Problem kwalifikowalności wydatków w projektach europejskich jest bardzo ważny dla finansów firmy. Dla firm, które zdecydowały się na zdobycie funduszy aby polepszyć wskaźniki finansowe - bo może się okazać, że wskaźniki wcale się nie polepszyły. Dla firm, które nie posiadają wystarczającej kwoty na samodzielną realizację projektu - bo może dojść do prawdziwej finansowej katastrofy.

Zawsze należy zapoznać się ze szczegółowymi zasadami kwalifikowalności dla danego programu pomocowego. Ale wybrane poniżej ogólne zasady kwalifikowania wydatków również ci pomogą w określeniu czy dany wydatek wejdzie w zakres pieniędzy z UE, czy trzeba będzie wyjąć dla niego pieniądze z własnej kieszeni.

Zasada obszaru oddziaływania

Kwalifikowalność wydatków związana jest z regionem lub krajem, do których kierowana jest pomoc.

Zasada dotycząca zasadności ponoszenia wydatków

Za kwalifikowalne mogą być uznane jedynie wydatki poniesione na faktycznie wykonane prace, usługi, dostawy w wielkości nieprzekraczającej całkowitego kosztu kwalifikowanego projektu. Kwalifikowalne mogą być również koszty, które dotyczą amortyzacji i wkładów rzeczowych. W szczególności należy kierować się następującymi wyznaczeniami:

• Aby uznać koszty amortyzacji środka trwałego za kwalifikowalne, środek ten musi spełniać łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i są bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania, zakup środka trwałego nie był wcześniej finansowany z dotacji wspólnotowej lub dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektu finansowanego ze środków wspólnotowych, z uwzględnieniem zapisów zawartych w ustawie o rachunkowości.
• Kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu i została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości.
• W wyniku zrealizowania projektu mogą również powstać środki trwałe. Pierwszą przesłanką jest ścisłe powiązanie wydatku z realizowanym projektem.

Wydatek ten będzie uznany za kwalifikowalny, jeżeli środek ten będzie włączony do rejestru środków trwałych beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny, zgodnie z zasadami rachunkowości. Oznacza to, że będzie amortyzowany na zasadach przewidzianych w ustawie o rachunkowości. Przenośne środki trwałe, stanowiące część wydatków inwestycyjnych, mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli nie zostały zainstalowane na stałe w projekcie, zostały zakupione lub wytworzone w celu realizacji projektu (np. samochody, komputery, meble, drukarki) oraz są niezbędne do realizacji projektu. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym owe środki trwałe były wykorzystywane do realizacji projektu. Oznacza to, iż wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym. Kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu i musi być obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości. W trakcie realizacji projektu może dojść do spadku wartości środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środków trwałych stanowią koszt kwalifikowalny, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

• odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania;
• zakup środka trwałego nie był finansowany z dotacji krajowej ani wspólnotowej;
• kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu;
• wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Do celów zarządzania finansami, zwłaszcza przy podejmowaniu decyzji o zaliczeniu odpisu amortyzacyjnego do kosztów kwalifikowalnych, szczególnego znaczenia nabiera przyjęta metoda amortyzacji środków trwałych. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności bardzo jasno wskazują, że do tych celów należy przyjąć zasady określone w ustawie o rachunkowości. Rozwiązania te prowadzą do dowolności wyboru metody; w tym przypadku nie mają zastosowania przepisy podatkowe i regulacje dotyczące wyboru metody amortyzacji.

Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług stanowi koszt kwalifikowalny przy założeniu, że: polega na wniesieniu nieruchomości, urządzeń lub materiałów (surowców), ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, jego wartość może, na żądanie odpowiedniej instytucji, zostać w niezależny sposób wyceniona oraz - jeśli zaistnieje taka konieczność - zweryfikowana. Łączna kwota kosztów kwalifikowalnych nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu. Warunkiem niezbędnym uznania wkładu niepieniężnego za wydatek kwalifikowalny jest bezpośrednie wskazanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji wkładu niepieniężnego we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie.

Zasada dotycząca zakupu sprzętu i wyposażenia

Wydatek związany z zakupem sprzętu i wyposażenia można uznać za kwalifikowalny, jeżeli środki trwałe zostaną włączone do rejestru środków trwałych beneficjenta, a ponadto środek trwały nie był współfinansowany z publicznych środków krajowych i wspólnotowych w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu danego środka trwałego przez beneficjenta oraz został ujęty we wniosku o dofinansowanie. Wydatek poniesiony na zakup środka trwałego, niezbędnego do realizacji projektu lub do poprawnego funkcjonowania infrastruktury wytworzonej w wyniku realizacji projektu, który nie będzie na stałe zainstalowany w projekcie (np. komputer używany wyłącznie na potrzeby realizacji projektu), kwalifikuje się do współfinansowania w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym środek trwały będzie wykorzystywany do realizacji projektu. Gdy wyposażenie wykorzystywane jest także w innych celach niż realizacja projektu, kwalifikowalna jest tylko ta część odpisu amortyzacyjnego, która odpowiada proporcji wykorzystania wyposażenia w celu realizacji projektu. Odpisy amortyzacyjne mogą być kwalifikowalne jedynie w okresie życia projektu; należy zadbać, aby wszystkie środki zostały ujęte w umowie, gdyż tylko w stosunku do nich istnieje możliwość dokonania odpisów amortyzacyjnych, stanowiących wydatek kwalifikowalny. Wydatek związany z zakupem używanego sprzętu stanowi wydatek kwalifikowalny, gdy spełnione są następujące warunki: sprzedając) sprzęt musi wystawić deklarację określającą pochodzenie tego sprzętu w postaci wskazania miejsca i daty zakupu oraz dane zakupującego (jego nazwę i adres); sprzedający sprzęt określa w deklaracji, że w okresie ostatnich 10 lat sprzęt nie został zakupiony z dotacji krajowej lub wspólnotowej: cena sprzętu używanego nie może przekraczać jego wartości rynkowej i musi być niższa od kosztu podobnego, nowego sprzętu; sprzęt musi mieć właściwości techniczne niezbędne do wdrażania i realizacji projektu i odpowiadać stosownym normom oraz standardom.

Zasada zakazu podwójnego finansowania

Niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych, niedozwolone jest też podwójne zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT).

Zasada ponoszenia kosztów pośrednich

Koszty pośrednie stanowią wydatki kwalifikowalne pod warunkiem, że nie zawierają wydatków pokrywanych w ramach innych pozycji budżetowych (nie zostały uwzględnione w kosztach bezpośrednich projektu), nie są finansowane z innych źródeł. Wartość kosztów pośrednich jest ograniczona limitami określonymi szczegółowo dla danego programu operacyjnego, danej grupy projektów lub danego mechanizmu finansowania.

Pozostałe zasady kwalifikowalności (jest ich w sumie 14) oraz więcej informacji na temat projektów europejskich znajdziesz w książce "Zarządzanie finansami projektu europejskiego" M. Dylewskiego, B. Filipiak, A. Guranowskiego, J.Hołub-Iwan (Wydawnictwo C.H. Beck, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.ksiegarnia.beck.pl, wpisując w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa C.H. Beck