Koszty logistyki to miecz o dwóch ostrzach. Z jednej strony stanowią kłopot dla przedsiębiorstwa, ponieważ nie są wyodrębnione jako oddzielne konto rachunkowe. Z drugiej zaś strony stanowią w walce konkurencyjnej swego rodzaju tajną broń, dzięki której umożliwiają trudną do skopiowania racjonalizację zadań logistycznych.

Przedsiębiorstwa mają pełną dowolność rozliczenia kosztów logistycznych, jeśli sposób ich ewidencji jest zgodny z przepisami, dlatego warto zwrócić uwagę na ciekawe rozwiązania w tym zakresie. Pierwszą z metod jest metoda bezpośredniej zyskowności produktów (Direct Product Profit, DPP). Zgodnie z nią wszystkie koszty winny być oznaczone nie tylko z dużą dokładnością, ale według metod kalkulacji oraz z wykorzystaniem tzw. klucza do kalkulacji. Kalkulacja kosztów bezpośrednich w metodzie DPP dotyczy następujących grup kosztów: kosztów składowania, kosztów transportu, kosztów administracyjnych.

Drugą metodą jest obliczenie bezpośredniego kosztu produktu (Direct Product Cost, DPC), a jej wykorzystanie umożliwia odniesienie kosztu logistycznego do produktu.

Bezpośrednie koszty magazynowania oblicza się po dodaniu:

• kosztów przyjęcia każdej jednostki produktu,
• kosztów przesunięcia każdej jednostki produktu,
• kosztów przygotowania zamówionych produktów,
• kosztów załadowania samochodów dostawczych,
• kosztów składowania,
• kosztów inwentaryzacji.

Całkowite bezpośrednie koszty wykorzystania powierzchni sprzedaży dla produktu logistycznego obliczamy, sumując koszty zamówienia towarów, koszty przyjęcia towarów, koszty składowania w sklepach.

Bezpośrednie koszty transportu oblicza się w taki sam sposób, jak koszty magazynowania. W sytuacji, gdy musimy uwzględnić w analizie operacji logistycznych układ kosztów kalkulacyjnych, zobowiązani jesteśmy do transformacji kosztów i układu podmiotowego na układ kalkulacyjny. Transformacja ma ogromne znaczenie dla logistyki, w szczególności dla oceny skuteczności ekonomicznej w rozliczeniu korzyści jej stosowania w przedsiębiorstwie.

Kolejny sposób rozliczania kosztów polega na podziale kosztów na dwie grupy: (1) koszty bezpośrednie, (2) koszty pośrednie. Z podziału tego wynika potrzeba uwzględnienia kosztów rzeczywistych i postulowanych, a także pełnych i częściowych. Rachunek kosztów rzeczywistych ujmuje tylko koszty faktyczne, poniesione w danym okresie, przy czym zasady tej nie podważa stosowanie cen ewidencyjnych. Natomiast koszty postulowane ustala się w trybie ex ante, ich zaletą jest zwrócenie uwagi logistyków na potencjalne zagrożenie planowanych działań. Warto podkreślić, że ważnym kryterium sprawności rachunku kosztów postulowanych jest stosunek odchyleń określonych do nieokreślonych.

Odchylenia nieokreślone są różnicą pomiędzy kosztami postulowanymi, skorygowanymi o odchylenia określone, a kosztami rzeczywistymi. W zarządzaniu logistycznym szczególne znaczenie ma rachunek kosztów opartych na wielkościach kosztów planowanych – uwzględnia się w nich niezbędną liczbę czynników produkcji oraz spodziewane ceny poszczególnych czynników produkcji.

Podział na koszty rzeczywiste i planowanie ma dla logistyki bardzo duże znaczenie, gdyż przy nieoczekiwanych zmianach popytu na wyroby lub braku surowców do produkcji koszty prawidłowo zaplanowane mogą mieć znaczący wpływ na wynik finansowy przedsiębiorstwa. Menedżerowie logistyki powinni planować poziom kosztów z wyprzedzeniem przynajmniej kwartalnym, jeśli chcą w sposób płynny sterować przepływami w obrębie logistycznego łańcucha dostaw.

Obecnie jednym z istotnych narzędzi czy instrumentów zarządzania logistycznego jest controlling, który może być traktowany jako pomost łączący efekty kalkulacji kosztów logistyki z audytem logistycznym.
Jedna z definicji controllingu mówi, iż jest to zapewnienie integracji informacji finansowych na temat działań i zasobów organizacji za pomocą monitorowania i pomiaru dokonań oraz wprowadzania korekt. Inni autorzy powiadają, iż celem controllingu jest przeprowadzenie korekt i sprawowanie nadzoru nad różnymi obszarami działalności firmy, uznając go za proces kompleksowy, w którym dochodzi do scalania czynności koordynujących, kontrolnych, informacyjnych i planistycznych.

Najczęściej w praktyce gospodarczej stosuje się controlling strategiczny i operacyjny. Strategiczny – jak sama nazwa wskazuje – polega na wzmacnianiu procesu zarządzania strategicznego w firmie, operacyjny zaś dotyczy decyzji o charakterze operacyjnym i taktycznym.

