Jednym z licznych obowiązków przed jakimi staje pracodawca jest prawidłowe rozliczanie czasu pracy pracowników. Przepisy prawa w tym zakresie są bardzo skomplikowane, a błąd może kosztować pracodawcę wiele problemów.

Planowanie i rozliczanie czasu pracy jest bardzo istotnym elementem zarządzania pracownikami, proces ten jest jednak dość skomplikowany. Sytuację dodatkowo utrudniają niejasne przepisy prawa w tym zakresie. Bywa, że nawet wyjaśnienia Państwowej Inspekcji Pracy nie są rozstrzygające. Specjaliści zawodowo zajmujący się funkcjami kadrowo-płacowymi muszą czasem sięgać do orzecznictwa sądów, by ostatecznie rozwiać wątpliwości.

Prawidłowe naliczanie czasu pracy pracowników jest nie tylko obowiązkiem właściciela czy menadżera odpowiedzialnego za zarządzanie firmą, ale też leży w jego dobrze pojętym interesie. Jedną z ważnych funkcji rozliczania czasu pracy jest właściwe naliczanie wynagrodzeń pracowników. Płaca, o ile przepis nie stanowi inaczej, przysługuje jedynie z tytuły wykonanej pracy. Ważnym argumentem uzasadniającym wagę planowania czasu pracy, szczególnie w okresie gorszej koniunktury gospodarczej, jest także możliwość optymalizacji wykorzystania zasobów ludzkich. Jedną z metod takiej optymalizacji jest dobór najkorzystniejszego systemu pracy. Do najpopularniejszych należą:

system podstawowy: w tym systemie norma dobowa pracy wynosi 8 godzin, tygodniowa – 40. Jest to jeden z najpopularniejszych systemów wykorzystywanych przez pracodawców. Świetnie sprawdza się w przypadku pracy biurowej; system równoważny: w tym systemie możliwe jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin (w wyjątkowych sytuacjach nawet do 16 lub 24 godzin), norma tygodniowa to zwykle 40 godzin. Taki system sprawdza się w pracy zmianowej, na przykład w restauracjach czy sklepach;

system weekendowy: praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta; w tym systemie dopuszczalne jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin, z zachowaniem przeciętnie 40 – godzinnej normy tygodniowej; system skróconego tygodnia pracy: w tym systemie możliwie jest skrócenie tygodnia pracy z 5 dni roboczych, przy jednoczesnym wydłużeniu dobowego wymiaru pracy (do 12 godzin), jednak w okresie nie przekraczającym 1 miesiąca; system zadaniowy: w tym systemie pracodawca nie wyznacza rozkładu czasu pracownika, wskazuje mu jedynie zadania, które ten powinien wykonać w określonym wymiarze czasu.

„Wprowadzenie przez pracodawcę różnych systemów czasu pracy wymaga od niego spełnienia określonych wymagań. Różne systemy charakteryzują się też różnymi okresami rozliczeniowymi. Inne są również zasady naliczania nadgodzin. Z punktu widzenia pracowników, właściwe planowanie czasu pracy zapewnia im pracę zgodną z normami ochronnymi prawa pracy. Chodzi tu między innymi o zapewnienie im ustawowo zagwarantowanego prawa do odpoczynku dobowego czy prawa do urlopu.” – zauważa Tomasz Czerkies, konsultant prawny ADP Polska. „Niewłaściwe rozliczanie czasu pracy przez pracodawcę może wiązać się dla niego z szeregiem przykrych konsekwencji. Z jednej strony, mogą to być roszczenia pracowników z tytułu niewłaściwego naliczenia nadgodzin. Oddzielnym problemem jest grożąca mu odpowiedzialność karna, w przypadku odkrycia nieprawidłowości w wyniku kontroli przeprowadzonej przez Państwową Inspekcję Pracy.” – dodaje Tomasz Czerkies.

Powierzenie funkcji związanych z rozliczaniem czasu pracy specjalistom zwalnia z tego obowiązku pracodawcę. Wykwalifikowany dostawca przejmuje na siebie odpowiedzialność zarówno za rozliczanie czasu pracy i naliczanie płac zgodne z obowiązującym prawem. Dodatkowo pełni również funkcję konsultanta i doradcy, pomagając dobrać najbardziej optymalne narzędzia i sposoby, pozwalające na uzyskanie optymalnych wyników w procesie zarządzania kadrami, przy jednoczesnym poszanowaniu praw pracowników i prawa pracy.

*****
/ ADP