Ostatni artykuł pt. Dotacja na koncie, czyli jak rozliczyć projekt unijny poświęciłem gromadzeniu dokumentacji poświadczającej realizowane wydatki oraz wnioskom o płatność. Tym razem skoncentruję się na równie fundamentalnych sprawach, jak definiowane i realizacja wskaźników zadeklarowanych we wniosku o dotację.

Obowiązkowym elementem każdego wniosku dotacyjnego jest zdefiniowanie wskaźników, które powinny odzwierciedlać cele i zakres projektu. W perspektywie finansowej Unii Europejskiej 2007-2013, przedsiębiorcy zobowiązani są zdefiniować wskaźniki produktu i rezultatu. Dawniej uwzględniało się również wskaźniki oddziaływania w szerszym kontekście społeczno-gospodarczym, jednak realizacja tych wskaźników praktycznie nie zależała od Beneficjenta i nie wpływała zasadniczo na projekt, dlatego zaniechano tej praktyki.

Obowiązkowe wskaźniki

W większości programów skierowanych do przedsiębiorców (Regionalne Programy Operacyjne, Innowacyjna Gospodarka, Infrastruktura i Środowisko, Kapitał Ludzki) zdefiniowane są obowiązkowe wskaźniki, jak również te dodatkowe, specyficzne dla danego działania lub typu projektu. Często zalecane jest korzystanie z tzw. wskaźników kluczowych, horyzontalnych lub pomocniczych, które przygotowywane są przez poszczególne instytucje przeprowadzające konkursy. Można również konstruować własne wskaźniki. Przykładowo, w programie regionalnym województwa łódzkiego istnieje możliwość uwzględniania własnych wskaźników, jednak każdorazowo należy zgłosić taki wskaźnik, jako wskaźnik autorski. Natomiast w Programie Innowacyjna (np. w działaniu 1.4-4.1, 4.4) można definiować własne wskaźniki bez jakiegokolwiek uzgadniania.

Konstruując własne wskaźniki należy przestrzegać kilku zasad, których spełnienie decyduje później o ocenie projektu i możliwości jego rozliczenia. Wskaźnik musi być:

" obiektywnie weryfikowalny,
" odzwierciedlać założone cele projektu,
" odzwierciedlać zakres rzeczowy projektu,
" adekwatny dla danego rodzaju projektu,
" możliwy do realizacji w założonym okresie.

Zanim zastosuje się określony wskaźnik, najpierw należy zastanowić się, w jaki sposób będzie można go weryfikować. Praktycznym rozwiązaniem jest wybór takich źródeł weryfikacji, które Beneficjent sam może monitorować, bez konieczności wykonywania badań przez zewnętrzne podmioty. Przykładowo, dla zobrazowania wpływu projektu na BHP lepiej wybrać wskaźnik mierzony w sztukach, np. liczba zastosowanych osłon niż zmniejszenie emisji hałasu w dB. Na etapie rozliczania musimy posiadać dokumenty potwierdzające wartość bazową i realizację wskaźnika w kolejnych latach, dlatego zanim przygotuje się projekt, należy zebrać dokumenty umożliwiające weryfikacje wskaźników. Wszystkie programy posiadają kryteria oceniające poprawność wybranych wskaźników na etapie oceny formalnej lub merytorycznej. Pozytywna ocena tego elementu wniosku jest konieczna, aby przejść do kolejnego etapu oceny.

: (ang. output indicators) dotyczą wyłącznie okresu realizacji projektu, z tego też względu ich osiągnięcie wymagane jest do zakończenia projektu. Wskaźniki produktu obrazują realizację zakresu projektu ujętego w kosztorysie lub harmonogramie rzeczowo-finansowym. Wskaźniki produktu powinny bz ściśle związane z zakresem rzeczowym projektu i wskazywać, ile danych elementów zamierza się zakupić w ramach projektu. Mogą to być np. liczba zakupionych środków trwałych, liczba zakupionych technologii, wartość zakupionych usług doradczych mierzone zazwyczaj w sztukach lub PLN. Wyliczanie i udokumentowanie każdego zakupionego elementu co do sztuki bywa jednak często uciążliwe, szczególnie w przypadku gdy planuje się zakup kilkuset lub kilku tysięcy sztuk środków trwałych. W takich przypadkach praktyczne jest zebranie powiązanych i podobnych elementów w zestaw lub komplet. Oczywiście należy wcześniej uzgodnić takie rozwiązania z odpowiednią instytucją wdrażającą, gdyż np. w Regionalnym Programie Operacyjnym woj. Śląskiego przedsiębiorcy muszą wpisać faktyczną liczbę środków trwałych. Rekordzista z mojej praktyki miał ich ponad 24 000.

Wskaźniki rezultatu (ang. results indicators) odpowiadają bezpośrednim i natychmiastowym efektom wynikającym z realizacji projektu. Wskaźniki rezultatu należy przedstawić za okres nie wcześniejszy niż wskaźniki produktu, z uwagi na to, że rezultaty są wynikiem produktów projektu. Wskaźniki rezultatu odpowiadają bezpośrednio celom projektu. Należy bezwzględnie pamiętać o korelacji między celami projektu a wskaźnikami. Np. gdy celem projektu jest dywersyfikacja działalności firmy, adekwatnym wskaźnikiem rezultatu jest: liczba nowych produktów lub usług.

