Domena jest bardzo ważną częścią funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Nie tylko kieruje do firmowej strony WWW, ale jest również istotnym elementem wizerunku firmy. Strata domeny może negatywnie wpłynąć na postrzeganie przedsiębiorstwa przez klientów, a nawet narazić go na straty finansowe. Konkurencja w sektorze spożywczym jest bardzo duża, dlatego przedsiębiorstwa działające w tej branży powinny szczególnie chronić posiadane domeny, by przez zaniedbanie ich nie stracić.

Potencjał marketingowy, jaki niesie za sobą domena, jest bardzo duży. W porównaniu do kwoty, jaką należy opłacić u rejestratora, suma ta wydaje się niewspółmiernie mała do korzyści, jakie generuje firmowa domena. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że utrata domeny przedsiębiorstwa może wiązać się z wieloma negatywnymi konsekwencjami. Zatem korzystna może okazać się wiedza z zakresu profilaktyki dbania o bezpieczeństwo domen. Do najczęstszych przyczyn utraty domen można zaliczyć zaniedbania ze strony Abonentów jak również rejestratorów. Użytkownicy domen zapominają o przedłużeniu ważności rejestracji domeny, podają niewłaściwe dane podczas jej zakupu, bądź udostępniają hasła do paneli administracyjnych nieupoważnionym osobom. Z drugiej strony, rejestratorzy często nie dbają o bezpieczeństwo prawne cesji domen (zmiany Abonenta), co bezpośrednio wpływa na bezpieczeństwo użytkowanej domeny.

Pamiętaj o przedłużeniu ważności domeny

Pomimo dużej wartości domen dla przedsiębiorstw, często zdarza się sytuacja, że są tracone przez firmy. Dzieje się tak ponieważ przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy z tego, iż rejestrując domenę stają się jej Abonentami na okres roku, a nie właścicielami. Firma powinna pamiętać, iż nieopłacona domena trafia do puli wolnych domen, a dotychczasowy Abonent nie ma prawa pierwokupu usługi. Domena staje się dostępna dla wszystkich użytkowników internetu. Może być zarejestrowana, zgodnie z zasadą „kto pierwszy, ten lepszy”, np. przez serwis konkurencyjny, bądź cybersquatterów. Utracenie domeny wiąże się z poważnymi konsekwencjami dla firmy. Dotychczasowi klienci wpisując adres znanej sobie domeny nie trafiają do oczekiwanego serwisu. Aby uniknąć straty domeny poprzez jej nieopłacenie, warto wyznaczyć jedną osobę w przedsiębiorstwie, która będzie odpowiedzialna za realizowanie terminowych opłat firmowych domen. Korzystne może być również skorzystanie z usług rejestratora, który kilkakrotnie przypomina o konieczności wniesienia opłaty za domenę (np. serwis nazwa.pl przypomina o przedłużeniu usługi na 50, 28 i 7 dni przed terminem opłaty oraz w dzień wygaśnięcia domeny).

Poprawność danych = bezpieczeństwo domeny

W przypadku firmowej domeny internetowej niezmiernie ważna jest poprawność danych podanych w trakcie rejestracji. Wprowadzenie błędnych danych może rzutować na funkcjonowanie oraz zarządzanie usługą w późniejszym czasie. Należy pamiętać, że według prawa Abonentem domeny jest podmiot (firma lub osoba fizyczna), na rzecz którego zarejestrowana jest domena i którego dane zostały podane podczas rejestracji usługi. Tylko Abonent w trakcie okresu abonamentowego może w pełni dysponować domeną. Dlatego też warto wiedzieć o kilku prostych zasadach przy rejestracji domeny. Dane muszą być aktualne i prawdziwe. Jeżeli firma posługuje się zamiennie skrótem własnej nazwy, przy rejestracji powinna podać pełną nazwę firmy taką, jaka widnieje na dokumentach identyfikacyjnych (np. wyciągu KRS). Adres firmy należy podać zgodny z jej zarejestrowaniem, a nie siedzibą bądź adresem korespondencji. Ważny jest także poprawnie wprowadzony numer REGON. Częstym błędem ze strony firm jest podawanie ogólnych danych do korespondencji. Najlepiej jest wybrać jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za administrowanie domeną.

