Największe koncerny informatyczne na świecie, jak Microsoft, SAP, Oracle dostarczają nam narzędzi i rozwiązań właśnie z obszaru sprawnej organizacji. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta - ponieważ przedsiębiorstwo to specyficzny typ organizacji.

Czym jest organizacja? Wg wikipedii: „Organizacja (gr. - uporządkowanie) to celowa grupa społeczna, która funkcjonuje według pewnych reguł i zasad, współpracująca ze sobą - by osiągnąć określony cel. Istotą organizacji jest świadomość zasad, reguł, misji, celów oraz synergia (dopasowanie, wspomaganie działań innych).”  Dodajmy do tego jeszcze definicję Kotarbińskiego (z tego samego źródła) wg której „organizacja to takie współdziałanie części, które przyczynia się do powodzenia całości”.

Od dłuższego już czasu widać dwie konkurencyjne strategie największych graczy na rynku informatycznym. Pierwsza, koncentruje się na dedykowanych rozwiązaniach dla dużych firm. Druga to web aplikacje dostępne dla sektora małych i średnich firm. Oczywiście w tej przestrzeni występuje sporo różnic. Niektóre z firm informatycznych mają bardzo szeroki asortyment aplikacji angażujący wszystkie działania w firmie, inne z kolei, koncentrują się na wybranych fragmentach działalności jak sprzedaż, finanse, projekty, etc. Do pierwszej grupy możemy zaliczyć takich gigantów rynku, jak SAP, Oracle, Bea System (przejęty przez Oracle), Siperian, czy Salesforce. Ta ostatnia firma (Salesforce) jest jednocześnie jedną z wielu firm reprezentujących drugi obszar strategiczny, należący do przedstawicieli web aplikacji. Do tej kategorii wpisują się doskonale jeszcze dwaj gracze: Zoho oraz 37Signals. Właśnie ten obszar rozwiązań dla firm, opartych na web aplikacjach chciałbym tutaj przybliżyć.

W chmurach

Jest pewien paradoks na rynku firm informatycznych tworzących rozwiązania dla firm. Obie strategie, ta koncentrująca się na dedykowanych rozwiązaniach dla dużych firm, jak i ta związana z web aplikacjami dla sektora MSP zaczęły się przenikać i wchodzić nawzajem w obszar konkurencji. Wszystko przez cloud computnig (model przetwarzania oparty na użytkowaniu usług dostarczonych przez zewnętrzne organizacje) a konkretnie na jego trzech modelach:

• IAAS - Infrastructure as a Service (z ang. "infrastruktura jako usługa") - w tym przypadku usługodawca zobowiązuje się do dostarczenia infrastruktury informatycznej,
• PAAS - Platform as a Service (z ang. "platforma jako usługa") - usługodawca udostępnia całe środowisko pracy,
• SAAS - Software as a service (z ang. "oprogramowanie jako usługa") - usługodawca udostępnia oprogramowanie, użytkowane aplikacje są jedynie wynajmowane.

Zwłaszcza ten ostatni model stał się popularny i obwiązujący w nowoczesnych rozwiązaniach dla biznesu.

Na ziemii

Wracając na ziemię, współczesny biznes jest coraz bardziej oparty na nowych technologiach. Mógłbym zaryzykować stwierdzenie, że to czas technology competition. Dostępność zaawansowanych technologii przestaje być domeną dużych firm. Doskonale wychwyciła to firma 37signals, która koncentruje się na rozwiązaniach dla pracy grupowej (collaborative work) stwierdzając, że wszystkie organizacje, niezależnie od wielkości, składają się z grup i pracują w grupach. To daje pretekst do przypomnienia jeszcze jednej bazy do zmian i trendu rozwiązań business technology dla firm: social technology tools, oparte na:

• Content – zawartość dostarczana przez użytkownika
• Collaboration – współpraca jest królem
• Creativity – kreatywność i inteligencja zbiorowa
• Community – społeczności (w tym przypadku: społeczności biznesowe).

Salesforce jak Delta Force

Salesforce, notowany na giełdzie nowojorskiej ma przychody rzędu 1 mld USD rocznie. Ten gigant oparł swój biznes na najważniejszej funkcjonalności dla firmy, jaką jest zarządzanie relacjami z klientami, czyli CRM. Dostępny poprzez wykupienie abonamentu (od 4 do 270 EUR miesięcznie) umożliwia także 30-dniowy, darmowy dostęp. Wiele wersji językowych, siedziby na całym świecie, to nieliczne atrybuty tego globalnego dostawcy. Oprócz udostępniania web aplikacji poprzez abonament, Slaesforce rozszerza swoją działalność na szklenia, wsparcie oraz konsulting.

