No właśnie - jak sprytnie pracować w biurze? Jak zaplanować swój dzień pracy i się go trzymać? Jak zrobić to co trzeba zrobić, ale bez przesady? Pierwszym krokiem w uporządkowaniu swojej pracy w biurze jest określenie wyraźnej wizji dnia pracy. Życie w pracy możesz zmodyfikować tylko wtedy, gdy będziesz wiedział jakie ma ono być oraz co ma być w nim zmienione.

Aby skonkretyzować wizję tego dnia, odpowiedz na poniższe pytania:
1. Czego chcesz dokonać?
2. Ile godzin dziennie chcesz pracować?
3. Z jakimi osobami (zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz) chcesz współpracować?
4. Ile niezakłóconego czasu w ciągu dnia chcesz mieć?
5. Ile czasu poświęcisz na pocztę elektroniczną i rozmowy telefoniczne?
6. Jakie inne aspekty uczynią twój dzień pracy idealnym?
7. Jak będziesz się czuć pod koniec tego dnia?

Wiadomo, że dzień pracy zaplanowany na papierze a dzień pracy realnie przepracowany to dwie różne rzeczy. Problem tkwi w tym, że rezygnujemy z działań zaplanowanych na rzecz działań, które na bieżąco się pojawiają i domagają podjęcia jakichś działań. Kluczem do zachowania spokoju i planu dnia jest mówienie "nie".

Ustalenie jakim rzeczom, działaniom oraz ludziom możesz powiedzieć "tak" jest konieczne, jeśli chcesz, aby twoje działania w pracy koncentrowały się na ustalonych przez ciebie priorytetach. Prawdopodobnie częściej niż chcesz mówisz "tak", choć w rzeczywistości myślisz "nie". Dlaczego? Zgodnie z zasadami współpracy zespołowej mówienie "nie" jest wykluczone. W dodatku miło jest powiedzieć "tak", gdy chodzi o pomoc innym. Czasem trudno jest odmówić, szczególnie gdy mamy do czynienia z szefem, kolegą lub klientem, lecz czas, jakim dysponujesz w pracy, jest ograniczony.

Nauczenie się mówienia "tak" czy "nie" jest równoznaczne z nauczeniem się sztuki negocjacji. Negocjacje to według definicji słownikowej - dyskusja prowadząca do zawarcia porozumienia. Negocjując, komunikujemy się, aby uzmysłowić sobie nawzajem, co będzie najlepsze dla obydwu stron. Nie ma tu miejsca na ślepe zgadzanie się czy odmawianie. Przypomnij sobie przypadek, kiedy ktoś powiedział ci "nie". Jakie czynniki zaważyły na tym, że wydało ci się to do przyjęcia? W jaki sposób było to zakomunikowane? Jakie warianty lub inne rozwiązania były przy tym zaprezentowane? Jakie powody zadecydowały o tym, że nie towarzyszyło ci uczucie złości lub zawodu? Branie pod uwagę każdego poglądu, dochodzenie do wzajemnych ustępstw i znajdywanie rozwiązań jest drogą negocjowania i osiągania porozumień z innymi.

Przypuśćmy, że twój zwierzchnik bezustannie zleca ci zadania, które tak naprawdę nie należą do zakresu twoich obowiązków, oraz które najprawdopodobniej spowodują, że nie będziesz w stanie wypełnić własnych zadań. Co więcej, postrzegasz owe czynności jako mające małe znaczenie dla waszej firmy. Jak powiesz "nie" własnemu szefowi?

Zamiast mówić "nie", trzeba po prostu wynegocjować warunki (a przynajmniej spróbować, nawet jeśli szef jest niezbyt rozsądny). Na początek poproś o więcej informacji. Wyjaśnij zakres i znaczenie zleconego zadania. Przedstaw zwierzchnikowi swoje priorytety oraz to jak je widzisz. Spytaj, czy naprawdę jesteś najlepszą lub jedyną osobą w całej firmie, która może przyjąć to zadanie. Na koniec, jeśli musisz się zgodzić, zaproponuj rozsądny dla ciebie - powtórzmy: rozsądny dla ciebie - termin wypełnienia tego dodatkowego zadania.

