Czy właścicielowi firmy przysługuje wyjazd służbowy, kto wypisuje polecenie wyjazdu? Czy w ogóle istnieje możliwość rozliczenia przez właściciela wyjazdu służbowego?

Przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą) może rozliczyć podatkowo wyjazdy (podróże) związane z działalnością swojej firmy na terenie kraju i poza jego granicami.

Koszty związane z podróżą dla celów działalności firmy przedsiębiorca może zaliczyć do swoich kosztów podatkowych, jednak z określonymi ograniczeniami. Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki poniesione podczas wyjazdów związanych z wykonywaniem działalności na zasadach ogólnych przewidzianych w art. 22 ust. 1 updof. Warunkiem koniecznym jest, aby wydatek był poniesiony w ramach działalności i w celu uzyskania przychodu, a także – zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Powinien być także prawidłowo udokumentowany. Właściciel firmy może w koszty działalności wliczyć wydatki faktycznie poniesione w związku z wyjazdami, np. koszty noclegów, przejazdów, udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami.

Ograniczenie dotyczy zaliczania kosztów związanych z własnym wyżywieniem w trakcie podróży – muszą się one mieścić w limicie diety przysługującej pracownikom za czas podroży służbowej.

Przedsiębiorca inaczej niż pracownik

Wobec przedsiębiorcy (właściciela firmy) nie ma zastosowania zwolnienie od podatku określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Dzieje się tak, bowiem przedsiębiorca w związku z podróżą dla celów działalności firmy nie otrzymuje zwrotu kosztów w postaci diet i innych należności za czas przebywania w tej podróży. Ponieważ właściciel w związku z taką podróżą nie osiąga przychodów w postaci zwrotu kosztów, nie występuje w tym przypadku także podatek, od którego byłby zwolniony, czy też nie.

Przedsiębiorca podróżuje bez „Polecenia wyjazdu służbowego” – sam decyduje o konieczności podróży dla celów prowadzonej działalności.

Koszty wyżywienia w limicie diety

Inaczej wygląda kwestia zaliczania w koszty podatkowe przedsiębiorcy wydatków związanych z jego wyżywieniem w trakcie podróży, a inaczej – pozostałych wydatków. Otóż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w obu rozporządzeniach o podróżach służbowych (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

Jak stwierdził NSA w wyroku z 15 września 2005 r. (sygn. akt FSK 2175/04), „osoby prowadzące działalność gospodarczą z tytułu odbywania podróży służbowych nie mogą rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu kosztów faktycznie poniesionych z tytułu zwiększonych wydatków na koszty utrzymania, lecz mogą się rozliczyć tylko swoistym „ryczałtem” – wartością diet za czas podróży służbowej przysługującą pracownikom”. Oznacza to, że przedsiębiorca odbywający podróż służbową na terenie kraju lub poza jego granicami może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży dla celów prowadzonej działalności gospodarczej w tej samej wysokości i na takich samych zasadach, jakie określają oba rozporządzenia o podróżach służbowych.

Uwaga

Przedsiębiorca w związku z odbywaną przez siebie podróżą służbową nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków, jakie poniósł na własne wyżywienie w trakcie tej podróży. Do kosztów podatkowych przedsiębiorca może zaliczyć jedynie część tych wydatków – do wysokości diet, jakie przysługują pracownikom za czas podróży służbowej.

Pozostałe wydatki – w kosztach bez limitów

Natomiast pozostałe wydatki związane z podróżą przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych w wysokości faktycznie poniesionej stwierdzonej fakturą VAT lub rachunkiem. Dotyczy to wydatków za nocleg, jak również pozostałych wydatków poniesionych w trakcie podróży (np. za przejazdy) przez przedsiębiorcę, a związanych z odbytą podróżą. Warunkiem koniecznym jest, aby wydatek poniesiony był w ramach prowadzonej działalności i w celu uzyskania przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 updof).

Definicja podróży właściciela firmy

Podkreślić jednak należy, że jednym z warunków zastosowania przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 updof jest ustalenie zakresu pojęcia podróży dla celów prowadzonej działalności przez właściciela firmy. Świadczenie usług w ramach prowadzonej działalności, tj. w celach zarobkowych i na własny rachunek, nie może być traktowane jako podróż służbowa. Dzieje się tak, ponieważ czynności związane z realizacją usług i wiążące się z nimi wyjazdy należą do istoty prowadzonej działalności i nie mogą być utożsamiane z podróżą służbową.

Przepisy podatkowe oraz przepisy odrębne, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 52 updof, nie definiują tego pojęcia. Podróżą służbową pracownika jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z umowy o pracę. Natomiast w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą podróżą służbową jest wyjazd związany z tą działalnością poza stałe miejsca jej prowadzenia, który wskazuje na incydentalność i tymczasowość pobytu w miejscu wykonywania zadania. Wyjazdy poza miejsce stałego zamieszkania w celu wykonania usługi wchodzącej w zakres prowadzonej działalności należą do istoty tej działalności i jako takie nie są podróżą służbową (zob. pismo naczelnika Urzędu Skarbowego w Nowym Sączu z 22 grudnia 2005 r.; sygn. PD-2-415-70-05).

Podróż samochodem prywatnym – ograniczenia

W przypadku używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego w związku z ponoszonymi wydatkami z tytułu podróży należy pamiętać o ograniczeniu wynikającym z treści art. 23 ust. 1 pkt 46 updof.

Podstawa prawna

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.; Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).