I chociaż uptu w żadnym z przepisów nie mówi wprost o refakturowaniu - to jednak jest ono w praktyce często stosowanym rozwiązaniem niekwestionowanym, jako takie przez fiskusa.

Wciąż jednak wielu księgowych popełnia przy refakturowaniu błędy. Dlatego też w dzisiejszym liście wskażę Ci 5 warunków, jakie muszą być spełnione, aby refakturowanie było bez zarzutów.

Decydując się na refakturowanie, musisz przede wszystkim pamiętać, iż jego istotą nie jest jednak wyłącznie czynność wystawienia faktury (refaktury), ale przede wszystkim odsprzedaż nabytej uprzednio usługi, która jest udokumentowana fakturą VAT. Stanowisko to wielokrotnie potwierdzał NSA, który w wydawanych orzeczeniach stwierdzał, że refakturowanie w praktyce polega na zafakturowaniu odsprzedaży usług, bez doliczania jakiejkolwiek marży. Zwróć uwagę, iż refakturowanie nie stanowi odrębnej czynności podlegającej VAT. Jest ono natomiast sposobem na przeniesienie kosztu świadczonej usługi na inny podmiot, związany z podmiotem dokonującym refakturowania określoną więzią prawną (tj. umową, która zezwala na jego przeniesienie).

Abyś mógł dokonać skutecznego refakturowania - musisz jednak spełnić 5 poniższych warunków.

Warunek 1 - przedmiotem refakturowania muszą być wyłącznie usługi

Ta forma przenoszenia kosztów nie może być natomiast stosowana do dostawy towarów. Zgodnie z art. 7 ust. 8 uptu w przypadku, gdy kilka podmiotów dokonuje dostawy tego samego towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności nabywcy, uznaje się, że dostawy dokonał każdy z podmiotów biorących udział w tych czynnościach. Jeżeli natomiast przemieszczenie towarów ma zasięg transgraniczny - masz wówczas do czynienia z transakcjami łańcuchowymi podlegającymi odrębnym przepisom uptu.

Warunek 2 - z refakturowanych usług nie korzysta Twoja firma albo korzystasz z nich jedynie w części, mimo że to na Ciebie wystawiona jest faktura

Przy refakturowaniu usług koniecznie zwracaj uwagę, aby wystawiona przez Ciebie refaktura dokumentowała odsprzedaż usługi zakupionej przez Twoją firmę na rzecz faktycznego jej nabywcy. Pamiętaj, że nie możesz refakturować kosztów tych usług, które wykorzystujesz sam do prowadzonej działalności.

Warunek 3 - z zawartej z kontrahentem umowy musi wynikać możliwość refakturowania przez Ciebie usług w określonym zakresie

Wprawdzie obowiązek ten nie wynika z żadnych przepisów, to jednak istotne jest, abyś posiadał w swoich dokumentach podstawę do takiego działania (refakturowania). Będzie nią przede wszystkim zgoda Twojego kontrahenta na obciążanie go ciężarem ponoszonych przez Ciebie kosztów.

Warunek 4 - odsprzedaży usługi (refakturowania) musisz dokonywać po cenie zakupu, bez doliczania jakiejkolwiek marży lub innego wynagrodzenia

Refakturowanie przez Ciebie usługi na nabywcę oznacza w zasadzie fakturowanie odsprzedanej przez Ciebie usługi świadczonej przez osobę trzecią. Usługa ta powinna być zatem refakturowana w niezmienionej postaci. Doliczenie przez Ciebie jakiejkolwiek marży wyklucza w zasadzie możliwość refakturowania, choć w praktyce możesz się spotkać także z poglądem, iż doliczenie marży nie eliminuje możliwości refakturowania.

Warunek 5 - dokonując odsprzedaży usługi na jej finalnego odbiorcę, wystawiasz na niego fakturę VAT (refakturę) z uwzględnieniem tej samej stawki VAT, która została zastosowana w fakturze pierwotnej wystawionej na Twoją firmę przez usługodawcę

Pamiętaj, że refaktura powinna zawierać te same wartości, co faktura pierwotna. W konsekwencji w każdym przypadku przy refakturowaniu musisz stosować taką samą stawkę VAT, jaka widnieje w fakturze pierwotnej. Aby ją stosować, nie musisz natomiast posiadać uprawnień przewidzianych do wykonywania danych usług (będących przedmiotem refakturowania). Przykładem takiej sytuacji jest refakturowanie kosztów ubezpieczenia (czyli usługi ubezpieczeniowej, której świadczenie jest zastrzeżone jedynie dla firm ubezpieczeniowych) przez firmy leasingowe na leasingobiorców.

Poradnik "VAT w praktyce" to serwis informacyjny, w którym zawsze znajdziesz aktualne informacje, porady.

www.vatwpraktyce.pl