Nikogo nie trzeba przekonywać, że szczególnie na wczesnym etapie prowadzenia działalności gospodarczej rozliczanie kosztów jest zarówno męką, jak i złem koniecznym. Pozwala ono na dozwolone prawem eliminowanie należności publicznoprawnej.

Świeżo upieczeni przedsiębiorcy obawiają się, że ujęcie pewnych wydatków w kosztach działalności może być kwestionowane przez Urzędy Skarbowe. Tymczasem pewne działania pozwalają na optymalizowanie rozliczenia podatkowego i wpływają na dalsze rozliczenia, nie tylko bezpośrednio po rejestracji.

Po pierwsze, rozpoczynanie działalności gospodarczej niesie za sobą z reguły wysokie koszty. A zatem korzystniejsze będzie rozliczanie się metodami, w których te wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Wybór ryczałtu ewidencjonowanego oraz karty podatkowej w pierwszym roku działalności może okazać się błędem. Te formy opodatkowania nie pozwalają na obniżanie przychodu o poniesione koszty.

Rozpoczęcie działalności we własnym mieszkaniu skłania przede wszystkim do rozliczania części opłat eksploatacyjnych. Rozliczenie takie obejmuje przede wszystkim opłaty za czynsz - wyliczając proporcjonalnie całość powierzchni mieszkania do powierzchni przeznaczonej na działalność (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 2009.04.03, sygn. ILPB1/415-53/09-5/AA). Podobnie możliwe jest rozliczanie kosztów eksploatacji w mieszkaniu podnajmowanym lub użytkowanym przez podatnika, np. w mieszkaniu rodziców, teściów (Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdyni, 6 marca 2006 r., nr II-2/4111/415/3/1d/06).

Jeżeli umowa zawarta jest nieodpłatnie, to nastąpi zwolnienie takiego nieodpłatnego świadczenia na rzecz przedsiębiorcy z opodatkowania podatkiem dochodowym. Dotyczy to lokalu udostępnionego przez małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, zięcia, synową, rodzeństwo, ojczyma, macochę i teściów, zstępnych rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, zstępnych i małżonków pasierbów, małżonków rodzeństwa i rodzeństwo małżonków, małżonków rodzeństwa małżonków, małżonków innych zstępnych. Niesłusznym wydaje się stanowisko zajęte przez Pierwszy Urząd Skarbowy Łódź-Górna 2006.03.09, sygn. I-415/7/06, jakoby opłaty eksploatacyjne ustalone w lokalu użyczonym od członka rodziny nie pozwalały na traktowanie takiej umowy jako nieodpłatnej. Również w przypadku takiej umowy proporcjonalne pokrywanie kosztów czynszu, energii, wody itp. może stanowić dla podatnika koszt uzyskania przychodów.
Podobnie możliwe jest także rozliczenie wydatków na podatek gruntowy lub podatek od nieruchomości. Podstawą sporządzenia dowodów wewnętrznych jest decyzja Urzędu Miejskiego wskazująca na wysokość podatku gruntowego, czy od nieruchomości (Urząd Skarbowy Wrocław-Fabryczna, 13 listopada 2003r., PD I-415-3512-149/03). Również w tym zakresie rozliczenie powinno wystąpić proporcjonalnie, niemniej już sama decyzja ustalająca wysokość podatku powinna zawierać podwyższoną wartość podatku z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej.

W przypadku opłat za telefon rozliczeniu podlegać będzie koszt prowadzonych rozmów, ale potrzebny jest billing z informacją, które połączenia są firmowe (Naczelny Sąd Administracyjny, 11 grudnia 2002 r. I SA/Wr 1643/00). A zatem przedsiębiorca musi każdorazowo opisać prowadzone rozmowy, by jednoznacznie wynikało, że są to rozmowy służbowe. W przypadku opłat za korzystanie z sieci Internet nie ma obowiązku dokumentowania odwiedzanych stron. Wystarczającym będzie oświadczenie podatnika, że z sieci Internet korzysta wyłącznie dla celów służbowych.

Do kosztów bieżących przedsiębiorca może zaliczać również wydatki związane z użytkowaniem samochodu. Może to być zarówno samochód prywatny, użyczony, jak i wprowadzony do środków trwałych.

W przypadku korzystania z samochodu prywatnego lub użyczonego koszty używania rozliczane są wyłącznie na podstawie faktur do limitu, określonego jako iloczyn przejechanych kilometrów oraz odpowiedniej stawki za każdy przejechany kilometr. Podatnik zobowiązany jest zatem prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów. Ograniczenie nie dotyczy jednak samochodów ciężarowych (Urząd Skarbowy w Warszawie,  2007.07.17, 1471/DPR2/423-60/07/JB).

W ramach kilometrówki możliwe jest rozliczanie zarówno wydatków na benzynę, części zamiennych, oleju, płynów do spryskiwaczy, jak również ubezpieczenia samochodu (Urząd Skarbowy w Krośnie, 2007.04.30, US.PDF/415-12/07).

Ograniczenie w rozliczaniu nie będzie natomiast dotyczyło samochodów wprowadzonych do ewidencji środków trwałych. W tym przypadku wszelkie wydatki eksploatacyjne mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, a dodatkowo - rozliczane są w kosztach raty amortyzacyjne związane z używaniem samochodu.

Do wydatków ponoszonych przez przedsiębiorcę często zalicza się również zakup komputera. W tym przypadku zarówno zakup komputera, jak i oprogramowania do niego można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Natomiast rozliczeniu podlega cały zestaw komputerowy i nie może on być rozpatrywany w rozbiciu na poszczególne niesamodzielne elementy, ponieważ w takiej formie nie mógłby być użytkowany przez podatnika (NSA, 9 stycznia 1998 r., III SA 843/96). Do zestawu należy zarówno sprzęt zewnętrzny (monitor, myszka, klawiatura, drukarka, skaner, serwer), jak i system pozwalający na uruchomienie komputera i użytkowanie go (Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie, 2007.06.20L.IS.I/1/4151/29/2007, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Pyrzycach, 2004.07.27, US.PB-1/415-07/2004). Nie zalicza się do niego natomiast innych programów instalowanych i pozwalających na uruchamianie dodatkowych funkcji (Word, Excel itp.), Izba Skarbowa we Wrocławiu, 2006.06.19, PP II 443/528/06. Podobnie do zestawu nie należy drukarka czy inne urządzenie podłączane do wielu stanowisk niezależnych zestawów komputerowych (drukarka sieciowa, Urząd Skarbowy w Lubaczowie, 9 czerwca 2006r., US.I/413-7/06).

Za koszty uzyskania przychodu uznać można również zakup wyposażenia biura przedsiębiorcy. Może to być zatem biurko, pułki, szafy, fotele, służące do prowadzenia działalności gospodarczej (Dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie, 2007.06.20, L.IS.I/1/4151/29/2007). Podobnie działalności gospodarczej służyć może zakup artykułów biurowych (długopisy, pióra, papier do drukarki), jak i literatury fachowej, związanej bezpośrednio z przedmiotem działalności gospodarczej.