczać, że wiele przedsiębiorstw okaże się nieprzygotowanych do nowych warunków narzucanych przez prawodawstwo, a ich poufne informacje będą niepotrzebnie narażone na ryzyko.

"Mimo, że standardy dotyczące zarządzania są coraz wyższe, okazuje się, że w dyskusji o prowadzeniu przedsiębiorstw, któremu poświęca się obecnie wiele uwagi, zarządzanie informacjami pozostaje poza obszarem zainteresowania" - powiedział Frank Hauck, wiceprezes EMC ds. globalnej sprzedaży i obsługi klientów.

"W miarę jak firmy - zarówno małe, jak i duże - zaczynają traktować problemy wykorzystywania i przekazywania informacji w sposób strategiczny, niezmiernie ważne staje się tworzenie standardowych zestawów reguł i procedur do celów zarządzania zabezpieczeniami, wykorzystaniem i dystrybucją informacji w firmie i poza nią" - powiedziała Debra D"Agostino, zastępca dyrektora Economist Intelligence Unit.

Co sądzą o informacji szefowie największych firm

Przeprowadzone przez EIU w 2008 roku badanie pozwoliło uzyskać odpowiedzi od kierownictwa wyższego szczebla czołowych przedsiębiorstw, z których niemal połowa osiąga roczne przychody przekraczające miliard USD i posiadających siedziby w Ameryce Północnej, Południowej, Europie, na Bliskim Wschodzie oraz w rejonie Azji i Pacyfiku. Wyniki badań ukazują istotne różnice między 62% respondentów, których firmy nie posiadają programów zarządzania informacjami, a 38% tych, którzy takie programy wdrożyli.

Firmy, które nie posiadają strategii zarządzania mogą ponosić znaczne ryzyko. Tylko 51% respondentów z firm, które nie posiadają strategii zarządzania informacjami, ocenia ich ogólną zdolność do zapewniania bezpieczeństwa poufnych danych, jako dobrą lub bardzo dobrą, tymczasem wśród respondentów z firm posiadających taką strategię podobnych odpowiedzi udzieliło aż 85%.

40% wszystkich respondentów stwierdziło, że ich przedsiębiorstwa nie przeprowadzają regularnych przeglądów i korekty kopii zapasowych danych oraz reguł gromadzenia danych.

Tylko 43% respondentów ocenia zdolność swoich przedsiębiorstw do integrowania i udostępniania informacji między oddziałami i podmiotami niezależnymi, jako dobrą lub bardzo dobrą; 21% określa ją jako słabą lub niedostateczną.

92% respondentów z firm posiadających strategie zarządzania informacjami ocenia ich zdolność do udostępniania ważnych informacji biznesowych, kiedy jest to konieczne, jako dobrą lub bardzo dobrą; dla porównania, podobnych odpowiedzi udziela tylko 57% firm, które nie posiadają strategii zarządzania informacjami.

57% respondentów przyznaje, że ich przedsiębiorstwa nie dysponują spójnymi zestawieniami danych o klientach.

81% firm posiadających programy zarządzania informacjami zgłasza, że "lepsze możliwości udostępniania informacji między oddziałami usprawniłyby proces podejmowania decyzji".

Najlepsze procedury zarządzania informacjami

Informacje w przedsiębiorstwach są zazwyczaj gromadzone przez poszczególne jednostki biznesowe lub w określonych aplikacjach, jednak właściwe ich zintegrowanie może okazać się korzystne dla całej firmy. Skuteczne wykorzystanie i udostępnianie informacji w przedsiębiorstwie, przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad powiązanymi z tym kosztami i ryzykiem, wymaga według EMC wdrożenia programu zarządzania informacjami na poziomie całego przedsiębiorstwa.

Ważne zarządzanie zmianą 

Najskuteczniejsze programy wspomagają zaangażowanie kierownictwa oraz najważniejszych partnerów w przedsiębiorstwie. Dzięki wnoszonemu przez nich wkładowi przedsiębiorstwo może przygotować się na zmiany. Zarówno EMC, jak też autorzy artykułu podsumowującego z instytutu EIU, stwierdzają, że zaangażowanie zarządu we wszystkich jednostkach biznesowych firmy pozwala zapewnić, że w ocenie powodzenia programu uwzględnione zostaną kluczowe wskaźniki, takie jak zarządzanie kosztami, bezpieczeństwo i wartość biznesowa. Programy, które odnoszą największe powodzenie, mają charakter stopniowy i nie zakładają wprowadzenia wszystkich zmian jednocześnie. W takich programach powinny być określone główne standardy dotyczące informacji, reguły, uprawnienia i zakresy odpowiedzialności właścicieli i użytkowników informacji. Pozwala to zapewnić wymagany poziom jakości i zarządzania ryzykiem.

Cezary Tchorek-Helm