Obecnie coraz więcej firm decyduje się na biura, w których odpowiednio zaprojektowana przestrzeń, światło, akustyka, dobrze dobrane meble i wyposażenie pomagają stworzyć optymalną i motywującą atmosferę. Innymi słowy – biuro szyjemy na miarę potrzeb pracujących w nim ludzi oraz ich indywidualnych wymagań.

Każdym zdarzeniom, takim jak spotkanie, konferencja, czekanie, praca indywidualna, zespołowa, stwarzamy odpowiednie warunki, oprawę i atmosferę. Nie da się zastosować jednego szablonu i nie ma jednej recepty na dobre biuro. Dlatego projekt biura, w tym dobór właściwego wyposażenia musi zaczynać się od analizy specyfiki pracy, rodzaju zdarzeń, określeniu priorytetów.

Miejsca pracy

Można jednak zauważyć tendencje oraz skorzystać z doświadczeń ostatnich lat, np. z powierzchniami typu open space. W Polsce otwarty plan biura chętnie jest stosowany i stał się powszechny. Często jednak widzimy, jak po kilku miesiącach użytkowania open space zmienia się. Dochodzą dodatkowe elementy, przegrody, ścianki. Pracownicy dążą do optycznego i akustycznego wyizolowania i zindywidualizowania własnych stanowisk. Kiedy dzieje się to chaotycznie, biuro zamienia się w śmietnik. Warto wcześniej o tym pomyśleć.

Zakładając, że zmiany są nieuniknione wybierzmy wyposażenie pozwalające na dokonywanie zmian bez uszczerbku na wyglądzie i funkcjonalności biura, chociażby stosując prostokątne biurka, mobilne kontenery, szafy o jednej wysokości. Wybór biurka, a właściwie jego stelaża może mieć duży wpływ na możliwości przyszłych zmian. Tak więc wybierajmy symetryczne stelaże.

Popatrzmy też, czy konstrukcja biurka pozwala na zamontowanie dodatków, akcesoriów, ścianek. Jeżeli rozważamy zastosowanie biurek z regulowaną wysokością, to nie stosujmy ścianek działowych montowanych do blatów lecz niezależnie stojące na podłodze.

Biurko, a właściwie blat na stelażu to na razie rusztowanie, do którego należy dodać odpowiednie akcesoria, które indywidualizują stanowisko pracy i przystosowują do potrzeb pracownika. Są to panele, zabudowy, kanały kablowe, gniazda, zawieszki na komputery, itp. Wbrew pozorom te właśnie akcesoria należy zaplanować rozważnie. Popatrzmy jakie urządzenia będą stosowane, jak będą rozmieszczone, jak rozwiązana jest sprawa kabli. A może zastosowane będą systemy bezprzewodowe?

W kontekście zmian duże znaczenie ma kolorystyka. Jasne kolory sprawiają, że meble stają się naturalne w przestrzeni open space’u i zmiany w ich ustawieniu nie wpływają specjalnie na wygląd biura. Mocniejsze, przykuwające wzrok kolory zostawmy innym, niezmiennym elementom aranżacji wnętrza, np. płaszczyznom ścian, słupów, ciągów komunikacyjnych, a także tapicerkom siedzisk. Wprowadzą dynamizm, kontrast i atmosferę.

Recepcja – wizytówka firmy

Pierwsza prezentacja to kluczowy punkt wizerunku firmy. Dobrze zaprojektowana recepcja reprezentuje firmę oraz demonstruje szacunek swoim gościom. To tutaj manifestowana jest zarówno pracownikom, jak i klientom kultura organizacji. A symbole wizualne oraz detale zapadają w pamięci klientów i osób oczekujących. Recepcja to również centrum informacji i komunikacji. Dlatego firmy przywiązują tak dużą wagę do urządzenia recepcji i przeznaczają dla niej reprezentacyjnie zaprojektowaną przestrzeń.

Gabinety i sale spotkań

Pomieszczenia dla top managementu to również strefa, w której prezentowany jest wizerunek firmy. Przede wszystkim jednak służą one kierownictwu firmy, które podejmuje strategiczne decyzje. Dzisiaj kierownictwo odpowiada za zarządzanie potencjałem kreatywności swoich pracowników. Dlatego tak wiele kreatywności samo musi wykazać. Te dwa powody wystarczą, aby pomieszczenia dla top managementu były urządzone komfortowo, z dbałością o detale oraz odpowiadały potrzebom kreatywnych spotkań. W dobrze urządzonej sali potrzebny jest stół, który swoimi rozmiarami będzie pasował do skali wnętrza. Ważne, aby był do niego wygodny dostęp i aby w sali została jeszcze swobodna przestrzeń. Bywa, że uczestnik spotkania woli wypowiedzieć się na stojąco lub przechadzając się. Warto wtedy postawić lekką mównicę. Dla komfortu ciała najważniejsze jednak będą odpowiednie fotele. Powinny być ergonomiczne, wygodne no i oczywiście świetnie zaprojektowane. Niezbędne są również różnego rodzaju pomocniki, np. mobilne barki lub stoliki multimedialne.

Autorką artykułu jest arch. Małgorzata Jodłowska-Szczuka, dyrektor marketingu w HELIKON Meble Biurowe S.A., firmy będącej wiodącym dystrybutorem polskich mebli biurowych. Firma HELIKON jest laureatem konkursu Gazele Biznesu 2008 www.helikon.pl, e-mail: helikon@helikon.pl