Wskaźniki mają również kluczowe znaczenie w przypadku przyznania punktów za poszczególne kryteria. Informacja o warunkach przyznania punktów powinna znajdować się np. w przewodniku po kryteriach oceny, jak jest to w PO Innowacyjna Gospodarka, szczegółowym opisie kryteriów, metodologiach obliczania liczby punktów lub podobnym dokumencie przygotowanym dla danego konkursu.

Standardowym przykładem uzależnienia otrzymania punktów tylko w przypadku ujęcia we wskaźnikach jest zwiększenie zatrudnienia. Niemal w każdym programie punkty przyznawane są za deklaracje utworzenia miejsc pracy, co wymaga ujęcia tego we wskaźniku rezultatu, rzadziej produktu. W takim przypadku szczególną uwagę należy zwrócić na odniesienie do wartości bazowej. Najczęściej wzrost zatrudnienia musi nastąpić w odniesieniu do liczby zatrudnionych za okres przed złożeniem wniosku. Wtedy będzie należało przez okres trzech lub pięciu lat utrzymać zakładany poziom zatrudnienia na poziomie całego przedsiębiorstwa. Niedotrzymanie takiego wskaźnika może skutkować zwrotem dotacji. Są jednak wyjątki, które pozwalają zadeklarować tylko nowe miejsce pracy w odniesieniu do projektu, co pozwala prowadzić swobodną politykę zatrudnienia w innych działach firmy. Oczywiście nowe miejsca pracy nigdy nie mogą powstać w wyniku przeniesienia pracowników z innych działów przedsiębiorstwa.

Bardzo często ujęcia we wskaźniku rezultatu wymaga spełnienie kryterium dotyczącego ochrony środowiska. Zasady obowiązujące w takim kryterium są również bardzo zróżnicowane. Czasami wystarczy wpisać liczbę wdrożonych rozwiązań proekologicznych, jak np. w Małopolskim Regionalnym Programie Operacyjnym, w odróżnieniu do dużo bardziej skomplikowanych wskaźników ekowydajności, obowiązujących w PO Innowacyjna Gospodarka.

Innymi typowymi kryteriami punktowymi, które wymagają zobrazowania we wskaźnikach są m.in. wdrożenie innowacji, zastosowanie rozwiązań informatycznych, objęcie ochroną patentową technologii, wpływ na BHP, utworzenie laboratorium lub nawiązanie współpracy z jednostką naukową, wzrost eksportu.

W tym miejscu chciałbym przestrzec przed zbyt ambitnym definiowaniem wskaźników dotyczących wartości produkcji czy sprzedaży. Jeśli tylko wytyczne nie wymagają takich wskaźników, to zalecam ich unikanie, gdyż taki wskaźnik trzeba będzie zrealizować w zakładanej wysokości. Ewentualnie będzie można rozłożyć go w czasie, ale nie w każdym programie jest taka możliwość. Uwarunkowania rynkowe są bardzo zmienne i przedsiębiorca nie ma na nie dużego wpływu. Przykładem może być kryzys finansowy, który w coraz większym stopniu dotyka Polskę. Wnioskodawcy przygotowujący projekty w I połowie 2009 r. (np. w ramach działania 4.4 PO Innowacyjna Gospodarka) opracowywali prognozy w całkowicie innej rzeczywistości niż ma to miejsce teraz. Na co jeszcze warto zwrócić uwagę:

" czy wskaźniki należy podawać narastająco,
" który rok jest rokiem bazowym (okres „n” to np. rok poprzedzający złożenie wniosku, rok złożenia aplikacji, rok rozpoczęcia projektu),
" przez jaki okres należy wykazywać i monitorować wskaźniki: dla sektora MSP są to trzy lata od zakończenia projektu, natomiast dla dużych firm pięć lat – mogą jednak istnieć odstępstwa od tej reguły,
" które kryteria oceny punktowej związane są ze wskaźnikami,
" czy istnieją wskaźniki obligatoryjne, które należy wybrać nawet jeśli przyjmują wartość zerową (np. wskaźnik nowych miejsc pracy),
" czy naprawdę zadeklarowany wskaźnik jest konieczny, wnosi coś nowego do projektu i czy zwiększa szanse wniosku o dofinansowanie – nadmiar wskaźników może tylko utrudnić rozliczenie projektu.

Każdy program, działanie, a nawet poszczególny konkurs w ramach danego działania ma odrębne zasady, dlatego zawsze należy wnikliwie przeczytać wytyczne i niejasności skonsultować z instytucjami przyznającymi wsparcie. Pocieszającym faktem jest możliwość poprawiania wskaźników w większości programów na etapie oceny formalnej.

Dobre zdefiniowanie celów i wskaźników zdecydowanie zwiększy szanse projektu na dofinansowanie i jego pozytywne rozliczenie.

Michał Mynarski
Starszy Konsultant ds. Funduszy Europejskich w A1 Europe