Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi corocznego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Jeżeli wykorzystanie urlopu „w naturze” w całości lub w części stało się nierealne, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, którego wypłacenie jest możliwe tylko w ściśle określonych w Kodeksie pracy przypadkach, tj. rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Sprzeczne z tym uzgodnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą są nieważne z mocy prawa.

Szczegółowe zasady ustalania i wypłacania ekwiwalentu pieniężnego uregulowano w Rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. (Dz. U. 1997 r., Nr 2, poz. 14) w paragrafach 15 do 19. W oparciu o te przepisy wyróżniamy trzy zasady ustalania podstawy ekwiwalentowej.

Pierwszy sposób dotyczy pracownika, który otrzymuje wynagrodzenie w stawce miesięcznej w stałej wysokości. Wówczas, przy ustalaniu podstawy ekwiwalentowej bierze się pod uwagę składniki wynagrodzenia w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego urlopu.

Przykład:
Rozwiązano umowę o pracę z pracownikiem 31 lipca.
Do końca  czerwca pracownikowi przysługiwało:

• miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości - 4.000 zł
• comiesięczny dodatek za znajomość języków obcych - 200 zł

Od 1 lipca

• miesięczne wynagrodzenie zasadnicze pracownika zmalało - 2.000 zł
• zniesiono dodatek za znajomość języków obcych                 -------

Podstawę ekwiwalentową będzie stanowiła kwota 2.000 zł

Natomiast, zgodnie z drugą zasadą ustalania podstawy ekwiwalentowej, jeśli pracownikowi przysługiwały składniki wynagrodzenia w zmiennej wysokości i za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, to ustalając wysokość ekwiwalentu za urlop, uwzględnia się je w przeciętnej wysokości z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.
Dotyczy to m. in. wynagradzania według stawek godzinowych, za jednostkę produktu.

Przykład:
Pracownik był wynagradzany według stawki godzinowej: 12 zł
Stosunek pracy rozwiązał się w lipcu. Pracownik otrzymał wynagrodzenie w wysokości:

• w czerwcu -  2.000 zł
• w maju - 1.000 zł
• w kwietniu - 1.500 zł

Suma tych wynagrodzeń wynosi - 4.500 zł

Podzielenie tej kwoty przez 3 daje przeciętne wynagrodzenie z tego okresu.

Trzecia zasada ustalania podstawy ekwiwalentowej ma zastosowanie w sytuacji, w której pracownicy otrzymują np. premie kwartalne (półroczne), deputaty, prowizje lub inne składniki wynagrodzenia przysługujące im za okresy dłuższe niż 1 miesiąc. Przy ustalaniu ekwiwalentu uwzględnia się te składniki, które zostały wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu; składniki te uwzględnia się w średniej wysokości z tego okresu.

Zdarza się, że wynagrodzenie osób będących przedstawicielami handlowymi podlega znacznym wahaniom w okresie ostatnich 12 miesięcy poprzedzających rozwiązanie umowy. Czy przy ustalaniu podstawy ekwiwalentowej za niewykorzystany urlop można brać pod uwagę znaczne wahania wysokości wynagrodzenia? Otóż nie. Wynika to wyraźnie z przepisu art. 172 Kodeksu pracy, który wskazuje, że znaczne wahania wysokości wynagrodzenia bierze się pod uwagę wyłącznie przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego.

Sposób sformułowania przepisów w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop nie pozwala wnioskować, że uregulowanie dotyczące znacznego wahania wysokości wynagrodzenia, należy stosować również do obliczania podstawy ekwiwalentowej za niewykorzystany urlop. Potwierdza to również orzecznictwo sądów.

Przemysław Adamus, Prawnik z kancelarii Rachelski i Wspólnicy Kancelaria Prawnicza