Rejestruj domenę na firmę, a nie na pracownika

Ważną kwestią jest to, aby domena została zarejestrowana na właściciela firmy, bądź na dane firmy. Przedsiębiorstwo nigdy nie powinno rejestrować usługi na pracownika firmy lub webmastera, który zajmuje się tworzeniem firmowej strony WWW. Wiąże się do z prawem do dysponowania domeną. Jeśli wykonanie serwisu WWW zlecone zostanie zewnętrznej firmie, warto dopilnować, aby domena prowadząca do witryny zarejestrowana była na firmę zlecającą, nie na wykonawcę. Stanowi to zabezpieczenie przed ewentualną sytuacją, w której po zakończeniu współpracy z firmą zewnętrzną, prawo przedsiębiorstwa do dysponowania domeną mogłoby zostać zakwestionowane. Podobne utrudnienia mogą wystąpić, jeśli podczas zakupu usługi zostały podane dane pracownika, który zajmował się rejestracją lub odpowiedzialny jest w firmie za administrowanie serwisem. Jeśli zostanie zakończona współpraca z pracownikiem, mogą wystąpić utrudnienia w pełnym zarządzaniu usługą. Udowodnienie, że firma ma prawo do dysponowania domeną może być kosztowne oraz czasochłonne. W tym czasie funkcjonowanie firmowej strony WWW może być zagrożone, a nawet wiązać się z jej zawieszeniem. W rezultacie przedsiębiorstwo może ponieść straty nie tylko finansowe, ale również wizerunkowe.

Zabezpieczenie domeny wewnątrz firmy

Użytkując domeny warto zwrócić szczególną uwagę na ich bezpieczeństwo wewnątrz firmy. Aby mieć pewność, że domenie przedsiębiorstwa nic nie grozi warto przestrzegać kilku zasad. Pierwsza z nich to dbałość o odpowiednie zabezpieczenie haseł do paneli zarządzających. Dlatego w takim przypadku warto stosować zasadę – im mniej osób zna hasło, tym wyższy jest stopień ochrony firmowej domeny. Ponadto należy prowadzić spis pracowników, którzy mają dostęp do zarządzania domeną przedsiębiorstwa. Warto również monitorować wszelkie dokonywane modyfikacje. Zdarza się, że niebezpieczeństwa dla firmowych domen płyną z nieostrożności ich użytkowników. Dlatego istotne są szkolenia z zakresu bezpieczeństwa dla pracowników, nawet tych najbardziej zaufanych. Dodatkowym działaniem, które wpływa na ochronę firmowej domeny jest regularna zmiana haseł do panelu administracyjnego, najlepiej w miesięcznych odstępach. Należy pamiętać, by modyfikować hasła również w sytuacji zakończenia współpracy z pracownikiem, który miał do nich dostęp. Niekorzystne może okazać się używanie funkcji zapamiętywania haseł, które oferują przeglądarki internetowe, nawet jeżeli są to komputery firmowe.

Aby skutecznie chronić swoją domenę, warto również unikać logowania do panelu administracyjnego domeny, na komputerach dostępnych dla większej liczby osób. Jeżeli już zdarzy się taka konieczność korzystnie jest wiedzieć jak należy postępować, by zminimalizować ryzyko przejęcia haseł przez osobę do tego niepowołaną. Po pierwsze zawsze należy się wylogować ze swojego konta. Następnie zamknąć przeglądarkę internetową i ponownie ją uruchomić. Ponadto wyczyszczenie cookies, czyli tzw. „ciasteczek” uniemożliwi osobom, które będą później korzystały z tego samego komputera, zalogowanie się do panelu administracyjnego i dokonania niepożądanych zmian.

Zaufany rejestrator to większe bezpieczeństwo domeny

Dbałość o bezpieczeństwo domen ze strony rejestratora jest świadectwem jego profesjonalizmu oraz odpowiedzialności za oferowane usługi. Warto wybrać taką firmę, dzięki której domena przedsiębiorstwa będzie w pełni bezpieczna. Ważnym elementem, który wpływa na bezpieczeństwo  domeny jest sposób w jaki rejestrator przeprowadza jej cesję, czyli proces zmiany Abonenta. Najważniejszym aspektem jest sprawdzenie przez usługodawcę poprawności wszystkich dokumentów potwierdzających dane obu stron transakcji, czyli dotychczasowego oraz nowego Abonenta. Dzięki temu prawdopodobieństwo utraty domeny zmniejszone jest do minimum. Tylko w pełni sformalizowana cesja domen uniemożliwia osobom trzecim zmianę Abonenta. Równie istotne co sprawdzenie tożsamości Abonenta, jest zapewnienie bezpieczeństwa Panelowi Klienta, z którego można administrować domeną. W tym celu rejestrator (np. serwis nazwa.pl) powinien udostępnić klientom system umożliwiający weryfikację siły haseł. Dzięki temu użytkownik wybierający hasło jest świadomy poziomu bezpieczeństwa, jaki dane hasło zapewnia.

Domena jest dla przedsiębiorstwa dobrem o kluczowym znaczeniu. Nie tylko kieruje potencjalnych klientów do firmowej strony WWW, ale również pod jej adresem znajdują się wszystkie aplikacje pozwalające np. na złożenie zamówienia przez klienta. Dlatego bardzo ważna jest, odpowiednia dbałość o jej bezpieczeństwo. Straty sprzedażowe, wizerunkowe i finansowe związane z utratą domeny mogą mieć długofalowe konsekwencje wpływające na kondycję przedsiębiorstwa.

Beata Mosór