Raport z prac, z realizacji projektu, z analizy lub badań jest jednym z najczęstszych rodzajów prezentacji z jakimi ma do czynienia menedżer w swojej pracy zawodowej. Doświadczenie uczy, że raporty w formie papierowej mało kto czyta.

Trudno się temu dziwić, skoro co i rusz można natrafić na całostronicowe tabele wypełnione kolumnami cyfr i wykresy bałaganiarskie jak pokój nastolatka, a wszystko to przyprawione korporacyjną nowomową w ilości wywołującej ból zębów. Dlatego też dyrektorzy poszli po rozum do głowy i zaczęli organizować prezentacje raportu w wersji "live".

Jednak większość tego typu spotkań prowadzona jest fatalnie. Nudno, bez polotu i zaangażowania. Jeśli uda ci się zainteresować słuchaczy, to na pewno zapamiętają cię. A efekty tego mogą być bardzo miłe - na awansie skończywszy.

Co więc musisz zrobić, żeby nie zanudzić słuchaczy podczas prezentacji raportu?

Krok 1 - Profesjonalne Przygotowanie

Logika wprowadzenia prezentacji raportu w wersji "live" była następująca: wysłuchamy podsumowania najważniejszych rzeczy i nie będziemy musieli przedzierać się przez papierową wersję. Coś jak oglądanie ekranizacji lektury szkolnej.

Pamiętaj zatem, że twoim celem jest zorientowanie słuchaczy w sytuacji firmy w stopniu pozwalającym na podejmowanie decyzji (plus umożliwienie chętnym zapoznania się ze szczegółowymi informacjami). Wskazanie najważniejszych wniosków, zależności, niespodzianek, odkryć, relacji, objawień...

Raporty bywają zazwyczaj monotonne, więc wielu mówców odruchowo przyjmuje monotonny sposób ich wygładzania. Beznamiętnie, cały czas z taką samą intonacją wypluwają z siebie kolejne dane, a słuchacze wpadają w rodzaj transu... ich powieki stają się coraz cięższe... zieeeeew.... chrrrrr...

To oczywiście błąd. Zależności, niespodzianki, odkrycia, objawienia... czy nie czujesz się trochę jak wielki odkrywca badający nieznane dotąd zakamarki kuli ziemskiej? Niech udzieli ci się pasja odkrywcy. Wyobraź sobie, że jesteś podróżnikiem, który został zaproszony aby podzielić się swoimi wrażeniami z wyprawy naukowej do dżungli nietkniętej dotąd stopą człowieka. Moduluj głos jakbyś mówił o fascynujących odkryciach. Przyjdzie ci to w sposób naturalny - przygotowałeś raport, a więc jesteś ekspertem w zakresie jego zawartości. Mów więc jak ekspert-pasjonat: co cię zaskoczyło lub zdziwiło przy jego przygotowywaniu? Do jakich doszedłeś wniosków?

W przypadku przedstawiania raportu zazwyczaj nie ma okazji do refleksyjnych pauz, opowiadania żartobliwych historyjek czy dialogu z publicznością. Staraj się jednak o tym nie zapomnieć - każda przerwa kiedy nie mówisz to odpoczynek dla twojego głosu. Dobry podróżnik nie terkocze jak katarynka, ale raczej snuje swoją opowieść.

Krok 2 - Przyciągające Rozpoczęcie

Raport kojarzy się z długim wykazem faktów, najczęściej liczb. Tak więc już od samego początku ludzie są nastawieni sceptycznie do twojego wystąpienia. Przyszykowali się na nudną porcję i jeśli już od początku pokażesz im, że tym razem poczują się dobrze i będą mieć poczucie dobrze wykorzystanego czasu, to będą mile zaskoczeni.

Dlatego idealnym sposobem na Przyciągające Rozpoczęcie raportu jest pokazać im jeden z wniosków. Im będzie bardziej interesujący, zastanawiający, kontrowersyjny lub zaskakujący, tym lepiej. Słuchacze będą się wtedy zastanawiać w jaki sposób doszło do takiego efektu i będą mieć motywację do uważnego słuchania ciebie.

