Rynek IT w Polsce stale się rozwija. Zmianie ulegają zarówno standardy technologiczne usług wirtualnych, jak również potrzeby klientów. Obecnie większość przedsiębiorstw stara się optymalizować swoje usługi, w taki sposób, by spełniały jak najwięcej funkcji. Ma to również swoje odniesienie w przypadku firmowych serwerów.

Serwer kiedyś...

Potencjał serwera jest często niedoceniany przez przedsiębiorstwa. Wiele firm wychodzi z założenia, że na hostingu mogą znajdować się wyłącznie elementy, które tworzą firmową stronę, takie jak skrypt strony, bazy danych, a także grafiki, ikony, pliki wideo, pliki dźwiękowe itp. To duży błąd. Wymieniona wyżej funkcjonalność jest jedynie jedną z wielu, jakie profesjonalny hosting ma w zanadrzu.

Serwer dziś

Serwer (np. Active w nazwa.pl) jest usługą, która może być użyta na wiele sposobów. To, w jakim stopniu zostanie wykorzystany, zależy od kreatywności pracowników oraz potrzeb firmy. Nie ulega wątpliwości, że jest to niezbędne narzędzie pracy w każdym nowoczesnym przedsiębiorstwie. Serwer to przede wszystkim duże udogodnienie, przyczyniające się do bardziej efektywnego obiegu i archiwizacji informacji wewnątrz firmy. Po pierwsze, usprawnia pracę zatrudnionych osób, które mogą zamieszczać na nim firmowe dokumenty i bazy danych. Ma to również swoje odzwierciedlenie w kontaktach na linii firma – klient. Umieszczenie i pogrupowanie plików na serwerze, udostępnienie ich pracownikom odpowiadającym za kontakt z klientami, pozwala na łatwy dostęp do nich. Dzięki temu każda z zatrudnionych osób może pobrać np. dokument z informacjami o przedsiębiorstwie, czy portfolio zrealizowanych projektów i wysłać je do klienta bądź kontrahenta. Serwer, w przypadku mniejszych firm, może w pewnym stopniu pełnić funkcję Intranetu. Wystarczy jedynie wydzielenie katalogu, w którym zamieszczanie będą wszystkie aktualności i komunikaty dotyczące wydarzeń w przedsiębiorstwie. Jest to o wiele wygodniejsze niż, np. codzienne wysyłanie wiadomości e-mail do wszystkich pracowników. Na serwerze mogą znajdować się także firmowe konta e-mail pracowników, łącznie z historią korespondencji. Jest to bardzo przydatne, np. w przypadku kiedy współpraca z pracownikiem dobiegnie końca lub firmowy komputer ulegnie awarii. Firma nie będzie miała problemów z odzyskaniem archiwum czy kontaktów.

Wybierając serwer istotne jest zwrócenie uwagi na limity dotyczące tworzenia kont FTP oraz możliwość zarządzania nimi. Wyznaczenie określonej powierzchni dyskowej dla pracownika, stworzenie konta FTP, zabezpieczenie jego folderu hasłem, daje gwarancję, że nikt niepożądany nie będzie miał dostępu do przechowywanych dokumentów. Ponadto w razie awarii komputera, pliki zamieszczone na serwerze pozostają w stanie nienaruszonym. To istotny aspekt, który wpływa na bezpieczeństwo danych. Fizyczne dyski komputerów mają to do siebie, że są awaryjne.

Zamieszczenie firmowych danych na serwerze to gwarancja dostępności dokumentów. Nawet w przypadku nieumyślnego ich usunięcia, usługodawcy hostingowi wykonują kopie bezpieczeństwa plików znajdujących się na serwerach czyli, tzw. back-upy. Przykładowo serwis nazwa.pl gwarantuje, że kopie danych wykonywane będą co 24h, a ich udostępnienie jest bezpłatne. Zmniejsza to znacznie ryzyko utraty ważnych dla przedsiębiorstwa plików.
Wykorzystaniu hostingu w firmie sprzyja także możliwość tworzenia wielu niezależnych kont poczty elektronicznej o takiej samej nazwie w różnych domenach przypisanych do jednego serwera. Funkcjonalność ta daje możliwość prowadzenia wielu niezależnych przedsięwzięć biznesowych w ramach hostingu. To aspekt istotny w przypadku firm, które posiadają oddziały w kilku miejscowościach. Przykładowo, jeśli przedsiębiorstwo ma siedziby w Warszawie i Radomiu, posiadając odpowiednio domeny www.twojafirma.waw.pl oraz www.twojafirma.radom.pl może dla każdego z nich, w ramach jednego serwera utworzyć konta e-mail w formie: biuro@twojafirma.waw.pl oraz biuro@twojafirma.radom.pl. Dzięki tej funkcjonalności przedsiębiorstwo nie musi dzierżawić dwóch serwerów, przez co znacznie ogranicza koszty obecności w Sieci.

