Z danych firmy Ricoh, wynika że zarządzanie dokumentami w wielu europejskich firmach zdecydowanie kuleje, co odbija się na niepotrzebnych wydatkach. Obserwujemy rozwijającą się kulturę oszczędzania. Co więc radzą nam japońscy eksperci, by uszczelnić nasze kieszenie?

Na konferencji prasowej 15 października 2009 przedstawiono raport opracowany przez Ricoh Document Governance Index. Z raportu wynika, że w Europie rocznie na zarządzanie dokumentami wydaje się 14 miliardów euro. Kwota ta, która mimo że rozłożona na olbrzymie mrowie firm, może być prawdziwym kijem baseballowym bijącym po kieszeni. Problem nieekonomicznego zarządzania dokumentami dotyka bardzo wielu firm, od małych i średnich przedsiębiorstw na korporacjach kończąc. Oczywistym jest że im większe są obroty firmy tym więcej pieniędzy ucieka nam z firmy kuchennymi drzwiami.

Smutne dane

Według raportu straty spowodowane nieprawidłowym zarządzaniem dokumentami, bądź też jego brakiem sięgają do 5% obrotów firmy. Aby dodatkowo ukazać skalę problemu, warto przytoczyć jeszcze inne liczby. Strategie zarządzania dokumentami wdraża jedynie ok. 39% firm będących obecnych na rynkach europejskich lecz z drugiej strony 77% menedżerów wysokiego szczebla uznaje, że usprawnienie zarządzania dokumentami przynosi oszczędności. Świadomość to jednak nie wszystko. Zaledwie 38% ankietowanych „niekiedy” analizuje swoje koszty w tym zakresie, a aż 17% nie analizuje ich wcale, mimo że potencjalne oszczędności na tym polu mogą sięgać nawet 30% kosztów „papierkowej roboty”.

Zrezygnujmy z decentralizacji informacji

Błędne gospodarowanie ludźmi w firmie niejednokrotnie prowadzi do tego, że za dokumenty odpowiedzialnych jest jednocześnie kilka osób. Prowadzi to często do zmniejszenia wydajności pracy. Dodatkowo obowiązki te mimo jasnego podziału często spadają na pracowników piastujących stanowiska kierownicze, np. szefów działów czy dyrektorów HR.

Zauważalnie zmniejsza to ich wydajność w pracy. Jednak dlaczego by nie spróbować uporać się z problemem? Nie będzie to możliwe bez, chociażby pobieżnego, poznania metod profesjonalistów.

Znajomość trendów biznesowych  

Nie da się konstruktywnie zarządzać dokumentami bez znajomości podstawowych nieśmiertelnych trendów biznesowych:

• - dążenie nieustannego zwiększania cyfryzacji informacji
• - decentralizowanie informacji
• - popularyzacja otrzymywania dokumentów na żądanie i aktywne dzielenie informacji
• - nieustanne zwiększanie się wartości dokumentu dla pracy firmy.

Cztery kroki kluczem do sukcesu

Istnieją cztery złote i praktycznie niepodważalne kroki, w myśl których musi działać każda szanująca się firma doradczo-wdrożeniowa.

1. Pełna analiza środowiska dokumentowego klienta – czyli najprościej mówiąc rozpoznanie problemów, coś na kształt lekarskiej diagnozy.
2. Opracowanie projektu zmian wraz z systemem finansowania wdrożenia – co należy wyrzucić, a co nie, jak odpowiednio rozdysponować zasoby ludzkie i jak będzie wyglądał kosztorys całej operacji.
3. Wdrożenie zaproponowanych zmian – skończyło się planowanie, w końcu czas na działanie.
4. Opieka nad systemem połączona z kontrolą jego rozwoju – ostatni punkt jest ważnym rozwiązaniem bo dzięki temu możliwa jest profilaktyka zamiast leczenia i likwidowanie problemów z systemem w zarodku (przeważnie zdalnie), a nie dopiero w momencie gdy, awaria znacząco spowolni pracę w firmie i narazi ją na straty.

Znamy teorię, ale czy to się może udać w praktyce

Aby postawić przysłowiową kropkę nad „i” posłużę się przykładami przedstawionymi na konferencji.

• Globalny sprzedawca obuwia sportowego zatrudniający ponad 30 tys. osób na całym świecie. Długi łańcuch dostaw generował znaczne koszty, lecz wymagał solidnego, bezpiecznego i spełniającego wymogi zgodności systemu elektronicznego fakturowania. Procedura ta była skomplikowana i czasochłonna - każdego roku obsługa 4,5 miliona papierowych faktur kosztowała ok. 4 mln euro. Spółka zleciła obsługę całości zarządzania fakturami firmie Ricoh w celu przejścia z systemu papierowego na elektroniczny. Według firmowych ekspertów od zarządzania dokumentami w ciągu trzech lat wygeneruje to oszczędności rzędu 3 mln euro.

• Duża europejska organizacja pozarządowa zatrudniająca ponad 2000 osób w Niemczech. Organizacja chciała zwiększyć łatwość obsługi, ograniczyć zużycie papieru i zautomatyzować niektóre procesy związane z dostawami materiałów eksploatacyjnych. Firma Ricoh ujednoliciła flotę drukarek i wprowadziła usługi z zakresu zarządzania dokumentami, które pozwoliły zaoszczędzić 30% całkowitego kosztu posiadania.

Tak więc wiemy już mniej więcej jak uszczelnić nasze kieszenie, jednak jeśli ktoś jest ciekaw całego raportu oraz dokładniejszych wyników badań firmy Ricoh na tym polu, załączam link: www.ricoh-europe.com/research.

Uwaga na hakerów w mundurach

Mikołaj Bibański