Czego nie może zabraknąć w biurze?

Decydując się na założenie własnej firmy w pierwszej kolejności rozważamy formę prawną, adres siedziby czy liczbę zatrudnionych w niej osób. Dopiero później zaczynamy wyposażać biuro w sprzęt elektroniczny. Być może z pozoru wydaje się to być najbardziej banalna sprawa, jednak warto poświęcić na nią więcej czasu. Wybór odpowiedniego sprzętu może bowiem przynieść nam spore oszczędności.

Naturalnie wszytko zależy od potrzeb firmy. Myślę tu nie tylko o liczbie stanowisk pracy, ale także o obowiązkach, jakie chcemy powierzyć naszym pracownikom. Jak zawsze przed każdym działaniem należy sporządzić biznesplan i przygotować kilka projektów, czyli możliwości wyboru.

Marka to marka

Na początek marka. Wielu przedsiębiorców ma ulubionych producentów i z założeniu kupuje tylko ich produkty. Taka wierność i konsekwencja na pewno może być opłacalna, ale przy podejmowaniu decyzji o kupnie większej liczby sprzętu warto poznać oferty konkurencyjnych firm. Może się bowiem okazać, że rabaty lojalnościowe "naszej" marki będą niższe niż firm, które dopiero chcą nas pozyskać. Pamiętajmy, że to my jesteśmy klientem, dlatego bez skrępowania powinniśmy prosić o przygotowanie wycen i szczegółowych propozycji, dopasowanych do naszych potrzeb.

Polecam kontakt zarówno z autoryzowanymi przedstawicielami producenta, jak również ze sklepami oferującymi sprzęt elektroniczny. I bezpośredni dystrybutor, i sklep mogą zaproponować nam atrakcyjne rabaty.

Na co zwracać uwagę

Jakość sprzętu i marka to jedno, ale bardzo ważne są tzw. warunki gwarancyjne i pogwarancyjne. Musimy brać to pod uwagę już podczas zakupu sprzętu. Nic bowiem nie trwa wiecznie, a koszty ewentualnych napraw mogą być naprawdę ogromne. Wybierzmy producenta, który oprócz standardowej gwarancji oferuje nam przedłużenie gwarancji, co zwykle kosztuje (choć nie są to wielkie pieniądze), ale może nam ocalić "skórę" w przyszłości. Zwróćmy także uwagę na liczbę punktów serwisowych oraz ich umiejscowienie - warto, aby serwis być najbliżej siedziby firmy.

Kolejną kwestią jest użyteczność sprzętów. Ile osób będzie korzystało z urządzeń, jak często będą eksploatowane i do jakich celów. Zacznijmy więc od komputerów. Po pierwsze zastanówmy się, czy nasi pracownicy będą potrzebować komputerów stacjonarnych czy też powinny korzystać z komputerów przenośnych. Jeśli wśród obowiązków pracownika znajdą się częste podróże służbowe lub spotkania z klientami poza firmą, warto takiej osobie kupić laptopa. Koszt komputera przenośnego jest często niższy niż komputera stacjonarnego, a jego zaletą jest właśnie mobilność oraz małe rozmiary (co na początku działalności i małym biurze może mieć duże znaczenie).

Kolejna kwestia to telefony. Przed podjęciem decyzji zastanów się kto obowiązkowo musi mieć telefon, a komu wystarczy przekierowania ewentualnych połączeń. Obowiązkowo w takim przypadku trzeba wybrać model, który ma funkcję wyciszenia. Jeśli spodziewamy się wielu telefonów, warto kupić model z systemem IVR, czyli możliwością nagrania wiadomości dla klientów i kontrahentów. Wówczas możemy nagrać informację o numerach wewnętrznych (jeśli nasza sieć telefoniczna będzie posiadała), godzinach pracy, wolnych dniach, itp. Niezbędny także będzie zakup telefonu z wbudowanym faksem.

Bardzo ważnym elementem wyposażenia biura będzie drukarka. Koniecznie trzeba przeanalizować, jak dużo będziemy drukować i przede wszystkim co. Od tego bowiem zależy, czy wybierzemy drukarkę laserową, atramentową czy żelową. Kolorową czy czarno-białą. Kolejna kwestia to pytanie, czy lepiej kupić jedno zaawansowane i rozbudowane urządzenie wielofunkcyjne czy też kupić kilka małych drukarek dla każdego działu. Z praktyki i doświadczenia wiem, że znacznie korzystniej jest kupić jedno urządzenie i stworzyć sieć w biurze, tak aby każdy pracownik (to zależy od nas) mógł drukować dokumenty ze swojego pokoju.

Magdalena Trusińska