Ogólne przepisy ogólnymi przepisami, ale urząd skarbowy kocha szczegóły: konkretne przypadki, zaniedbania, pominięte należności i źle zinterpretowane przepisy. Pracownicy księgowości muszą zawsze mieć się na baczności. Dlatego jeśli masz przyjemność pracy na takim stanowisku, przyda ci się kilka poniższych pytań i odpowiedzi związanych z kosztami uzyskania przychodów.

Odpowiedzi uwzględniają obecny stan prawny, na dzień 1 stycznia 2009 r.

Pytanie 1 - Prowadzimy działalność w formie spółki z o.o. - produkcja i sprzedaż kawy. Ponieśliśmy wydatki na usługi doradcze, w ramach których firma badała polski rynek pod kątem możliwości zbytu kawy, preferencji klientów, konkurencji na rynku i sposobów reklamy Czy wydatki te możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedź 1 - TAK. Tego rodzaju usługi mają charakter usług niematerialnych. Stanowią one koszt uzyskania przychodów pod warunkiem, iż podatnik wykaże ich związek z przychodem, tzn. przedstawi przekonywujące dowody (nie tylko dowód poniesienia wydatków) potwierdzające ich wpływ na osiągnięty przychód lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o pdop).

Pytanie 2 - Spółka zaopatrywała nieodpłatnie swoich pracowników w odzież. Odzież wykorzystywana była tylko do celów służbowych, zawierała logo firmy. Czy wydatki na taką odzież mogą stanowić koszt uzyskania przychodów?

Odpowiedź 2 - TAK. Wydatki na odzież, o której mowa powyżej, należy zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów. Świadczenie pracy przez pracowników w strojach opatrzonych w logo firmy, ma na celu zaznaczenie jej obecności na rynku poprzez przypominanie i informowanie o niej. Dlatego też wydatki na ten cel stanowią koszty reklamy (art. 15 ust.1 w związku z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o pdop).

Pytanie 3 - Prowadzimy w formie spółki z o.o. mały zakład produkcyjny, w którym zatrudniamy 40 pracowników. Do kosztów którego roku podatkowego należy zaliczyć wynagrodzenie za marzec 2009 r. wypłacone zgodnie z regulaminem wewnętrznym zakładu 8 kwietnia 2009 r.?

Odpowiedź 3 - W Państwa przypadku wynagrodzenie zostało wypłacone lub postawione do dyspozycji pracowników w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy. Jeżeli wynagrodzenie wypłacane jest przez zakład pracy zgodnie z tego rodzaju regulacjami, to kwota tych wypłat stanowi koszt uzyskania przychodów w miesiącu, za który są one należne (art. 15 ust. 4g ustawy o pdop).

Pytanie 4 - W naszej firmie pracownik dokonywał kradzieży. W związku z tym faktem powstały straty w środkach obrotowych. Czy taka strata stanowi koszt uzyskania przychodów?

Odpowiedź 4 - W takich okolicznościach każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie. Generalnie należy jednak przyjąć, iż straty powstałe na skutek zdarzeń obiektywnych - zdarzeń losowych, na które podatnik nie miał wpływu, mogą obciążać koszty podatkowe. W przedstawionych okolicznościach kwalifikacja podatkowa będzie uzależniona od podejmowanych przez podatnika, w trakcie roku podatkowego, działań prewencyjnych, mających na celu zabezpieczenie swojego majątku: prowadzenie kontroli pracowników, zatrudnienie odpowiedniej liczby pracowników na danym stanowisku, sposoby akceptacji przesunięć towarów itp. (art. 15 ust. 1 ustawy o pdop).

Pytanie 5 - Zakupiliśmy od kontrahenta usługę i w miesiącu jej wykonania - w maju otrzymaliśmy fakturę jako dokument jej potwierdzenia. W sierpniu kontrahent wystawił fakturę korygującą uwzględniającą niższą kwotę zakupionych usług obcych. W konsekwencji poniesione przez nas wydatki zmniejszyły się, a różnica została nam zwrócona. Czy powinniśmy, w związku z tym, skorygować koszty i zaliczkę za maj czy za sierpień?

Odpowiedź 5 - Koszty uzyskania przychodów nie powinny być korygowane z mocą wsteczną, gdyż pierwotna faktura prawidłowo wskazywała stan faktyczny który miał miejsce w dacie jej wystawienia - faktycznie poniesiony wydatek. Brak zatem podstaw do korygowania kwoty zaliczki. Koszty podatkowe powinny natomiast zostać skorygowane w dacie otrzymania faktury korygującej. Spółka powinna fakturę korygującą zaewidencjonować na normalnych zasadach i rozliczyć ją na bieżąco (art. 15 ust.1 ustawy o pdop).

