Na ogół osobista efektywność zależy od nabytych w toku życia zawodowego nawyków i sposobów organizacji pracy. Nawyki te często utrudniają skuteczną pracę, zaburzają rytm dnia i powodują wrażenie nagromadzenia się obowiązków, co w rezultacie przytłacza, frustruje i zniechęca. Czas więc znaleźć skuteczne lekarstwo na własną nieefektywność.

Przykładem rozwiązania problemów związanych z zarządzaniem własnym czasem są zasady rozpowszechniane poprzez Personal Efficiency Program PEP, który od ponad 25 lat pomaga pracownikom i menedżerom na całym świecie poprawiać własną efektywność. Jak zatem w oparciu o PEP możemy pomóc pracownikowi biura, asystentowi prezesa czy menadżerowi? Okazuje się, że w toku obserwacji i analizy pracy skutecznych menedżerów z kilkunastu krajów Europy, USA i Japonii istnieją pewne uniwersalne zasady, które zwiększają osobistą efektywność.

Złota zasada: Zrób to od razu

Tak brzmi najważniejsza zasada, którą twórca Personal Efficiency Program PEP, Keery Gleeson, upowszechniał wśród pracowników sztokholmskiego banku przeszło ćwierć wieku temu. Zasada okazała się jedną z najbardziej trafnych w pracy nad własną efektywnością i stała się podstawą programu. Zasada "Zrób to od razu" polega na zajęciu się sprawą natychmiast - szczególnie jeśli na jej załatwienie przeznaczyłbyś 5-10 minut. Jeśli wymaga więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz - nie odkładaj jej na bliżej niesprecyzowane "później". Zaplanuj jej wykonanie od razu na konkretny termin. Bardzo wiele osób, które zaczęły stosować tę zasadę zauważyło, że czas potrzebny do wykonania zadania jest zwykle dużo mniejszy niż pierwotnie zakładali. Szczególnie, że stosowali także inne, ważne zasady efektywności osobistej.

Pięć kroków do lepszej efektywności

1. Wykonuj zadanie tylko raz

Jak często zdarza się, że dostajesz e-mail, czytasz i postanawiasz zająć się nim później? Raz na jakiś czas czy może kilka razy dziennie? Zasada "Wykonuj zadanie tylko raz" oznacza, że jeśli już zajmujesz się czymś, nie odkładaj tego na później, gdyż wracając - powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Nie podwajaj sobie pracy. Doprowadzaj sprawy do końca za pierwszym razem. Dotyczy to wszystkiego - e-maili, czytania dokumentów czy pisania pism.

2. Popraw swoją koncentrację

Sprawy do załatwienia - ważne i te drobne - tłoczą się w twojej głowie, zakłócają koncentrację i wywołują uczucie obciążenia pracą. Aby poprawić koncentrację warto sporządzić listę spraw do załatwienia oraz realistycznie zaplanować czas na ich wykonanie. Nie jesteś od pamiętania wszystkiego, skoncentruj się na rozwiązywaniu zadań. Uaktualniana lista odciąży twoją pamięć. Nie rozpraszaj uwagi i nie staraj się optymalizować pracy poprzez robienie kilku rzeczy na raz. Bierz jedną sprawę i staraj się ją doprowadzić do końca.

3. Wykonuj najpierw rzeczy trudne i niemiłe

Odkładamy zadania, których nie lubimy albo uznajemy je za zbyt skomplikowane, ale odłożenie nie sprawia, że "mamy je z głowy". Wręcz przeciwnie - wciąż o nich myślimy, zakłócają nasz spokój i często czas przeznaczony na odpoczynek. Rodzą się wyrzuty sumienia związane z niewykonaną pracą. Zasada "Najpierw rzeczy trudne i niemiłe" proponuje wykonywać w pierwszej kolejności to, co nie sprawia nam przyjemności. Po ich wykonaniu zwykle odczuwa się satysfakcję i można lepiej skoncentrować się na bieżących zadaniach. Warto uniknąć stresu związanego z oczekiwaniem na moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z tymi najtrudniejszymi zadaniami. Zresztą bardzo często trudne sprawy okazują się być znacznie łatwiejsze w realizacji niż początkowo myślimy.

4. Wykonuj zadanie, gdy jest ono jeszcze proste do wykonania

Drobne problemy, którymi nie zajmiesz się od razu, mogą urosnąć do rangi dużych, do rozwiązania których będzie Ci potrzebna duża ilość czasu i energii. Zapobiegaj sytuacjom kryzysowym.

5. Ogranicz zakłócenia.

Nie opóźniaj wykonania zadania, które jest ważne dla kogoś, gdyż możesz spowodować zadawanie przez niego pytań na temat terminu. Stracisz czas na tłumaczenia. Wysyłaj czytelne w treści zadania do wykonania przez innych. Unikniesz w ten sposób próśb o wyjaśnienia. Upewnij się, że ty sam także precyzyjnie rozumiesz otrzymane zadanie do wykonania. Używaj takich sposobów komunikowania się, którymi nie zakłócisz pracy sobie i innym (np. telefony tylko w sprawach pilnych, w innych maile, sms-y lub poczta głosowa). Grupuj zadania o podobnym charakterze w bloki (rozmowy telefoniczne, korespondencja mailowa, itd). Analizuj swoje sytuacje zawodowe i zwalczaj zakłócenia, na które masz wpływ.

