Biznesowy savoir-vivre

W codziennej pracy biznesowej nie sposób uciec od spotkań. Poważne rozmowy wymagają od nas jednak orientacji: kogo przepuścić w drzwiach, komu najpierw uścisnąć dłoń? Kogo w pierwszej kolejności pozdrowić?

Precedencja, bo tak nazywa się ustalenie pierwszeństwa, to sprawa podstawowa. Jeśli kogoś urazimy, nie honorując jego rangi, powodzenie rozmów biznesowych może stanąć pod znakiem zapytania. Jawimy się bowiem jako kontrahenci nie do końca zorientowani w tej delikatnej materii, jaką jest etykieta. Z kolei postępując zgodnie z zasadami, prezentujemy się jako osoby obyte, dla których biznes to chleb powszedni. A zatem wybierając się na spotkanie, zawsze warto zastanowić się, kto posiada więcej tzw. punktów honoru, czyli mówiąc po ludzku, kto jest „ważniejszy”. Musimy to wiedzieć, ponieważ osobę „ważniejszą” przepuszczamy w drzwiach, w pierwszej kolejności pozdrawiamy, ale nigdy nie wyciągamy do niej ręki. To ona decyduje, czy chce się w ten sposób przywitać czy też nie.

Prawo gospodarza, klienta, zwierzchnika

I tak najważniejszy jest gospodarz. Zatem wyobraźmy sobie sytuację: prezes przedsiębiorstwa, którego siedziba znajduje się poza miastem, zaprasza klientów na negocjacje. Rozmowy mają rozpocząć się lunchem w siedzibie firmy. Jest taka możliwość, gdyż firma posiada własne zaplecze gastronomiczne. Wchodzą klienci. Prezes podchodzi i wyciąga dłoń. Czyni tak, ponieważ jest gospodarzem.

Jednak jeśli ci sami klienci i ten sam prezes spotkaliby się przypadkowo w restauracji w porze lunchu, wówczas rękę wyciągnie klient! Klient jest bowiem „ważniejszy” od naszego prezesa. Jest jego pracodawcą! Dzięki swoim zamówieniom utrzymuje i prezesa, i jego pracowników.

Opcja trzecia: spotkanie w restauracji jest umówione. Nasz prezes czeka na klientów, wita i prowadzi ich do stolika. Znowu występuje w roli gospodarza, zatem honor wyciągnięcia dłoni należy do niego.

Honor w biznesie określa się więc w następującej kolejności: najważniejszy jest gospodarz, potem klient, potem zwierzchnik w pracy. O precedencji decyduje ranga i stanowisko, nigdy wiek i pleć. Biznes postanowił honorować osoby w ten sposób, że docenia ich działania i osiągnięcia. Są to elementy, które każdy z nas może kształtować samodzielnie. Na wiek i na płeć wpływu nie mamy.

Funkcja kontra płeć

Zgodnie z tą zasadą, jeśli w restauracji spotkali się przypadkiem pani prezes naszej firmy i pan prezes będący klientem, rękę wyciągnie ten ostatni. Ta sytuacja budzi najwięcej kontrowersji, ponieważ panowie, pamiętając o dobrych manierach wyniesionych z domu uważają, że nie powinni wyciągać dłoni pierwsi. Dochodzi też wątpliwość, czy – jeżeli spotkaliśmy się na neutralnym gruncie i nie byliśmy umówieni – jesteśmy w pracy czy też w sytuacji gdy jednak obowiązują zasady savoir-vivre towarzyskiego. Otóż jako klienci mamy prawo wyciągnąć dłoń. Jednak jeśli ktoś nie czuje się z tym dobrze, przypomnijmy, że podanie dłoni – zwłaszcza na neutralnym gruncie – nie jest obowiązkowe. Jeśli z jakiegoś względu nie chcemy się tak witać, możemy się po prostu ukłonić.

Mniejszym problemem jest hierarchia pań i panów podczas spotkań służbowych, ponieważ tutaj rzeczywiście kobiety nie są traktowane tak, jak w sytuacji towarzyskiej. Honoruje się tylko i wyłącznie ich funkcję. Z tego powodu prezes wyciąga dłoń do swojej pracownicy. Klient powita wyciągnięciem dłoni asystentkę prezesa, itp.

Jak zajmować miejsca w samochodzie?

Czasem trzeba wspólnie z naszymi klientami czy też kontrahentami wsiąść do samochodu. Wiadomo, że zajmowanie miejsc w samochodzie nie jest przypadkowe. Zatem jaka tutaj obowiązuje precedencja?

Otóż jeśli samochód prowadzi osoba spoza grupy odbywającej rozmowy (zawodowy kierowca, taksówkarz), wówczas najważniejsze miejsce znajduje się po przekątnej – z tyłu po prawej stronie. Miejsce numer dwa jest także z tyłu, ale po lewej stronie. Miejsce numer trzy to miejsce środkowe. Miejsce numer cztery mieści się przy kierowcy. Jeśli do samochodu wsiada prezes i jego asystent, to prezesowi pozostawia się cały tył samochodu, asystent zaś siada z przodu. Chyba że prezes wyraźnie zażyczy sobie, by było inaczej, bo na przykład potrzebuje pomocy asystenta.

Zdarza się też, że samochodem kieruje osoba należąca do grupy prowadzającej rozmowy. Wówczas najważniejsze miejsce znajduje się z przodu, przy kierowcy. Następne są już analogiczne do sytuacji poprzedniej. Zatem miejsce numer dwa mamy po przekątnej kierowcy (z tyłu po prawej), miejsce numer trzy jest po lewej, a numer cztery w środku.

Pamiętajmy też, że pomimo udogodnienia w postaci centralnego zamka, kierowca samochodu uchyla drzwi i zaprasza swoich gości, aby zajęli miejsca, a dopiero później zajmuje miejsce za kierownicą.

Swoboda w etykiecie

Jest tylko jedno miejsce, w którym zasady etykiety biznesowej nie do końca obowiązują. Chodzi o windę. Wyobraźmy sobie, co by było, gdybyśmy zaczęli przepuszczać się nawzajem w drzwiach windy. Dlatego przyjmuje się, że wsiada osoba, która jest najbliżej. Tak samo z wysiadaniem. Oczywiście, jeśli przepuszczenie osoby „ważniejszej” nie jest kłopotem – nie wiąże się z tamowaniem ruchu, przestojem, przesuwaniem innych – to przepuszczamy. W innym przypadku korzystamy z windy zgodnie z zasadą „idzie ten, kto jest najbliżej”.

Reguły – jak widać – są określone, jednak od każdej można znaleźć wyjątki. Jeśli zauważymy, że nasz klient w szczególny sposób traktuje kobiety, bo właśnie taki ma zwyczaj, powinniśmy się do tego dopasować. Bywa, że klient za żadne skarby świata nie wyciągnie dłoni do prezesa, bo uważa, że nie wypada. Wtedy oczywiście my możemy podać dłoń, zauważając, że to uszczęśliwi klienta. Kłopot polega na tym, że często dopiero po czasie orientujemy się, w jaki konkretnie sposób nasz klient postrzega zasady savoir-vivre’u. Wówczas pocieszeniem pozostaje fakt, że postąpiliśmy po prostu zgodnie z regułami.

/ Anita Chmara