Jak udzielić referencji odchodzącemu pracownikowi?

W obecnej sytuacji gospodarczej zdolność udzielania referencji odchodzącym z pracy pracownikom jest szczególnie często wykorzystywana. Zwykle zajmuje się tym bezpośredni przełożony lub specjalista z działu kadr we współpracy z bezpośrednim przełożonym.

Tak czy owak każdy menedżer będzie miał kiedyś "przyjemność" wystawienia laurki podwładnemu. Wbrew pozorom jest to trudne zadanie, ponieważ łatwo jest napisać o jedno słowo za dużo. Jak podejść do tego niewdzięcznego działania, aby zrobić je szybko i profesjonalnie?

Po pierwsze, należy pamiętać, że wypowiadane opinie (a więc i referencje) świadczą nie tylko o tych, których dotyczą, ale także o tych, którzy je wystawiają. Dlatego warto zastanowić się czy nie warto jednak napisać prawdy zgodnie z zasadą "dbam o swój autorytet i własną wiarygodność" niż kierować się fałszywie pojętą solidarnością zawodową "po pierwsze nie szkodzić". Wydana przez ciebie opinia świadczy o twojej powadze, fachowości, prawdomówności i umiejętnościach oceny różnych aspektów funkcjonowania zawodowego.

Jeśli więc z trudnością znajdujesz coś pozytywnego w pracy odchodzącego pracownika, zamiast pisać sztampowe i nic nieznaczące pochwałki, po prostu odmów udzielenia referencji. To nie jest obowiązkowe i żadne prawo cię do tego nie zmusi. Jeśli pracownik chce opinię mimo to, niech ją wystawi dział kadr - oni mogą bez obaw pisać "maślane bzdety" bez obawy o utratę reputacji. Oczywiście taka postawa jest powszechnie uznawana za równoznaczną z wystawieniem opinii negatywnej. Możesz tego uniknąć, jeśli przedstawisz motywy swojej odmowy w sposób przekonujący i niepozostawiający wątpliwości. Motywy te mogą być następujące:

 

• brak podstaw do oceny danej osoby, gdyż współpraca była za krótka,
• brak podstaw do oceny, gdyż współpraca była luźna, a kontakty zawodowe rzadkie i powierzchowne,
• brak kompetencji do oceny, gdyż reprezentuje się dziedzinę zawodową różną od dziedziny osoby opiniowanej,
• względy osobiste: pokrewieństwo lub przyjaźń z osobą opiniowaną, konflikt z osobą opiniowaną, który może ograniczyć obiektywność oceny.

Po drugie, jeśli już wystawiasz opinię, to zawrzyj w niej jak najwięcej faktów, przykładów i liczb, a jak najmniej elementów wartościujących. Po prostu opisz czym dana osoba się zajmowała, na czym polegały realizowane przez nią zadania i jakie były efekty jej pracy. Niech nowy pracodawca sam je sobie zinterpretuje. Szkoda twojego czasu na tłumaczenie i ocenianie. Nie jesteś od tego. Takie podejście eliminuje jakiekolwiek osobiste zaangażowanie, a więc jakiekolwiek niebezpieczeństwo wywołania scysji w ostatnim dniu pracy.

Po trzecie, pamiętaj, że referencje to nie tylko udostępnienie kontaktu do siebie (np. numeru telefonu) nowemu pracodawcy. Referencje to też opinia na piśmie, którą napiszesz raz i masz daną osobę "z głowy". Referencje pisemne są często wręczane jako forma prezentu pożegnalnego ostatniego dnia pracy.

Więcej praktycznych informacji na temat rekrutacji i selekcji pracowników znajdziesz w książce "Rekrutacja i selekcja pracowników" Marka Suchara (Wydawnictwo C.H. Beck, 2008). Znajdziesz ją w księgarni www.ksiegarnia.beck.pl, wpisując w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa C.H. Beck