Podczas weryfikacji sprawdza się w szczególności:
* czy wydatki poniesiono zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie (w tym zgodnie z zakresem projektu określonym w umowie o dofinansowanie),
* czy poniesione wydatki są zgodne z przyjętymi zasadami dla danego programu operacyjnego, grupy projektów lub mechanizmu finansowania.

Literatura wymienia 14 ogólnych zasad kwalifikowalności kosztów. Istnieją różnice dotyczące kwalifikowalności wydatków odnośnie do poszczególnych rodzajów programów, projektów czy mechanizmów finansowania. Wynika to z różnic między założeniami skonstruowanymi dla funduszy strukturalnych, Funduszu Spójności, dla poszczególnych rodzajów mechanizmów. Kwestię tę określają szczegółowe wytyczne, dlatego też ważnym elementem w procesie zarządzania finansami jest dokonywanie analizy wytycznych, które zmieniały się w trakcie okresu programowania.

Oto opis wybranych zasad kwalifikowalności (z wszystkich 14).

Zasada określająca okres kwalifikowalności

Okres kwalifikowalności wydatków najwcześniej rozpoczyna się w grudniu 2007 r. i nie jest dłuższy niż do 31 grudnia 2015 r. Szczegółowy okres kwalifikowalności wydatków dla danego projektu każdorazowo wskazany jest w umowie.

Zasada dotycząca właściwości prawa polskiego

Wydatki muszą zostać poniesione zgodnie z zasadami prawa zamówień publicznych. W odniesieniu do umów z wykonawcami, których przedmiotem są zamówienia , co do których nie stosuje się wskazanego prawa, beneficjent zobowiązany jest do zawierania umów w formie pisemnej. Musi być zachowana zgodność prawa unijnego i polskiego.

Zasada trwałości projektu

Każdy projekt współfinansowany ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności musi zachować trwałość przez okres pięciu lat od daty stanowiącej ostatni dzień okresu kwalifikowania wydatków (stanowiącego jednocześnie okres realizacji projektu) wskazanego w umowie o dofinansowanie . Oznacza to, że nie podlega on znaczącej modyfikacji, która mogłaby mieć wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu oraz powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej.

Zasada obszaru oddziaływania

Kwalifikowalność wydatków związana jest z regionem lub krajem, do których kierowana jest pomoc .

Zasada dotycząca zasadności ponoszenia wydatków

Za kwalifikowalne mogą być uznane jedynie wydatki poniesione na faktycznie wykonane prace, usługi , dostawy w wielkości nieprzekraczającej całkowitego kosztu kwalifikowanego projektu. Kwalifikowalne mogą być również koszty , które dotyczą amortyzacji i wkładów rzeczowych. W szczególności należy kierować się następującymi wyznaczeniami:

* Aby uznać koszty amortyzacji środka trwałego za kwalifikowalne, środek ten musi spełniać łącznie następujące warunki: odpisy amortyzacyjne dotyczą środków trwałych, które są niezbędne do prawidłowej realizacji projektu i są bezpośrednio wykorzystywane do jego wdrażania, zakup środka trwałego nie był wcześniej finansowany z dotacji wspólnotowej lub dotacji krajowej wykorzystanej na współfinansowanie projektu finansowanego ze środków wspólnotowych, z uwzględnieniem zapisów zawartych w ustawie o rachunkowości.

* Kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu i została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości.

* W wyniku zrealizowania projektu mogą również powstać środki trwałe. Pierwszą przesłanką jest ścisłe powiązanie wydatku z realizowanym projektem.

Wydatek ten będzie uznany za kwalifikowalny, jeżeli środek ten będzie włączony do rejestru środków trwałych beneficjenta oraz wydatek ten będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny, zgodnie z zasadami rachunkowości. Oznacza to, że będzie amortyzowany na zasadach przewidzianych w ustawie o rachunkowości. Przenośne środki trwałe, stanowiące część wydatków inwestycyjnych, mogą być uznane za kwalifikowalne, jeżeli nie zostały zainstalowane na stałe w projekcie, zostały zakupione lub wytworzone w celu realizacji projektu (np. samochody, komputery , meble , drukarki) oraz są niezbędne do realizacji projektu.

Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym w okresie, w którym owe środki trwałe były wykorzystywane do realizacji projektu. Oznacza to, iż wartość rezydualna (księgowa wartość likwidacyjna) środków trwałych po zakończeniu realizacji projektu nie jest wydatkiem kwalifikowalnym.

Kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu i musi być obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości.

W trakcie realizacji projektu może dojść do spadku wartości środków trwałych. Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości środków trwałych stanowią koszt kwalifikowalny, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:
* odpisy amortyzacyjne dotyczą środka trwałego, który jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywany do jego wdrażania;
* zakup środka trwałego nie był finansowany z dotacji krajowej ani wspólnotowej;
* kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji danego projektu;
* wartość odpisów amortyzacyjnych została obliczona zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Do celów zarządzania finansami, zwłaszcza przy podejmowaniu decyzji o zaliczeniu odpisu amortyzacyjnego do kosztów kwalifikowalnych, szczególnego znaczenia nabiera przyjęta metoda amortyzacji środków trwałych. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności bardzo jasno wskazują, że do tych celów należy przyjąć zasady określone w ustawie o rachunkowości. Rozwiązania te prowadzą do dowolności wyboru metody; w tym przypadku nie mają zastosowania przepisy podatkowe i regulacje dotyczące wyboru metody amortyzacji.

Wkład niepieniężny wniesiony na rzecz projektu przez beneficjenta publicznego lub prywatnego w postaci dóbr lub usług stanowi koszt kwalifikowalny przy założeniu, że: polega na wniesieniu nieruchomości , urządzeń lub materiałów (surowców), ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, jego wartość może, na żądanie odpowiedniej instytucji, zostać w niezależny sposób wyceniona oraz -- jeśli zaistnieje taka konieczność -- zweryfikowana. Łączna kwota kosztów kwalifikowalnych nie może przekraczać 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu. Warunkiem niezbędnym uznania wkładu niepieniężnego za wydatek kwalifikowalny jest bezpośrednie wskazanie informacji dotyczących poszczególnych pozycji wkładu niepieniężnego we wniosku o dofinansowanie oraz w umowie o dofinansowanie.

Beata Filipiak | Wydawnictwo C.H. Beck

Więcej informacji na temat projektów europejskich znajdziesz w książce "Zarządzanie finansami projektu europejskiego" M. Dylewskiego, B. Filipiak, A. Guranowskiego, J.Hołub-Iwan (Wydawnictwo C.H. Beck, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.ksiegarnia.beck.pl , wpisując w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.