Zaraz po Przyciągającym Rozpoczęciu podaj plan całego wystąpienia i główne punkty - oczywiście w nawiązaniu do wniosku z raportu, który otworzył twoje wystąpienie. Chodzi o to, aby słuchacze w każdym momencie byli zorientowani w którym jesteście miejscu (tak, również po to, żeby wiedzieli za ile będzie koniec).

Krok 3 - Przejrzysty Przekaz

Tradycyjne raporty zawierają dane podzielone na wiele działów (poszczególne miesiące, oddziały, pozycje budżetu itp.). Przy czwartym lub piątym dziale - zwłaszcza jeśli jest ich kilkanaście - nie sposób opanować znużenia. Dlatego uporządkuj dane inaczej, dzieląc je na 3-5 części, albo uczyń z omawianych danych przykłady do 3-5 najważniejszych według ciebie zjawisk. Przedstaw ten plan na początku i powtarzaj przy przejściu do następnych punktów ("powiedziałem... a teraz pokażę...").

Słuchacze będą ci wdzięczni, jeśli nie tylko podasz wybrane dane liczbowe (wybrane to nie znaczy wszystkie jak leci), ale powiesz im wprost co z tych danych wynika. Jeśli wspominasz o jakichś konkretnych danych, niech zawsze będą to przykłady.

Krok 4 - Porywające Zakończenie

Kończąc raport powiedz co z niego wynika. Przypomnij wszystkie cząstkowe wnioski (najlepiej na jednym slajdzie) i podsumuj je. Organizacja rozwija się czy upada? Mamy zyski czy straty? Co idzie dobrze, a co słabiej? Lepiej coś zmienić czy utrzymać dotychczasowy kurs? Nawet jeśli mówisz do fachowców, takie podsumowanie będzie na miejscu. Nawet jeśli twoim zadaniem nie jest proponowanie decyzji wynikających z raportu, przedstaw swoją opinię - jednym zdaniem (dosłownie jednym). Dzięki temu pokażesz, że rzeczywiście rozumiesz strategiczne implikacje przedstawionych informacji i że jeśli ktoś chciałby z tobą porozmawiać o raporcie w cztery oczy, to jesteś odpowiednią osobą. Ktoś, kto tylko opracowuje liczby, a nie widzi ich sensu, nie nadaje się ani do dalszych rozmów, ani do awansu. Taka jest prawda.

Krok 4,5 - Perswazyjny Język

Raport jest z zasady dość suchy, więc szczególnie warto uplastycznić wypowiedź wszędzie tam, gdzie jest to możliwe.

Po pierwsze, poruszaj wszystkie zmysły. Zamiast mówić "o skrótowych danych" możesz powiedzieć "to tylko zajawka", "to ogólna wizja" (dla wzrokowców), "wspominam o tym tylko parę słów" (dla słuchowców), "rzucam kilka informacji, w które zagłębię się później" (dla kinestetyków).

Po drugie, korzystaj często z porównań i kontrastów - dzięki nadasz znaczenie przedstawianym informacjom i pokażesz jak mają się do one do już posiadanych informacji.

Po trzecie, używaj metafor i analogii wyjaśniających informacje - "to jest jak...".

Dzięki tym wskazówkom twoja prezentacja raportu będzie ciepło przyjęta, a ty będziesz otrzymywać zlecenia na kolejne prace. Kto wie jak dalej potoczy się twoja kariera? Powodzenia!

Więcej informacji i wskazówek jak nie zanudzić słuchaczy podczas innych rodzajów wystąpień biznesowych (prezentacje handlowe, wykłady, szkolenia, warsztaty, zebrania, przemówienia kryzysowe i przemówienia okolicznościowe) znajdziesz w pakiecie szkoleniowym "Wystąpienia publiczne w biznesie" Agaty i Jerzego Rzędowskich, Via Agendi (Wydawnictwo Onepress, 2007). Pakiet składa się z podręcznika, książki treningowej oraz płyty DVD ze zapisem szkolenia (Wydawnictwo Onepress). Kontakt z autorami w sprawie szkoleń zamkniętych i coachingu poprzez strony www.viaagendi.pl oraz www.praeceptor.pl.

Mariusz Ludwiński