Nawet nowe auta wymagają wizyt w warsztacie. Wiele usterek obejmuje gwarancja, ale pozostają jeszcze szkody komunikacyjne, a także przeglądy okresowe. Są sposoby, aby faktury wystawiane przez warsztaty były niższe i bardziej przewidywalne. Wydatków na naprawy i obsługę serwisową aut we flocie nie da się uniknąć, można jednak je ograniczyć i sprawić, żeby dały się z wyprzedzeniem oszacować. Planowanie kosztów trzeba rozpocząć już na etapie wyboru i kupna auta.

Przemyślany zakup

Trzeba pamiętać, że auto i serwis tworzą nierozłączną parę. Zdecydowana większość właścicieli aut, a flot w szczególności, naprawia samochody w okresie gwarancji w ASO. Już na etapie wyboru samochodu trzeba zatem zdać sobie sprawę, że kupi się go razem z serwisem. Błędem jest zatem sugerowanie się wyłącznie ceną zakupu, równolegle trzeba dowiedzieć się o ceny części zamiennych, aut zastępczych w serwisach oraz koszty tzw. roboczogodziny. Konieczne jest sprawdzenie, jak często trzeba będzie dokonywać przeglądów okresowych.
Nie bez znaczenia jest też rzeczywista awaryjność konkretnego modelu, typowe dla niego usterki, bo przecież nawet jeśli koszty naprawy pokryje gwarancja producencka, auto będzie trzeba na pewien czas wyłączyć z użytkowania, a to zawsze jest stratą dla przedsiębiorstwa. Do tego dochodzi jeszcze konieczność wynajęcia auta zastępczego. Informacje o awaryjności można oczywiście czerpać z popularnych rankingów przygotowywanych przez niezależne instytucje. Najbardziej popularne są zestawienia udostępniane przez ADAC oraz TÜV. Rankingi te pochodzą jednak z rynku niemieckiego i nie zawsze w pełni odpowiadają polskim realiom. W rzeczywistości więc nie ma lepszego źródła informacji, jak opinie aktualnych właścicieli oraz zaprzyjaźnionego mechanika.

Gwarancja gwarancji nierówna. Przed podjęciem decyzji o zakupie powinno się bardzo dokładnie przestudiować jej warunki oraz wszelkiego rodzaju wyłączenia. Jeśli auto ma funkcjonować we flocie dłużej niż wynosi okres gwarancji, warto zastanowić się nad jej płatnym wydłużeniem, wielu producentów oferuje taką możliwość. Zanim jednak skorzysta się z takiej oferty, trzeba sprawdzić, co zapewnia gwarancja, bo często ma ona więcej ograniczeń niż gwarancja podstawowa. W związku z tym może okazać się, że koszty przedłużenia gwarancji są zbyt wysokie w porównaniu z rzeczywistym ryzykiem usterki, która objęta jest taką gwarancją.

Warunki spoza cennika

Centralne umowy dotyczące obsługi serwisowej negocjowane już na etapie kupna aut, pozwalają ustalić dobre warunki współpracy z ASO. Ustalić warto nie tylko preferencyjne ceny części i robocizny, ale także dostęp do aut zastępczych i ceny ich wynajmu, podejście do nieprzewidzianych awarii, godziny dostępu do serwisu oraz  czas oczekiwania na naprawę. Jeśli w przypadku niektórych części firma nie wyklucza naprawy częściami bez logo producenta, dobrze jest uzyskać na piśmie również informacji o praktycznym stosowaniu obowiązującego prawa funkcjonującego pod nazwą GVO. Oczywiście im więcej aut będzie się obsługiwać w sieci, tym można uzyskać lepsze warunki. Bartłomiej Wiśniewski, kierownik ds. floty samochodowej Provident Polska, radzi, że sposobem na zwiększanie siły negocjacyjnej jest ujednolicanie flot lub dostawców samochodów oraz tworzenie grup zakupowych.