Dobra organizacja pracy to podstawa

Zasady to jedna część programu pracy nad własną efektywnością. Kluczowy obszar w efektywności to dobra organizacja pracy. Na początku każdy powinien przyjrzeć się organizacji swojego miejsca pracy oraz rytmowi dnia. Następnie warto wprowadzić system, który poprawi organizację i ułatwi wykonywanie obowiązków. Co zatem zrobić?

Podziel wszystkie zasoby papierowe i elektroniczne na dwa obszary: aktywne i pasywne.

Oddziel sprawy "w toku", którymi się zajmujesz, od spraw zamkniętych. W części aktywnej zorganizuj system szufladek na dokumenty wchodzące, czekające (24-48 godz.) i wychodzące, czyli te, które mogą już opuścić twoje biurko. Pilnuj, aby pod koniec dnia szufladka "wchodzące" była pusta, a wszystkie sprawy zostały albo załatwione albo miały nadany bieg (były zaplanowane). Pamiętaj, że Twoja skrzynka odbiorcza to Twoje elektroniczne biurko. Zadbaj o to, aby pod koniec dnia również była pusta, a załatwione maile znalazły się w archiwum czy w koszu, zostały zdelegowane lub zaplanowane do pracy w kalendarzu.

Stwórz strukturę swoich katalogów na dysku, folderów w poczcie elektronicznej i archiwum papierowego wychodząc od mapy swoich obowiązków.

Mapa obowiązków pomoże ci skutecznie zarządzać danymi i sprawami, nad którymi pracujesz. Stwórz ją, a następnie dostosuj do niej strukturę plików, folderów i dokumentów. Zadbaj o to, aby struktury archiwum papierowego i elektronicznego były spójne, a nie będziesz miał trudności ze znajdowaniem potrzebnych akt. Unikaj podwójnej archiwizacji, a jeśli możesz archiwizuj dokumenty w formie elektronicznej. Nie bądź chomikiem i nie trzymaj tego co zbędne lub tego co możesz znaleźć w zasobach firmy. Na tym etapie masz już porządek i nie tracisz czasu na szukanie. Ale wciąż masz tak dużo zadań, że nie starcza ci czasu na ich realizację...

Zacznij od realistycznego planowania

1. Koncentruj się na zadaniu które jest ważne, ale nie jest jeszcze pilne

Nie doprowadzaj do sytuacji, w której zadanie staje się pożarem, kiedy presja czasu wpływa na efekty twojej pracy. I tak masz wystarczająco dużo nagłych spraw, awarii i niespodziewanych wydarzeń, których sprawcami są inni ludzie. Pracuj tak, aby swoją energię maksymalnie koncentrować na sprawach ważnych.

2. Przeprowadź audyt czasowy

Czy wiesz na czym spędzasz najwięcej czasu w tygodniu? Jaką dziedzinę swoich aktywności zawodowych powinieneś zminimalizować, a jakiej poświęcić więcej czasu? Przeanalizuj swój tydzień pracy, spisując dokładnie wszystkie wykonywane czynności. Gdy w podsumowaniu zobaczysz uśredniony obraz twojego dnia pracy - wyciągnij wnioski. Zadecyduj na co chcesz spędzać najwięcej czasu w tygodniu, a co wyeliminujesz.

3. Ustal priorytety

Koncentruj się na 20 proc. swoich kluczowych działań, które ci przynoszą 80 proc. efektów. Jasno zdefiniuj cele - począwszy od tych na najbliższy czas (dzisiaj, najbliższy tydzień), po cele długoterminowe (miesiące, lata).

4. Włącz planowanie, bo jest kluczem skutecznej realizacji zadań

Planuj swoje zadania każdego dnia - na dzień następny. Raz w tygodniu rób plan tygodniowy, raz w miesiącu - miesięczny. Miej plan roczny, który regularnie weryfikuj.

Planowanie ma sens, jeśli jest elastyczne i realne. Pamiętaj - planując nie chciej za dużo, gdyż nic tak nie zabija motywacji, jak frustracja związana z nieustającym poczuciem, że nawalasz i nie robisz wszystkiego co zaplanowałeś. Do planowania możesz wykorzystać kalendarz papierowy lub elektroniczny. Planuj proaktywnie, czyli nie tylko spotkania, swoje nieobecności i dni wolne, ale czas na pracę własną nad realizacją zadań, etapy projektów, czynności rutynowe, zakładaj "przypominacie" i monitoruj zadania.

Zasady zwiększające efektywność osobistą brzmią prosto, ale cała tajemnica tkwi w ich konsekwentnym i właściwym stosowaniu. Dlatego te proste zasady czasem są trudne do wprowadzenia w życie. Wynika to z tego, że nawyki są drugą naturą człowieka i dość trudno je zmienić. W takiej sytuacji przydaje się druga osoba - konsultant, który przeprowadza przez trwający kilka tygodni proces zmiany nawyków. Np. w programie PEP możesz wypracować osobistą efektywność wykorzystując ogólnie sprawdzone zasady, ale też dopasowując je do własnych możliwości, talentów i uwzględniając swoje słabsze strony. Już w procesie zmian działasz efektywnie - oszczędzasz czas i korzystasz z doświadczenia innych. Najkrótszą drogą zmierzasz do celu. Jak mówi anglosaskie przysłowie - Work smarter not harder, czyli "pracuj z głową", a na sukces nie będziesz długo czekał.

Anna Sobik

Autorka jest licencjonowanym konsultantem PEP
anna.sobik@ibt-pep.pl
Institute for Business Technology (IBT Polska)
Coaching People to Work Smarter