Główne korzyści CRM-u opartego na web aplikacji to: dostępność z każdego miejsca, niższe koszty wdrożenia, ciągły support i help desk, możliwość pracy i współpracy z handlowcami, przedstawicielami handlowymi na całym świecie, skalowalność, niższe koszty pracy na takim systemie, brak obaw o rozwój i ulepszanie systemu, możliwość ciągłych dostosowań do naszych potrzeb. Z całej listy różnic i korzyści, głównie dwa elementy będą decydować o przechodzeniu na web aplikacje, w tym na web CRM; jest to głównie dostępność mobilna i online oraz zdecydowanie niższe koszty niż przy wdrażaniu dedykowanego rozwiązania. Oczywiście znajdą się krytycy tej tezy, którzy wskazywać będą na lepsze dostosowanie dedykowanych systemów do indywidualnych potrzeb klienta, branży, etc. Racja, jednak pomijając bardzo nietypowe branże i firmy, biznes dąży do standaryzacji i optymalizacji zasad związanych z organizacją. To jak porównanie do Unii Europejskiej i lokalnego prawa krajowego. Wprowadzając zunifikowane prawo (oczywiście tam gdzie jest to uzasadnione) system umożliwia lepszą współpracę i organizację. Tak samo jest w relacjach między firmami. Unifikacja i standaryzacja pracy powoduje migrację wartości konkurencyjności na sam produkt i usługę firmy.

Mimo bardzo mocnej pozycji na rynku Salesforce pozostawia wiele do życzenia w porównaniu do konkurencji korzystającej z narzędzi Web 2.0. Jakie są słabe strony Salesforce? Przede wszystkim usability nie jest na najwyższym poziomie. Brakuje tego sznytu nowoczesności, jaki jest chociażby w takich serwisach jak bantam lives, czy socialtext. Druga, chyba najważniejsza kwestia to brak koncentracji właśnie na rozwiązaniach Web 2.0, co może być też świadomym i konsekwentnym zamiarem. Nie chodzi jednak o brak jakichkolwiek elementów Web 2.0, ale o kierunek zmian związany z włączeniem aktywności klientów do firmowego CRM, co już zaczyna być stosowane w narzędziu zwanym social CRM. Mimo pewnych braków, Salesforce pozostaje nadal niekwestionowanym liderem w zakresie narzędzi internetowych wspierających sprzedaż firm.

Non hercules contra plures

Na przeciwległym biegunie do Salesforce uplasował się 37signals, znany przede wszystkim z narzędzia do zarządzania projektami pod nazwą Basecamp. 37signals to jednak nie tylko projekty. To także aplikacja do zarządzania kontaktami (Highrise), aplikacja do zarządzania informacją (Backpack) oraz aplikacja do komunikacji w grupie oparta na chatcie (Campfire). Koncepcja rozwiązań dla biznesu 37signals opiera się na pracy grupowej. 37signals uważa, że organizacja pracy, niezależnie od jej wielkości składa się z małych grup. Małe grupy freelnacerów, małe grupy w małych firmach, ale małe grupy w średnich firmach i w dużych korporacjach. Podobnie jak w organizacji wojsk, najmniejszą jednostką wojskową jest pluton lub drużyna. Wychodząc z takiego założenia 37signals dostarcza rozwiązań do pracy grupowej z różnych perspektyw, dla różnych celów; realizacji projektów, komunikacji, zarządzania kontaktami, dzielenia się dokumentami. 37signals dobrze odbiera sygnały rynkowe i zmiany w stylu pracy, które Jason Fried i David Hansson (pierwszy jest założycielem i CEO 37signals, drugi ma status partnera w spółce) opisują w swoim najnowszym e-booku pod wymownym tytułem „Rework”.

Niewątpliwym atutem 37signals jest prostota i łatwość korzystania z oferowanych rozwiązań webowych. O skuteczności spółki świadczyć może fakt, iż przy zatrudnieniu 19 pracowników 37signals osiąga przychody roczne w wysokości 8 mln USD. Spółka debiutowała w roku 1999 i ma swoją siedzibę w Chicago w USA. 37signal ma obecnie 4 mln użytkowników na całym świecie. Serwis jest dostępny tylko w języku angielskim, co świadczy o koncentracji na rynkach anglojęzycznych i międzynarodowych, niż lokalnych. Model biznesowy 37signal oparty jest na abonamencie. Użytkownik ma możliwość 30-dniowego, bezpłatnego dostępu, następnie może wykupić abonament od 12 do 149 USD miesięcznie. Głównymi konkurentami 37signals (według 37signals) jest Salesforce, Netsuite i Zoho.

Głównymi kryteriami tworzenia rozwiązań dla biznesu przez 37signals jest, jak już wcześniej wspomniałem praca grupowa, ale także usability; łatwość i intuicyjność korzystania z web aplikacji, prostota, estetyka. Naprawdę, aż się chce pracować... Jednak mimo tych zalet, mam wrażenie, że 37 signals za daleko czasem wykracza po za swoje samoograniczenie. Dla przykładu w ich rozwiązaniu do zarządzaniu projektami brakuje tak istotnego elementu, jakim jest wykres Gantta. W całości z kolei, brakuje mi silniejszych elementów, funkcji do ciągłej wspólnej pracy, a nie tylko czasowej, opartej na projektach. 37signals ma świetny punkt startowy, ale konkuruje z gigantami, którzy są mistrzami na rynku rozwiązań dla biznesu. Z tego też powodu 37 signals będzie musiało zadowolić się rynkiem freelancerów i małych firm bardziej, niż sektorem średnich i dużych przedsiębiorstw.