Właściwe użytkowanie

– Głównym sposobem ograniczania kosztów serwisowania aut flotowych jest spokojna, normalna eksploatacja pojazdu – mówi Leszek Pomorski, prezes zarządu ING Car Lease. Agresywny styl jazdy, nieuzupełnianie na czas płynu, jazda z zapalonymi kontrolkami ostrzegawczymi i nieusuwanie na czas usterek prowadzi do nadmiernej eksploatacji, za co trzeba będzie zapłacić podczas wizyty w serwisie samochodowym. Poza tym czynniki te wpływają również negatywnie na bezpieczeństwo jazdy, a ono jest przecież także bardzo istotne, aby ograniczyć koszty serwisu i nie pozbawiać firmy środka transportu na czas naprawy. Likwidacja szkód komunikacyjnych może być kosztowna z uwagi na wiele aspektów, jak na przykład zaangażowanie czasu w żmudny proces uzyskania odszkodowania od ubezpieczyciela czy ewentualne zwolnienie lekarskie poszkodowanego w zdarzeniu pracownika. Konsekwencją stłuczek i wypadków jest też wzrost składki za ubezpieczenie.

– W rzeczywistości, obserwując rosnące statystyki dotyczące szkodowości we flotach, ewidentnie widać, że normatywne zużycie pojazdu, jest dla kierowców sporym problemem. Dużą rolę w celu zmniejszenia szkodowości, a co za tym idzie – zmniejszeniu kosztów serwisowania aut flotowych, odgrywać powinna kooperacja firm flotowych z towarzystwami ubezpieczeniowymi, mająca na celu edukację swoich klientów – uzupełnia Leszek Pomorski i zauważa też, że na koszty serwisowania wpływ ma także infrastruktura drogowa. Poprawa stanu dróg niewątpliwie wpłynęłaby na ograniczenie kosztów serwisowana aut flotowych.

Schemat szacowania kosztów serwisu poszczególnych elementów samochodów flotowych przy zakładanych przebiegach. (Poszczególne wartości oznaczają wagę, jaką przypisuje się danemu elementowi, ale nie kwotę pieniężną).

Przebieg (km)
Zakres serwisu i napraw	20 tys.	40 tys.	60 tys.	80 tys.	120 tys.	140 tys.	160 tys.	180 tys.
Przeglądy ·         olej ·         filtry ·         filtr paliwa	100 20 20	100 20 20	200 20 20 20	100 20 20	200 20 20 20	100 20 20	100 20 20	150 20 20 20
Eksploatacja ·         klocki ·         tarcze ·         wahacze ·         sprzęgło ·         rozrząd · łącznik stabilizatora		100	200	100         350	200	100	500 900   350	100 200     700
Naprawa innych części			100		100		200	200
Suma	140	240	560	590	560	240	2090	1390
Suma narastająco	140	380	940	1530	2090	2330	4420	5810

Kontrola i motywacja

Dlatego tak ważne jest zwiększanie świadomości wśród użytkowników, że sposób, w jaki korzystają z samochodu, ma znaczący wpływ na jego zużycie, a co za tym idzie, koszty serwisowe. Konieczna jest też kontrola i ewentualne obciążanie użytkowników za nadmierne zużycie elementów.

Trzeba zachęcać pracowników korzystających z aut służbowych do bezpiecznej jazdy i dbania o auta. Potrzebny jest system nagród i kar związanych z właściwą eksploatacją auta służbowego oraz szkodowością. Często okazuje się, że posiadanie prawa jazdy nie jest wystarczającym dowodem umiejętności kierowcy. Nierzadko kierowcy mający dokument uprawniający do prowadzenia auta korzystają z niego sporadycznie, czy też nie mają pojęcia, jak sprawdzić i uzupełnić poziom oleju silnikowego. Warto więc rozwijać umiejętności kierowców flotowych podczas kursów bezpiecznej jazdy, a także egzekwować, aby w praktyce korzystali z tego, czego się na takich szkoleniach nauczyli.


Trzeba też powiedzieć, że w planowaniu kosztów serwisu pomaga korzystanie z usług firm CFM. Wynajem długoterminowy umożliwia klientom dokładne szacowanie kosztów serwisu w czasie trwania umowy, ponieważ koszty te wliczone są w miesięczną ratę za usługę.  Firmy CFM, dysponując bardzo dużymi flotami, mają też duże możliwości negocjacyjne.