W wypadku każdej prośby ingerującej w czas pracy powinno się otwarcie negocjować sprawę stosowności zadania oraz terminu jego wykonania. W ten sposób w rzeczywistości nie mówisz "nie", a jedynie negocjujesz warunki, na które możesz przystać. Gdy masz już określone priorytety oraz zidentyfikowane przeszkody stojące na drodze do ich realizacji, negocjowanie staje się niezbędne do prawidłowego zarządzania czasem.

Powinieneś dobrze zaplanować dzień i tydzień, by zrealizować wszystkie punkty swojej listy zadań. Racjonalnie oceń, co leży w zasięgu twoich potrzeb, i określ, na czym aktualnie chcesz się skoncentrować - co musi być zrobione dziś, a co w nadchodzącym tygodniu. To oczywiście wymaga nie tylko spojrzenia na listę zadań, ale także sprawdzenia skrzynki e-mailowej, poczty głosowej i terminarza spotkań oraz przejrzenia papierów na biurku. Ustalenie odpowiednich dat i priorytetów daje ci informacje potrzebne do zaplanowania dnia. Nie musisz próbować zrealizować całej listy zadań, powinieneś jednak skupić się na tych punktach, które znalazły się w rozkładzie danego dnia czy tygodnia.

Planowanie nie powinno ci zająć więcej niż 5-10 minut dziennie. Ta skromna inwestycja pozwoli ci zaoszczędzić czas pracy, uczyni twój cel bardziej jasnym i pomoże ci mocniej zaangażować się w wykonywanie zadań. Planowanie umożliwi ci stworzenie hierarchii twoich zadań, wyłonienie tych, które są dla ciebie najważniejsze. Dzięki skupieniu się na priorytetach jesteś mniej podatny na to, by tracić cenny czas na uleganie różnym nagłym zachciankom. Na podstawie swoich e-maili, poczty głosowej, kalendarza, listy zadań oraz innych dokumentów ustal nie więcej niż 10 najbardziej istotnych punktów, które muszą być wykonane w tym dniu lub tygodniu. Z wybranych najważniejszych zadań utwórz osobną listę zadań lub zaznacz je na obecnej albo zapisz w formie elektronicznej.

W tworzeniu listy najważniejszych do załatwienia spraw stosuj do każdego punktu poniższe założenia:

• Wykreślaj - skreślaj wszystkie te zadania, które z jakiejkolwiek przyczyny straciły już swoją aktualność lub po prostu nie są już niezbędne.
• Przekładaj - jeśli jakieś zadanie nie może być wykonane w danym dniu lub tygodniu, ustal dla niego inny termin w niedalekiej przyszłości. Określenie innego terminu dla tego zadania spowoduje, że odkładając je, nie zapomnisz o nim. Uważaj, aby pewnych zadań nie przekładać stale na później. W niektórych przypadkach musisz jednak to zrobić, a niekiedy nawet wykreślić zadanie ze swej listy.
• Wykonuj - dodawaj zadania do swej listy 10 najważniejszych i od razu podejmuj działania, by zrealizować je w danym dniu czy tygodniu.

Nie podejmuj się więcej niż 10 zadań dziennie, przy czym ta liczba może nie być odpowiednia do rodzaju pracy, jaką wykonujesz. W takiej sytuacji sam zadecyduj o ich liczbie. Lepiej zaplanować mniej i mieć czas na coś ekstra niż w pośpiechu, niedbale kończyć zadania.