Oprogramowanie serwera, a komunikacja wewnątrz firmy

Oprogramowanie dołączone do serwera ma bardzo duży wpływ na jakość komunikacji wewnątrz firmy. Niezbędnym programem, umożliwiającym zarządzanie folderami i plikami znajdującymi się na serwerze, jest klient FTP - najlepiej aby był on dostępny z poziomu strony WWW hostingodawcy. Aplikacja ta wpływa na szybszy przepływ informacji pomiędzy pracownikami oraz na linii klient – firma, dzięki możliwości błyskawicznego zamieszczenia na serwerze plików, które mogłyby być zbyt duże, by np. wysłać je pocztą e-mail. W ten sposób po wpisaniu odpowiedniego adresu WWW w przeglądarkę plik, bez względu na wielkość może zostać pobrany.

Bardzo ważna jest także możliwość intuicyjnego, a zarazem zaawansowanego zarządzania, pocztą e-mail. Programy pocztowe do obsługi firmowej poczty elektronicznej dołączane do hostingu powinny zawierać opcje umożliwiające wykorzystywanie ich do organizacji pracy w przedsiębiorstwie. Przykładowo, Active.office oferowany przez nazwa.pl, oprócz standardowych narzędzi służących do obsługi wiadomości elektronicznych, zawiera także rozbudowane narzędzia, takie jak: kalendarz i notatnik. Funkcjonalności te pozwalają m.in. na ustawianie powiadomień o najważniejszych wydarzeniach, nadawanie im priorytetów czy tworzenie listy zadań.

Parametry muszą być wysokie

Wykorzystywanie serwera w ten sposób wymaga od firmy dokładnego przeanalizowania parametrów transferu i powierzchni dyskowej. Częste wymiany plików, upload i download danych z serwera, w dużym stopniu wpływają na wykorzystanie transferu. Dlatego warto dokładnie zapoznać się ze specyfikacją usługi. Najkorzystniejszym wyborem dla przedsiębiorstwa jest hostingodawca, który oferuje wysokie właściwości serwera oraz rozlicza transfer w skali roku. Jest to zabezpieczenie przed przekroczenie limitu transferu lub jego niepełnym wykorzystaniem w niektórych miesiącach.
Również powierzchnia dyskowa powinna być jednym z decydujących parametrów przy wyborze usługi. Warto zwrócić uwagę na to, ilu pracowników jest w firmie, jakich rozmiarów są pliki, które tworzą i archiwizują na serwerze, oraz jak duża przestrzeń przeznaczona ma być na firmową korespondencję. Korzystnie jest również sprawdzić, czy powierzchnią dyskową serwera można dysponować dowolnie. Jest to ważna cecha, gdyż umożliwia dostosowanie hostingu do potrzeb firmy (niektóre przedsiębiorstwa stawiają na komunikację z klientem za pośrednictwem poczty e-mail inne natomiast przeznaczają większą przestrzeń dla kont FTP).

Serwer jest usługą wirtualną, którą przedsiębiorstwo może i powinno efektywnie wykorzystać. Wpływ na to ma kilka znaczących aspektów, dlatego wybierając hosting należy dokładnie przeanalizować jego parametry oraz oprogramowanie. Możliwość szybkiego i sprawnego zarządzania zawartością serwera jest nieoceniona dla prężnego przedsiębiorstwa. Łatwość zamieszczania, usuwania i porządkowania danych doceni każda firma, dla której serwer jest ważnym elementem pracy i komunikacji.

Alicja Marciniak, Kierownik Sekcji Marketingu w NetArt