Nowoczesne rozwiązania technologiczne na dobre zadomowiły się w biznesie. Zwykły laptop i rzutnik już nie wystarczają – interaktywne urządzenia dają wiele więcej możliwości. Interaktywne wirtualne konferencje czy praca nad dokumentem na odległość to tylko niektóre z możliwości interaktywnych technologii. Pozwalają one firmom na uelastycznienie środowiska pracy, przynoszą znaczne oszczędności oraz podnoszą efektywność pracowników.

Internet i nowoczesne technologie stały się nieodłącznymi elementami biznesu. Dziś trudno sobie wyobrazić prowadzenie biznesu bez poczty elektronicznej, baz danych czy cyfrowych faktur. Według badań Głównego Urzędu Statystycznego, w 2008 r. 95 proc. przedsiębiorstw korzystało z komputerów, a 93 proc. miało dostęp do Internetu, z czego ponad połowa do szerokopasmowego. Komputery z dostępem do sieci były niemal powszechnie stosowane przez duże i średnie firmy, wynik małych przedsiębiorstw także jest satysfakcjonujący – 94 proc. wykorzystywało komputery, z czego 91 proc. komputery z dostępem do Internetu. Po oswojeniu komputerów i sieci dla przedsiębiorców nadszedł czas na kolejny stopień wtajemniczenia – wykorzystanie zaawansowanych technologii interaktywnych usprawniających funkcjonowanie firmy.

Odległość to nie problem

Przedsiębiorcy niejednokrotnie borykają się z problemem koordynacji placówek, położonych w oddalonych od siebie miejscach. Osobista obecność pracowników na ważnych spotkaniach jest najlepszym rozwiązaniem, ale wiąże się z koniecznością poniesienia przez firmę kosztów podróży, delegacji czy zakwaterowania. Częste podróże pracowników to duże obciążenie budżetu. Telekonferencje z zastosowaniem technologii interaktywnych są bardzo dobrym wyjściem z takiej sytuacji. Wystarczy zamontowanie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania w oddalonych od siebie oddziałach, aby móc przeprowadzać interaktywne spotkania służbowe, bez konieczności przemieszczania się pracowników. Osoby biorące udział w takiej konferencji mogą aktywnie uczestniczyć w dyskusji, widzą przed sobą omawiane dane, współdzielą pulpity i słyszą współpracowników. W trakcie takiej konferencji można szczegółowo omówić wszystkie ważne kwestie. To co jest bardzo ważne w takich konferencjach, to fakt, że wszyscy pracownicy mogą aktywnie uczestniczyć w spotkaniu, nanosić notatki, zmieniać dane, porządkować – a to wszystko na oczach innych.

Przykładem oprogramowania umożliwiającego pracę w zespołach roboczych na odległość jest oprogramowanie Meeting Pro, które łączy wiele komputerów, tablic i ekranów interaktywnych. Inne to oprogramowanie konferencyjne Bridgit, które dzięki szybkiemu przesyłowi danych, obrazu i dźwięku, pozwala na przeprowadzanie szkoleń czy spotkań biznesowych w oddalonych od siebie lokalizacjach.

Technologie interaktywne to także sposób na uelastycznienie środowiska pracy. Pracownik umysłowy może równie dobrze, a nawet lepiej pracować w domu – zdalna praca, zwłaszcza w wyjątkowych sytuacjach życiowych, sprzyja jej efektywności. Osoba pracująca w domu swoim miejscu zamieszkania, np. młoda matka, to bardziej zmotywowany i lojalny pracownik. Dzięki oprogramowaniu Bridgit osoba pracująca w domu może wchodzić w interakcję ze współpracownikami lub klientami, używając dowolnej prezentacji lub aplikacji  wyświetlanej zarówno na ekranie monitorów, jak też na tablicy interaktywnej. Uczestnicy mogą w łatwy sposób dołączyć do spotkania poprzez automatycznie wygenerowane zaproszenie e-mailowe – bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Jest to szczególnie ważne dla osób, które nie mają uprawnień do instalacji oprogramowania, w tym osób pracujących w domu.