Po opracowaniu planu dnia i planu tygodnia najlepiej jest od razu skupić się na jego realizacji. Staraj się zakończyć jedno zadanie, zanim zabierzesz się za następne. Zajmowanie się wieloma sprawami jednocześnie, chociaż jest obecnie bardzo powszechne, może być dla niektórych osób trudne i frustrujące. Jeśli wykształcisz w sobie nawyk całkowitego wykonania pierwszego zadania, zanim przejdziesz do następnego, sam zauważysz, że będziesz potrafił skupić się na swojej pracy lepiej, niż pierwotnie zakładałeś. Są to oczywiście idealne założenia, niewielu z nas pracuje w idealnych warunkach, ale ideał jest po to, żeby do niego dążyć. Jeśli już musisz żonglować kilkoma sprawami naraz, staraj się być maksymalnie zorganizowany i skoncentrowany. Znajdź moment, w którym możesz przerwać jedno zadanie, i od razu odnotuj ten fakt, żebyś wiedział od którego punktu zacząć kiedy do niego powrócisz. Następnie zabierz się do wykonania pilniejszej czynności. Zrób listę wszystkich zadań, które masz do wykonania, po czym przypisz każdemu z nich stopień pilności jego realizacji. Jeśli w trakcie pracy priorytety się zmienią, na bieżąco wprowadzaj korekty. Nie zapomnij też wykreślać z listy zadania wykonane.

Jeśli wykonywanie zadań nie wychodzi ci specjalnie dobrze, upewnij się, czy zadanie jest racjonalne i możliwe do zrealizowania. Jeśli zadanie jest obszerne i kompleksowe oraz jeśli zabiera więcej czasu niż ten, którym dysponujesz w danym dniu czy tygodniu, podziel zadanie w logiczny sposób i ułóż powstałe części w kolejności. Następnie ustal listę konkretnych czynności, które musisz wykonać. Na przykład jeśli na swojej liście umieścisz tylko napis: "Planowe coroczne spotkanie", to nie wyjaśni ci on, co konkretnie masz zrobić. Może to oznaczać, że powinieneś "napisać program spotkania" albo "zaprojektować salę konferencyjną" - wszystkie te działania staną się bardziej sensowne, jeśli każdemu z nich przypiszesz odpowiednią ilość czasu.

Jeżeli czujesz, że nie jesteś w stanie wykonać zadania w terminie, jaki na nie przeznaczyłeś, ustal ramy czasowe dla pracy nad nim i zrób jak najwięcej w wyznaczonym w ten sposób okresie; wygospodaruj trochę czasu na uzupełnienie strat, a także na ostateczne dokończenie tego zadania. Jeśli musisz pracować, na przykład, nad rocznym budżetem i wydaje ci się, że wykonanie tego zadania zajmie ci godzinę, a ty niestety nie dysponujesz taką ilością czasu, to możesz wykonać je przynajmniej częściowo. Zaangażuj się mocno w wykonanie tego zadania przez 30 minut, a później przejdź do wypełniania następnych ważnych zadań. Wykonywanie zadań podzielonych na mniejsze części mobilizuje do większej koncentracji, zmusza do unikania niepotrzebnych przerw i pomaga skuteczniej kontrolować czas.

Nie musisz unikać podejmowania nowych wyzwań w trakcie wykonywania swoich bieżących zadań, ale gdy się pojawią, powinieneś niezwłocznie przypisać im termin wykonania. Gdy pojawią się nowe sprawy i wykonując bieżące zadanie, odsuniesz je na później, możesz w pewnym momencie zauważyć, że jesteś nadmiernie zaabsorbowany zobowiązaniami - tymi, których się podjąłeś wcześniej, tymi, które odsunąłeś na później, i tymi, których na bieżąco się podejmujesz - nie wiesz więc już, za co się zabrać. Nie ma przy tym znaczenia, czy sprawy, które się pojawiają, wynikają z dokumentów, e-maili czy ustnych próśb - im szybciej je zapiszesz i przyporządkujesz im datę wykonania oraz ustawisz w odpowiedniej kolejności, tym lepiej będziesz panował nad swoją organizacją pracy. Jak już wspominaliśmy w poprzednich rozdziałach, zawsze odpowiednio posegreguj wszystkie dokumenty dotyczące czekających cię zadań.

