Wahadło gospodarcze obróciło się. Kryzys gospodarczy jest faktem. Globalne koncerny odczuwają spadek przychodów i tworząc prognozy budżetowe na przyszły rok wchodzą na ścieżkę cięcia kosztów np. Honda tnie wydatki związane z utrzymaniem fabrycznego zespołu Formuły 1 (kilkaset milionów dolarów w skali roku). W zasadzie każda firma powinna wykorzystać ten czas na przyjrzenie się strukturze kosztów. Teraz bowiem to koszty są kluczowym czynnikiem utrzymania, a nawet zwiększenia zysków.

Klasyczne równanie "przychody minus koszty równa się zysk" zwykle kładzie nacisk na przychody, ponieważ gdy rynek jest chłonny (okres prosperity), łatwiej znaleźć klientów. Jednak teraz o nowych klientów nie jest tak łatwo, no może z wyjątkiem sytuacji gdy posiadasz rzeczywiście innowacyjny produkt. Dlatego w okresie kryzysu kluczem do zysków jest utrzymanie posiadanej bazy klientów i skupienie się na obniżeniu kosztów. Nie oznacza to całkowitej rezygnacji z pozyskiwania nowych klientów, ale na przyjęciu, że to nie odgrywa kluczowej roli. Będą nowi klienci - świetnie. Ale jeśli nie będą, to i tak zysk musi wzrosnąć, właśnie poprzez racjonalizację kosztów.

Zdaniem ekspertów sporych cięć pozbawionych szkodliwego wpływu na przychody można dokonać w obszarze kosztów stałych firmy.

Na przykład proces mechanizacji i automaŹtyzacji produkcji. Zastępowanie siły roboczej przez maszyny pozwalało zwiększyć wydajność produkcji w czasie. Produkcja rosła, ale czy wciąż jest to potrzebne? Jeśli produkt kupi 50 osób zamiast 100, to po co produkować, przechowywać i transportować 100 sztuk produktu? Żeby sprzedawać "2 w cenie 1"? To nie buduje zysku z jednej sztuki, ani nie zmniejsza kosztów.

Kolejna rzecz to unowocześnianie parku maszynowego. Nowe maszyny pozwalały produkować nowe, lepsze i bardziej modne wyroby oraz często zmieniać produkowany asortyment. Może jednak okaże się, że większy zysk firma osiągnie na sprzedaży mniejszej liczby produktów, ponieważ zmniejszą się koszty? Może lepiej będzie zrezygnować z częstych zmian i pozbyć się najmniej rentownych odmian produktów?

Jeśli chodzi o produkty, to usprawnienia pod względem kosztów przydadzą się działowi badań i rozwoju. Chodzi o to, aby wprowadzić pewien system badawczy, który uporządkuje procedury opracowywania, prototypowania i testowania oraz ograniczy ilość produktów, nad którymi pracuje się jednocześnie. Tradycyjnie większość produktów stanowią niewielkie usprawnienia, podejmowane raczej na zasadzie usprawiedliwienia samej instytucji działu badań niż faktycznej dbałości o przyszły przychody firmy. Tymczasem docelowo w portfelu badawczym powinny zostać te projekty, które posiadają wysoki potencjał zysku, oraz te najbardziej nowatorskie. No, może kilka projektów usprawnień, szczególnie te dotyczące najlepiej sprzedających się produktów. Pod warunkiem, że nie będą zbyt drogie.

Kolejna rzecz to aparat bezpośredniego nadzoru produkcji i administracji przedsiębiorstwa. Administracja zazwyczaj jest rozbudowana ponad potrzeby; haczyk w tym przypadku polega nie na prostej redukcji etatów, ale na skróceniu procesów, procedur i ograniczeniu drogi zatwierdzania poszczególnych działań czy wydatków. Prawidłowo przeprowadzona redukcja etatów oznacza przesunięcie pracowników do działu sprzedaży lub obsługi klienta, a nie ich zwolnienie.

Większość ekspertów jest zgodna, że czas kryzysu to najlepszy czas na wydawanie pieniędzy marketingowych. Zmniejsza się bowiem ilość konkurencji w mediach. Znikają firmy, które stawiały na reklamę, ale nie uzyskiwały odpowiednich przychodów ze sprzedaży (reklamowe firmy-wydmuszki), bo po prostu nie mają już ekonomicznych podstaw do przeznaczania takich sum. Te zaś, które kontynuują działania promocyjne, potwierdzają tym samym swoją reputację wiarygodnych partnerów, prawidłowo się rozwijających, dysponujących stałymi przychodami. Prawdziwi liderzy rynków. Mimo to warto przyjrzeć się kosztom ponoszonym na reklamę. Być może warto zatrzymać się na poziomie z ubiegłego roku, a nie dodawać kolejnych 15% budżetu. Być może warto zwiększyć obecność w jednych mediach, rezygnując z innych. Być może nie warto pchać pieniędzy w niektóre działania tylko po to, aby nie zrobiła tego konkurencja. Być może nie zrobi tego i tak, bo ma problemy ze sprzedażą, a jeśli nie ma problemów, to i tak wejdzie w dane medium, bo inni zwolnią miejsce.

Możliwości racjonalizacji kosztów istnieją. Trzeba tylko uważnie się im przyjrzeć i wykorzystać dla dobra firmy.

Więcej przydatnych informacji na temat racjonalnego zarządzania kosztami oraz finansami firmy znajdziesz w książce "Nowoczesne zarządzanie finansami" Haliny Buk (Wydawnictwo C.H. Beck, 2006). Książkę znajdziesz w księgarni www.ksiegarnia.beck.pl, wpisując w pole wyszukiwarki tytuł.

Mariusz Ludwiński