Zwalnianie pracowników to trudny moment dla pracodawcy i samego zainteresowanego. Tym ważniejsze jest profesjonalne komunikowanie zaplanowanych zmian i podejmowanie działań zmierzających do przemiany tej potencjalnej sytuacji kryzysowej w maksymalnie komfortową dla obu stron. Z powodzeniem realizują je firmy doradcze w ramach usługi outplacementu, pokazując, że HR i PR na jednym wózku jadą.

Dotychczas programy outplacementu, czyli zwolnień monitorowanych, były traktowane raczej jako jedno z narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi. Nacisk kładziono na złagodzenie reperkusji zwolnień dla pracowników ‑ znalezienie nowej pracy, ewentualnie wcześniejsze podniesienie ich kwalifikacji zawodowych. Obecnie coraz częściej podnosi się również aspekt niwelowania negatywnych skutków wizerunkowych, często będących dla firm konsekwencją zwolnień. Dla osób zajmujących się public relations temat jest o tyle ciekawy, że to przykład działania z zakresu HR mającego na celu wspieranie również działań komunikacyjnych i budowanie pozytywnego wizerunku wśród pracowników, partnerów, inwestorów oraz w środowisku lokalnym.

Outplacement w praktyce

Proces outplacementu, pomimo dynamicznie zmieniających się uwarunkowań rynkowych, nigdy nie powinien być przeprowadzany pochopnie i bez uprzedniego zaplanowania jego wszystkich etapów. Program rozpoczyna się znacznie wcześniej niż faktyczne wręczanie wypowiedzeń umów o pracę, a firma doradcza zapraszana jest do współpracy, nawet zanim kierownicy operacyjni otrzymują informacje o planowanych zwolnieniach w obrębie zarządzanych przez siebie zespołów.

Przykładem przeprowadzonego z sukcesem programu zwolnień monitorowanych może być program outplacementu grupowego wdrożony przez jedną z większych firm na rynku finansowym. W związku z reorganizacją firmy po przejęciu własności firmy przez nowego inwestora oraz analizą finansową podjęto decyzję o redukcji zatrudnienia o około 100 osób. Informacja ta została przekazana członkom zarządu. Już wówczas podjęto decyzję o przeprowadzeniu programu outplacementu ‑ sytuacja wydarzyła się 6 miesięcy przed planowanymi zwolnieniami poszczególnych pracowników. Pierwszym etapem programu jest zaplanowanie terminów i harmonogramu zwolnień oraz polityki informacyjnej. Zgodnie z celami i przyjętą strategią firmy dział PR wraz z agencją doradztwa personalnego opracowują jeden prosty i czytelny przekaz dla całej załogi oraz otoczenia zewnętrznego pracodawcy. We wspomnianej firmie dział PR, bazując na ustalonych hasłach-kluczach, przygotowuje spójną kampanię informacyjną ‑ plan spotkań, teksty ulotek i wystąpień itp.

Teraz nadchodzi czas na szkolenia dla kadry menedżerskiej przygotowujące ich do sytuacji zarządzania zmianą. Obejmują one tematykę samej zmiany i zaplanowanych etapów działania, a także przygotowanie do zagrożeń, na jakie w tej specyficznej sytuacji narażeni są kierownicy. Zwalnianie pracowników powoduje duże napięcie emocjonalne, często poczucie winy (choć zazwyczaj zupełnie nieuzasadnionej, ale subiektywnie, „po ludzku” odczuwanej) oraz strach przed reakcją zwalnianego pracownika. Dodatkowym obciążeniem jest fakt, że menedżer jako przedstawiciel pracodawcy stanowi o jego wizerunku, realizuje politykę informacyjną oraz pozostaje z osobami, które zwolnieniami nie zostały objęte. Kierownicy uczą się więc nie tylko umiejętności komunikowania złych wiadomości, ale także często na szkoleniach dowiadują się, jak radzić sobie ze stresem.

Wkrótce po zakończeniu szkoleń, kiedy są już przygotowane listy osób, których etaty zostaną zredukowane, informację przekazuje się ogółowi załogi. Spotkania informacyjne prowadzą przedstawiciele pracodawcy oraz konsultanci firmy doradczej. Ci ostatni są także obecni przy wręczaniu wypowiedzeń poszczególnym osobom, zapraszając je jednocześnie do udziału w programie i wyjaśniając jego przebieg i cel. Konsultanci organizują szkolenia dla zwalnianych pracowników oraz wspierają ich w procesie poszukiwania nowego zatrudnienia. To oni także współpracują z podmiotami takimi, jak urzędy pracy czy organy samorządu terytorialnego, reprezentując pracodawcę i realizując w ten sposób politykę działu PR.

Każdy zwalniany pracownik jest traktowany indywidualnie, nawet jeśli większa liczba osób pracuje na tym samym stanowisku, nie oznacza to, że mają one takie same kwalifikacje, umiejętności czy potencjał osobisty. Każda osoba ma także inne potrzeby. Ich określeniu służą spotkania indywidualne z psychologiem i konsultantem firmy doradczej. Zdarza się, że podczas takich rozmów zapadają decyzje na przykład o założeniu własnej firmy, uzupełnieniu wykształcenia czy zupełnej zmianie wykonywanego obecnie zawodu. Dużą rolę w całym procesie outplacementu odgrywają kierownicy liniowi, którzy bezpośrednio kontaktują się z potencjalnie zwalnianymi. Jeśli nie ma ustalonego wspólnie, jednego dla wszystkich komunikatu, informacje przekazywane zaniepokojonej załodze wymykają się spod kontroli. Każdy menedżer inaczej może postrzegać i rozumieć cele firmy i odpowiednio do swojego zrozumienia oraz dostępu do rzetelnej informacji spowodować ewentualną panikę lub nieetyczne zachowania ze strony pracowników.