Poniżej przedstawionych zostało kilka wskazówek, które pomogą uniknąć niepotrzebnych przerw w pracy:

• Pamiętaj, że nie musisz być perfekcyjny, po prostu staraj się pracować jak najlepiej - wszyscy chcemy pracować jak najlepiej, a niektórzy chcą wykonywać swoje zadania perfekcyjnie. Jednakże dojście do ideału może wymagać więcej czasu i energii, niż aktualnie posiadamy, pozwólmy więc tym planom poczekać. Zamiast zadręczać się lub unikać działania z powodu własnej niedoskonałości, formułuj swoje cele w sposób rozsądny, realizuj zadania najlepiej jak potrafisz i pracuj skutecznie, przestrzegając ustalonych terminów.
• Realnie oceniaj dostępne możliwości - niekiedy próbujemy czekać na idealną okazję, żeby wykonać jakieś zadanie. Sami siebie przekonujemy, że gdy poczekamy kilka miesięcy, to nasz terminarz będzie mniej napięty i będziemy mogli skupić się wyłącznie na danym projekcie albo jeśli wytrwamy do następnego roku, to będziemy mieli dostęp do dodatkowych funduszy. Tymczasem mijają kolejne miesiące, przychodzi następny rok, a my w dalszym ciągu nie możemy znaleźć odpowiedniego czasu - przełom nie nastąpił, oczekiwana gotówka jednak się nie pojawiła. Zamiast czekać na idealne okoliczności, po prostu działaj, wykorzystując różne sposoby, by wykonać zadanie. Następnie wybierz najbardziej realistyczną metodę osiągnięcia celu i za jej pomocą go zrealizuj.
• Dziel zadania na mniejsze elementy - niektóre projekty są tak skomplikowane, że wymagają większej ilości czasu, niż go realnie posiadasz. Pomyśl nad podzieleniem zadania na kilka mniejszych, które pojedynczo zabiorą ci nie więcej niż 10-15 minut. Będą one kolejnymi etapami twojego planu działań.
• Poruszaj się małymi krokami - sposób realizacji trudnego zadania z założenia nastręcza wiele problemów. Czasem jednak wystarczy po prostu rozpocząć działanie, a pomysły nasuną się same. Utwórz dokument w edytorze tekstu i użyj go, by zapisywać nowe pomysły rozwiązań pojawiające się jako efekt chwilowego przebłysku. Jeśli wolisz, notuj je odręcznie. Zapisywanie tych pomysłów może nasunąć ci ostateczny sposób realizacji zadania. Tak więc nie czekaj i podejmuj działania natychmiast, nawet gdy dotyczą one realizacji bardzo trudnego celu.
• Podejmij najlepszą decyzję i ruszaj do przodu - nikt nie jest do końca pewien rezultatu, dlatego musimy dokonywać po prostu najlepszych wyborów na podstawie danych i informacji, do których mamy dostęp. Jeśli masz problemy z podjęciem decyzji, powiedz sobie: "Gdybym musiał właśnie w tym momencie na coś się zdecydować, to podjąłbym następującą decyzję". Czasem uświadomienie sobie problemu znacząco wpływa na podjęcie decyzji. Jeśli masz zbyt dużo możliwości, ogranicz je do dwóch lub trzech najlepszych i z tej liczby wybierz rozwiązanie najwłaściwsze. Znajdź zaufanego pomocnika i z nim przedyskutuj wszystkie warianty, gdyby żaden nie wydawał ci się odpowiedni.

Więcej informacji o zarządzaniu obowiązkami w ciągu dnia pracy (m.in. o zarządzaniu projektami, tworzeniu przydatnego systemu archiwizacji i korzystaniu z planerów papierowych) znajdziesz w książce "Zorganizuj się! Jak usprawnić pracę w biurze" Karen J. McCorry (Gdańskie Wydawnictwo Psychologiczne, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.gwp.pl - wpisz w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński dla Gdańskiego Wydawnictwa Psychologicznego