Niby to szczegóły. Niby każdy o tym pamięta. A potem wychodzą takie kwiatki jak plan rozwoju służb zbrojnych RP, któremu brakuje jednej części formalnej - przez co nie może zostać przyjęty do prac w kancelarii prezydenta. Niby szczegół... ale to tak nieprofesjonalnie wygląda, gdy się zapomni.

Dobry menedżer powinien więc pamiętać, że dobrze przygotowana karta projektu zawiera:

• Tło/Historia/Uzasadnienie

Ta część karty zawiera opis sytuacji, która doprowadziła do rozpoczęcia projektu. Może chodzić o problem wymagający rozwiązania lub o szansę, którą przedsiębiorstwo chce wykorzystać. Warto w tym miejscu opisać dotychczasowe próby pokonania trudności/wykorzystania szansy. Ta część karty powinna informować o potencjalnych konsekwencjach związanych z zaniechaniem wszelkich działań. Powinna też zawierać opisy innych, podobnych sytuacji biznesowych.

• Cele

W tym dziale należy opisać cele projektu.

• Kamienie milowe

Ta część powinna zawierać listę najważniejszych kamieni milowych, zdefiniowanych jako stany projektu po osiągnięciu określonych rezultatów, warunkujące to, czy dany etap przedsięwzięcia został ukończony (np. "zawarta umowa z wykonawcą wyłonionym w trybie konkursu ofert"). Jeśli w projekcie wyróżniono punkty decyzyjne, w których możliwe jest wstrzymanie przedsięwzięcia, ich opis również powinien się znaleźć w tej części karty. Należy także uwzględnić wszelkie czynniki wpływające na decyzję, takie jak inne projekty, porównanie przewidywanego czasu zakończenia przedsięwzięcia z oficjalnym terminem itp.

• Podział pracy

Ta część karty powinna zawierać dane na temat największych i kluczowych elementów projektu przypadających na poszczególne kamienie milowe. Opisujemy kluczowe postanowienia dotyczące zasobów, które zostały już podjęte lub wymagają omówienia (np. wykorzystanie zewnętrznych źródeł zasobów w odniesieniu do zadań newralgicznych).

• Harmonogram

W tej części przedstawiamy terminy osiągnięcia poszczególnych kamieni milowych oraz przewidywaną datę zakończenia całego projektu dla określonych zasobów, specyfikacji i jakości produktu końcowego.

• Zagrożenia i środki bezpieczeństwa

W tym miejscu charakteryzujemy podstawowe zagrożenia oraz zaplanowane środki bezpieczeństwa, które zminimalizują ryzyko ich wystąpienia lub potencjalne szkody.

• Budżet

Ta część karty powinna zawierać informacje na temat budżetu projektu, z zaznaczeniem kosztów, które mogą ulec zmianie w trakcie realizacji przedsięwzięcia.

• Organizacja projektu

W tej części należy zgromadzić dane na temat menedżera projektu, jego zespołu, klientów (wewnętrznych i zewnętrznych) oraz sponsora odpowiedzialnego za przedsięwzięcie.

• Margines bezpieczeństwa

Na koniec określamy marginesy, w ramach których menedżer projektu może operować, nie powodując problemów (na przykład budżet przypadający na daną fazę przedsięwzięcia).

Więcej praktycznych wskazówek pomocnych w zorganizowaniu, zaplanowaniu i realizacji projektów w dowolnej firmie z dowolnej branży podanych bez owijania w bawełnę znajdziesz w książce "Zarządzanie projektami" Richarda Jonesa (Wydawnictwo MT Biznes, 2009). Książka należy do serii "Biznesola - Nowe kierunki w biznesie". Znajdziesz ją w księgarni www.mtbiznes.pl, wpisując w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa MT Biznes