Organizacja, głupcze!

Mobilność, dostęp z każdego miejsca, ciągła i elastyczna współpraca to główne atrybuty współczesnej, nowoczesnej organizacji. Nowe zasady pracy i współpracy wymagają nowych rozwiązań. Jednym z takich rozwiązań są produkty Zoho. Jest to zbiór bardzo różnych aplikacji webowych do użytku biznesowego; od Zoho Mail, Zoho Calendar, Zoho Writer, Zoho Sheet, Zoho Show, Zoho Docs do Zoho Planner, Zoho Meeting, Zoho CRM, Zoho Projects, a to tylko część z dostępnych aplikacji. To co jest atutem Zoho to możliwość pracy na wybranej aplikacji albo korzystanie ze wszystkich rozwiązań poprzez jeden kokpit, dzięki czemu organizacja pracy i współpracy jest na wyciągnięcie ręki w jednym miejscu bez potrzeby plątania się w różnych aplikacjach. Zoho jest jednym z przedstawicieli ogólnoświatowego trendu związanego ze zmianą stylu pracy; paradygmat biznesowy koncentruje się teraz na współpracy i wszystkie obecne narzędzia biznesowe projektowane są coraz bardziej z myślą o kooperacji z klientami i partnerami zewnętrznymi.

Zoho, założone w roku 2005, ma swoją siedzibę w Pleasanton (USA) oraz biura w Północnej Ameryce, Europie oraz Azji. Obecnie Zoho zatrudnia ok. 1.000 pracowników i osiąga przychody na poziomie 40 mln USD rocznie. Główne rynki ekspansji dla spółki to USA, indie, Chiny, Japonia. Co ciekawe, aplikacje są dostępne w języku angielskim i japońskim. Obecnie Zoho ma ponad milion użytkowników. Produkty Zoho są dostępne w opcji abonamentu od 12 do 75 USD miesięcznie, ale jest także opcja darmowego korzystania z Zoho dla trzech użytkowników z jednej organizacji. jest to ciekawe rozwiązanie, ponieważ daje możliwość zapoznania się z funkcjonalnościami, przyzwyczaja i otwiera na zakup abonamentu.

Zarządzanie wszystkimi aplikacjami Zoho odbywa się przez personalizowany kokpit, który informuje jednocześnie o naszej aktywności w systemie i o ostatnio wykonywanych czynnościach w poszczególnych sekcjach. Całość jest bardzo przejrzysta i intuicyjna, i nie powinna sprawić większych problemów nawet laikowi, który pierwszy raz korzysta z tego typu rozwiązań. Bardzo przydatnym narzędziem jest na pewno aplikacja do zarządzania zadaniami, która ułatwia nie tylko pracę własną, ale przede wszystkim delegowanie zadań na współpracowników i monitorowanie czasu relacji. Uzupełnieniem systemu work management jest niewątpliwie aplikacja do zarządzania projektami. Może nie jest to wyrafinowane narzędzie, niemniej swoje zadanie ułatwienia pracy i współpracy spełnia dość dobrze.

Największą zaletą Zoho jest dostępność poprzez Internet. To daje nieograniczone możliwości pracy i współpracy zwłaszcza w strukturach rozproszonych. Drugim, bardzo istotnym atutem, jest kompleksowość rozwiązań, jakie Zoho dostarcza. Są tu wszelkie narzędzia do efektywnej pracy, współpracy, zarządzania dokumentami, komunikacją, słowem wszystko to, co organizacja mieć musi. Zoho na pewno sprawdzi się w małych i średnich firmach, zwłaszcza usługowych i handlowych. W przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych może być uzupełnieniem do systemu ERP, jednak zarządzania procesami produkcji na pewno nie zastąpi.

Współczesny biznes wymusza na organizacji opanowanie chaosu informacyjnego, optymalizację procesów, doskonałość i sprawność w działaniu. Współczesna organizacja wymaga innego spojrzenia na strukturę, zarządzanie, współpracę. Wielu przedsiębiorców, pracowników traktuje organizacje jak powietrze. Dostrzega ją, kiedy zaczyna jej brakować. Od organizacji zależy sprawne działanie biznesu i skuteczność w planowanych celach. Twórcy narzędzi usprawniających działanie organizacji mają pełną świadomość wyzwań, trenów i możliwości, jakie niosą ze sobą nowe technologie. Największą barierą do pokonania jest paradoksalnie (a może jak zwykle) mentalność ludzi, którzy opierają się przed adaptowaniem do zmian i korzystania z nowych technologii w biznesie.

Matt Mayewski
Autor jest ekspertem w dziedzinie social & business technology