Pytanie 6 - Czy możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zapłacone odsetki od kredytu zaciągniętego na wypłatę dywidendy?

Odpowiedź 6 - NIE. Kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów albo utrzymania oraz zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem tych, które nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Wypłata dywidendy nie ma takich cech - nie stanowi przychodu podatkowego, tym samym wydatek poniesiony na taki cel nie stanowi kosztu uzyskania przychodów. Konsekwentnie nie stanowią kosztu uzyskania przychodów odsetki (art. 15 ust. 1 ustawy o pdop).

Pytanie 7 - W wyniku awarii uległy zniszczeniu (spaleniu) 2 maszyny (środki trwałe) używane do produkcji obuwia. Czy straty powstałe z tego tytułu obciążają koszty uzyskania przychodów?

Odpowiedź 7 - TAK, ale w wysokości przewyższającej dokonane odpisy amortyzacyjne (art. 16 ust. 1 pkt 5 ustawy o pdop).

Pytanie 8 - Prowadzimy działalność gospodarczą w formie spółki kapitałowej. Przejęliśmy inną spółkę kapitałową. Za udziały spółki przejętej zapłaciliśmy środkami pozyskanymi z pożyczki. Czy koszty jej spłaty będą stanowiły koszt uzyskania przychodu?

Odpowiedź 8 - TAK. Wydatki te będą uznane za koszty uzyskania przychodów uzyskiwanych z działalności gospodarczej (koszty pośrednie mające na celu usprawnienie i rozwój źródła przychodów). Mają one bowiem związek z przychodami podatnika. Należy jednak pamiętać, że muszą to być odsetki zapłacone (art.16 ust. 1 pkt 10 i 11, art. 16 ust. 1 pkt 60 ustawy o pdop).

Pytanie 9 - Prowadzimy działalność gospodarczą jako spółka kapitałowa i prowadzimy księgi rachunkowe. Czy amortyzację bilansową możemy uznać za amortyzację podatkową?

Odpowiedź 9 - NIE. Podmioty prowadzące działalność gospodarczą prowadzące księgi rachunkowe muszą pamiętać o różnicach między wielkościami finansowymi kształtowanymi przez ustawę o rachunkowości i wielkościami podatkowymi kształtowanymi przez ustawy podatkowe. Taką różnicę wykazuje m.in. amortyzacja. Dlatego też amortyzację bilansową należy przeanalizować pod katem ustawy o pdop.

Pytanie 10 - Prowadzimy zakład produkcyjny krawiecki. Zakupiliśmy w marcu obudowę pięciu maszyn do szycia. Sam mechanizm mamy otrzymać za 4 miesiące. Czy możemy od kwietnia dokonywać odpisów amortyzacyjnych od zakupionych środków trwałych?

Odpowiedź 10 - NIE. Obudowa maszyny do szycia to jego część składowa. Nie jest zatem składnikiem majątku kompletnym i zdatnym do użytku w miesiącu kwietniu. W konsekwencji nie będzie również wykorzystywana do prowadzonej działalności gospodarczej. Odpisów amortyzacyjnych należy dokonywać począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym kompletny i zdatny do użytku składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych (art. 16a ust. 1 ustawy o pdop).

Pytanie 11 - Prowadzimy działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. Dokonujemy amortyzacji składników majątku wykorzystywanych do tej działalności. Czy dokumenty związane z tą amortyzacją należy gromadzić 6 lat?

Odpowiedź 11 - Co do zasady tak. Należy jednak pamiętać, iż dokumenty dotyczące środków trwałych amortyzowanych dłużej mogą być niezbędne do rozliczenia podatkowego za lata następne. Wówczas podatnik będzie miał obowiązek przedłożyć organowi podatkowemu dokumenty związane z amortyzowanym, w roku podatkowym, środkiem trwałym (art. 15 ust. 1 ustawy o pdop).

Więcej przykładów i praktycznych zadań z rachunkowości podatkowej znajdziesz w książce "Rachunkowość podatkowa. Wydanie drugie" K. Winiarskiej i K. Startek (Wydawnictwo C.H. Beck, 2009). Książkę znajdziesz w księgarni www.ksiegarnia.beck.pl - wpisz w pole wyszukiwarki tytuł. Wykorzystanie za zgodą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa C.H. Beck