ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW – zmiany w interpretacji przepisów

Przedsiębiorcy nie mają już obowiązku archiwizacji danych w formie papierowej

”Znamy już uzasadnienie precedensowego orzecznictwa NSA z 3 listopada 2009 r. dotyczącego obowiązku wystawiania i przechowywania faktur (I FSK 1169/08). To dobra wiadomość dla firm, które wystawiają po kilkadziesiąt, a nawet kilkaset tysięcy faktur rocznie i muszą ponosić dodatkowe koszty związane z przechowywaniem ich papierowych kopii” – czytamy w artykule Grażyny Leśniak „Koniec archiwizacji dokumentów w firmie” w ”Rzeczpospolitej” z dn.16.03.2010r. Dotychczas przedsiębiorcy mieli obowiązek archiwizacji dokumentów w wersji papierowej przez 5 lat (by w razie kontroli można było przedstawić ją fiskusowi), co oczywiście wiązało się z dodatkowymi kosztami, zwłaszcza dla firm generujących duże ilości dokumentów. Od momentu wydania przez NSA przełomowego orzeczenia firmy mogą przechowywać kopie faktur w wersji elektronicznej.

Podatnik sam decyduje, w jakiej formie zamierza przechowywać dokumenty
”Żaden przepis rozporządzenia nie mówi o drukowanej kopii faktury. Minister finansów nie zastrzegł więc formy papierowej jako jedynej możliwej do przechowywania. A skoro tak, to – zdaniem NSA – nie ma przeciwwskazań do systemu mieszanego, który pozwala oryginały faktur wysyłać do klienta w formie papierowej, a ich kopie przechowywać w formie elektronicznej, gotowe do wydrukowania na każde żądanie fiskusa” – czytamy w dalszej części wspomnianego artykułu. Naczelny Sąd Administracyjny uznał obowiązek przechowywania kopii faktur za naruszający zasadę proporcjonalności.

Cyfrowy obieg dokumentów
Orzeczenie NSA to kolejny krok w kierunku uproszczeń związanych z cyfrowym obiegiem dokumentów w firmie. Elektroniczny sposób archiwizacji danych ma wiele zalet, szczególnie jeśli obejmuje także inne dokumenty – nie tylko faktury sprzedaży. Dzisiejsza technologia oferuje nowe narzędzia do wykorzystania i przetwarzania przechowywanych dokumentów, takie jak rozwiązanie oferowane przez firmę Altab, która prezentuje swoim obecnym i przyszłym Klientom SADIF - profesjonalny system wspomagający przetwarzanie i organizację zewnętrznych i wewnętrznych dokumentów firmy.

By nie utonąć w papierach
SADIF pozwala użytkownikom zaoszczędzić ich cenny czas, który w normalnych warunkach musieliby poświęcić na codzienne, żmudne wertowanie dokumentów firmy w poszukiwaniu potrzebnych im informacji. Pracownicy przedsiębiorstwa nie muszą już angażować się w analizowanie poprawności dokumentu, gdyż SADIF posługujący się inteligentną technologią - robi to za nich. A w dodatku niweluje problem zagubionych dokumentów, które często w zwykłych warunkach trafiają nie tam, gdzie powinny.

SADIF to także gwarancja prostego wyszukiwania potrzebnych dokumentów, oraz dostęp do bibliotek danych on-line – z dowolnej lokalizacji i dowolnego komputera z dostępem do Internetu.

Tekst: Angelika Dudzińska-Pająk