Controlling logistyczny jest w ostatnich latach coraz częściej stosowany w polskich firmach. Winien być rozumiany jako funkcja przekrojowa tak dopasowująca planowanie i koordynację podsystemów, zaopatrzenie, transport, produkcję, magazynowanie, aby można było zapobiec ich suboptymalizacji sprzecznej z celami strategicznymi przedsiębiorstwa.

Do ważniejszych mierników controllingu logistycznego S. Abt [1998, s 298] zalicza:

• miernik procesu zaopatrzenia,
• miernik wykorzystania surowców i materiałów,
• miernik gospodarowania zapasami,
• miernik gospodarowania surowcami wtórnymi.

Mierniki te mogą być wykorzystywane w controllingu operatywnym wszędzie tam, gdzie przeprowadza się bieżące operacje logistyczne. W controllingu strategicznym natomiast idzie o określenie w dłuższym horyzoncie czasowym ważnych dziedzin działalności oraz źródeł przewagi konkurencyjnej w kontekście metod ich osiągnięcia. Do ważniejszych mierników strategicznego controllingu logistycznego zalicza się:

• skuteczność budowania strategii logistycznych w strategii firmy, mierzoną np. w rezultacie obniżki kosztów logistycznych wpływającej na poziom rentowności firmy;
• efektywność zmian struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa ze względu na tworzenie działów logistyki czy zespołów logistycznych, mierzona osiąganiem przez firmę kluczowych kompetencji logistycznych;
• opłacalność wprowadzania nowych logistycznych systemów informatycznych celem przyspieszenia gromadzenia i przetwarzania informacji biznesowych.

Jak wspomniano, należy łączyć umiejętną kalkulację kosztów logistycznych z controllingiem strategicznym i operatywnym oraz audytem logistycznym. Co to jest audyt logistyczny?

Audyt logistyczny to analiza procesów logistycznych w przedsiębiorstwie, dotycząca oceny jakości tych procesów, sprawności technologii rozwiązań logistycznych, a także oznaczenie tzw. punktów krytycznych w odnośnych procesach.

Zasadniczo audyt przeprowadza się etapowo, przynajmniej w dwóch obszarach, przy czym pierwszym krokiem jest odniesienie do wzorców, wskaźników wydajnościowych, drugim natomiast wskazanie nieprawidłowości, a następnie sposobów naprawy, z uwzględnieniem kosztów takich zmian.

Za niezwykle istotny w przeprowadzeniu audytu należy uznać wybór audytora, który w sposób umiejętny, korzystając z mierników controllingu z jednej strony i wyników badań logistycznych z drugiej, potrafi zbudować nowy, skuteczny pakiet rozwiązań. Jak już wspomniano, ani controlling, ani audyt nie służą kwantyfikowaniu niedoskonałości działalności logistycznej, ale zaprojektowaniu takiego rozwiązania, który wyeliminuje te niedoskonałości i umożliwi, wspólnie z menedżerami przedsiębiorstwa, wykreowanie nowego jakościowo programu.

Audyt logistyczny dostarcza więc członkom zespołu ds. inżynierii sieci logistycznej kompleksowych informacji na temat działalności logistycznej. Można dzięki niemu uzyskać takie informacje jak: wymagania klientów i kluczowe elementy otoczenia, najważniejsze cele i zadania logistyki, konfiguracja aktualnej sieci logistycznej i pozycji firmy w danym łańcuchu dostaw, wzorcowe lub docelowe wielkości kosztów logistycznych i kluczowych mierników wyników osiąganych w działalności logistycznej, identyfikacji luk pomiędzy obecnymi a pożądanymi wynikami jakościowymi i ilościowymi w działalności logistycznej, kluczowych celów projektu sieci logistycznej, wyrażanych w jednostkach mierzalnych.

Jak wynika z obserwacji wielu przedsiębiorstw we współczesnej gospodarce nie istnieją idealne metody controllingu czy audytu, które w radykalny sposób zmieniałyby „oblicze firmy” i czyniły ją bardziej konkurencyjną na rynku. Przydatność jednak tych form wspomagania działalności, jako skutecznych „strażników” zasobów firmy, jest udowodniona. Wszechstronność i uniwersalność kreowania nowoczesnych metod controllingu i audytu wymagają rzetelnej i zgodnej z przepisami, bogatej dokumentacji. Często od takiej dokumentacji zależy los wielu ton produktów czy tonokilometrów pracy przewozowej, a także wielkości kosztów logistycznych W konsekwencji jej poprawność stanowi niejednokrotnie podstawę skuteczności procesów logistycznych w przedsiębiorstwie.

Więcej informacji na temat zarządzania logistyką w firmie na rynku krajowym, międzynarodowym i globalnym znajdziesz w książce „Logistyka w gospodarce światowej” Elżbiety Gołembskiej (Wydawnictwo C.H. Beck, 2009). Książkę możesz kupić w księgarni internetowej www.ksiegarnia.beck.pl – w pole „wyszukiwarka” wpisz tytuł książki.

Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa C.H. Beck