Interaktywna burza mózgów

Burza mózgów, omówienie budżetu czy strategii – dzięki zastosowaniu nowoczesnych rozwiązań, osoby biorące udział w spotkaniu mogą na bieżąco utrwalać pomysły. Za pomocą technologii interaktywnych można zmienić pokój konferencyjny w interesujące i inspirujące miejsce.

Spotkania pracowników firmy często są wynikiem spontanicznej decyzji, uczestnicy nie mają przygotowanych prezentacji i materiałów. W takim wypadku wystarczy podłączyć interaktywną tablicę do laptopa, aby zapisywać wszystkie pomysły, które powstają w danym momencie. Do zapisywania danych niepotrzebne są specjalne pisaki, wystarczy zwykły długopis lub palec, aby zaczął działać „cyfrowy atrament”. Jeśli projekt nie zostanie dokończony, można wrócić do zapisanych treści i modyfikować je w późniejszym terminie. Wszystkie efekty mogą zostać utrwalone w formie pliku, co pozawala na archiwizację efektów spotkań.

Tablice sprawdzają się także w przypadku profesjonalnych prezentacji. Tradycyjne prezentacje w Power Poincie wiążą się często z koniecznością ich wydrukowania, gdyż dzięki temu każdy uczestnik spotkania może nanosić notatki, zapisywać pytania. Wiele treści powstaje już podczas samej prezentacji slajdów, m.in. uwagi uczestników, rozwijanie poruszonych wątków, odpowiedzi na zadawane przez audytorium pytania. Zastosowanie tablic interaktywnych lub interaktywnych ekranów dotykowych umożliwia dzielenie danych z innymi uczestnikami spotkania, ale także daje możliwość zaoszczędzenia czasu i pieniędzy – już w trakcie spotkania uczestnicy notują treści bezpośrednio na slajdach, następnie zapisują zmiany w nowym pliku i rozsyłają prezentację drogą mailową do wszystkich zainteresowanych. To wszystko odbywa się bez dodatkowych kosztów wydruku prezentacji, co z pewnością jest bardzo istotne przy optymalizacji wydatków ponoszonych przez firmę.

Dla małych i średnich firm

Technologie interaktywne mogą znaleźć praktyczne zastosowanie we wszystkich branżach. W Polsce największe zainteresowanie tymi technologiami wykazuje branża budowlana i firmy szkoleniowe. W przypadku tej pierwszej, tablice interaktywne stosowane są w czasie zebrań do planowania wykorzystania zasobów technicznych pomiędzy poszczególnymi budowami. Dzięki dużej powierzchni tablicy, wszyscy zainteresowani widzą na bieżąco rozdysponowanie maszyn oraz urządzenia pozostające do wykorzystania. Po zakończeniu zebrania uzgodniony grafik wysyłany jest w wersji elektronicznej na skrzynki pocztowe zainteresowanych lub też drukowany i rozdawany uczestnikom.

Dzięki interaktywnym tablicom, ekranom, panelom i tabletom można stworzyć ciekawą prezentację, przekazać wiedzę uczestnikom szkolenia czy wziąć udział w spotkaniu osób znajdujących się w oddalonych od siebie lokalizacjach. Współczesny biznes z powodzeniem korzysta z nowoczesnych rozwiązań. Rozważając wprowadzenie technologii interaktywnych musimy jednak pamiętać o wnikliwej analizie aktualnego sposobu funkcjonowania firmy i celów, jakie zakładamy na najbliższe lata. Kolejnym krokiem powinno być odpowiednie przygotowanie pracowników – zarówno mentalne, jak też technologiczne. Tu bardzo ważne są szkolenia i sprawna komunikacja. Pracownicy muszą mieć świadomość, że wprowadzenie technologii interaktywnych ma usprawnić ich pracę i pozwolić osiągać założone cele. Musimy pamiętać bowiem, że nawet przy najbardziej zaawansowanych technologiach, najważniejszym elementem wszystkich wdrożeń jest człowiek i to od niego w dużej mierze zależy powodzenie projektu.

/ Arkadiusz Stefan, Image Recording Solutions