Dlaczego firma zewnętrzna?

Przeprowadzeniem outplacementu zajmują się przeważnie zewnętrzne firmy doradztwa personalnego. Po pierwsze, posiadają one potrzebną wiedzę oraz narzędzia do poprawnego przeprowadzenia programu. Po drugie, proces zwalniania pracowników jest naturalnie procesem nacechowanym silnymi emocjami. Ważne jest więc, aby realizowały go podmioty neutralne wobec obu stron. Tym bardziej że osoby zwalniane z pracy zazwyczaj mają negatywny stosunek do wszelkich działań prowadzonych przez pracodawcę, kiedy wiedzą już o swoim losie. Status „firmy zewnętrznej” zabezpiecza więc status quo całego programu.

Jego sukces zależy w dużej mierze od sposobu komunikowania o zmianach oraz czasu, w jakim zostanie ono przeprowadzone. Im szybciej firma zdecyduje się na wprowadzenie firmy doradczej i przeprowadzenie programu, tym lepiej. Za późno na informowanie załogi o programie wsparcia, kiedy w rozmowach nieoficjalnych w firmie krążą nazwiska osób przeznaczonych do zwolnienia!

Budowany przekaz

Niezależnie od stosowanych metod i narzędzi PR komunikat dla ogółu pracowników jest zawsze ten sam: firma znajduje się w momencie restrukturyzacji i bolesnym, acz niezbędnym jej kosztem jest redukcja zatrudnienia. Pracodawca szanuje swoich pracowników i dba o nich, program outplacementu jest tym, co w danej sytuacji może zrobić, aby pomóc osobom zwalnianym. Przekaz ten oddziałuje także na pracowników pozostających w firmie, dając im poczucie, że w przypadku ewentualnego przyszłego zwolnienia nie będą pozostawieni samym sobie.

Sposoby komunikowania zmian bywają różne ‑ zależne od wielkości firmy, stopnia integracji załogi oraz dotychczasowych praktyk w zakresie komunikacji. Główną rolę w programie zawsze powinien odgrywać jednak pracodawca, a wszelkie działania firmy doradczej powinny akcentować jego rolę i wolę pomocy zwalnianym pracownikom. Kolejny przekaz jest więc taki, że konsultanci są wynajętymi ekspertami, działającymi w konkretnych obszarach na życzenie pracodawcy, realizując jego politykę czy strategię.

Współpraca HR i PR

Ważne jest, aby łączyć, ale nie utożsamiać outplacementowych działań HR z działaniami z zakresu PR w okresie restrukturyzacji. Proces komunikowania, choć ustalony we współpracy między firmą doradczą a działem PR, powinien być prowadzony przez osoby dotychczas zajmujące się w firmie komunikacją. Pracownicy są przyzwyczajeni do otrzymywania komunikatów z konkretnego zaufanego źródła, a oddanie głosu firmie zewnętrznej tworzy dodatkowy i darzony mniejszym zaufaniem pracowników kanał komunikacyjny. Zauważono, że budowanie wiarygodności konsultantów przeprowadzających program outplacementu znacznie wzrasta po „wprowadzeniu” ich do firmy właśnie przez dział PR. Ostatecznie agencje doradztwa personalnego nie są agencjami PR i nie powinny być tak traktowane. Dlatego też współdziałanie działu PR, HR, firmy zewnętrznej oraz zarządu firmy jest szczególnie ważne dla prawidłowego przebiegu programu zwolnień monitorowanych.

Menedżer w potrzasku?

Pomimo że outplacement świadczy o firmie pozytywnie, te niezbyt często chcą się nim chwalić publicznie, jeśli nie zajdzie taka potrzeba. Zawsze wiąże się on jednak ze zwolnieniami pracowników, a te z kolei odbierane są bez względu na okoliczności negatywnie.

Szczególnym rodzajem programu outplacementu, którym firmy chcą się chwalić jest outplacement menedżerski. Zwalniany menedżer ma swojego doradcę personalnego, który wspiera go w poszukiwaniu nowego zatrudnienia, a często także reprezentuje podczas rozmów z potencjalnym pracodawcą. Objęcie jednego lub kilku pracowników takim programem może być dla otoczenia firmy sygnałem, że są to pracownicy szczególnie ważni i cenieni. Pracownicy o wysokich kwalifikacjach mogą trafić do ważnych dla firmy klientów, inwestorów lub dostawców. W tej sytuacji sposób rozstania się z pracownikiem może mieć bezpośredni wpływ na dalszą współpracę z tymi firmami, a przez to na los samej firmy, z której zwolniony został pracownik. Outplacement nigdy nie zmienił swoich celów, sensu stricto praktycznych. Jednak dzięki zwiększeniu się znaczenia, jakie firmy nadają działom PR obecnie jego walory postrzegane są bardziej interdyscyplinarnie, niż to było do tej pory. Obecnie programy zwolnień monitorowanych działają na pograniczu CSR, ochrony wizerunku firmy oraz minimalizowania strat wewnętrznych, takich jak spadek morale i motywacji pracowników nie objętych procesem zwolnień. Przy prawidłowo przeprowadzanych programach z powodzeniem współpracują ze sobą: specjaliści PR firmy (sposób komunikowania zmian), psycholog (wsparcie emocjonalne, szkolenia), pośrednicy pracy i specjaliści rynku pracy, także z organizacji rządowych lub samorządowych, często też lokalne lub ogólnokrajowe media.

Tomasz Gawlikowski
Kadry Polskie Sp. z o.o.

Oficjalne wydanie internetowe www.piar.pl