Punktem odniesienia do kwalifikacji ceny jako rażąco niskiej może być nie tylko szacunkowa wartość zamówienia, ale również specyfika zamówienia, jego charakter oraz ceny ofert konkurencji. Sam jednak fakt, iż cena oferty wykonawcy odbiega od innych cen w ofertach złożonych w postępowaniu nie dowodzi, że cena ta jest rażąco niska, lecz jedynie uzasadnia wezwanie wykonawcy do złożenia wyjaśnień w tym zakresie.

Na wykonawcy wezwanym do złożenia wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny ciąży obowiązek udowodnienia, że cena jego oferty jest skalkulowana właściwie i mimo zaistnienia przesłanek uzasadniających takie przypuszczenie, cena ta nie jest niewiarygodna, oderwana od realiów rynkowych i że możliwe i realne jest rzetelne wykonanie zamówienia za zaproponowaną przez niego cenę.

Po złożeniu przez wykonawcę wyjaśnień dotyczących ceny, zamawiający ocenia te wyjaśnienia, biorąc pod uwagę obiektywne czynniki, takie jak: oszczędność metody wykonania zamówienia, wybrane rozwiązania techniczne, wyjątkowo sprzyjające warunki wykonywania zamówienia dostępne dla wykonawcy, oryginalność projektu wykonawcy oraz wpływ pomocy publicznej udzielonej na podstawie odrębnych przepisów.

Wykonawca składając wyjaśnienia winien wykazać, iż zaoferowana przez niego cena uwzględnia wszystkie elementy związane z należytym wykonaniem zamówienia. Winien wskazać i opisać obiektywne czynniki mające wpływ na wysokość zaoferowanej ceny. Przy tym wyjaśnienia powinny być jak najbardziej szczegółowe i powinny zawierać wszystkie aspekty mające wpływ na cenę, tak aby nie pozostawiały wątpliwości co do prawidłowego jej wyliczenia.

Należy zaznaczyć, że cena nawet znacząco odbiegająca od szacunkowej wartości zamówienia, czy cen innych wykonawców nie musi być ceną rażąco niską, o ile wezwany do wyjaśnień wykonawca jest w stanie udowodnić prawdziwość podanych w ofercie elementów cenotwórczych. Wykonawca, który składa wyjaśnienia w zakresie rażąco niskiej ceny powinien wskazać, co spowodowało obniżenie ceny, jak również, w jakim stopniu wskazany czynnik wpłynął na jej obniżenie. Udzielone wyjaśnienia mają bowiem potwierdzić, iż złożona oferta jest rzetelnie przygotowana, a cena prawidłowo oszacowana.

Jak orzekł Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z dnia 5 stycznia 2007 roku (sygn. akt Ca 2214/06) dla zakwalifikowania oferty do dalszego postępowania nie jest wystarczające złożenie jakichkolwiek wyjaśnień, lecz wyjaśnień odpowiednio umotywowanych, przekonujących, że zaproponowana oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny.

Również ostatnie orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej precyzują sens składanych przez wykonawców wyjaśnień. W wyroku z dnia 7 maja 2010 roku (sygn. akt KIO/UZP 679/10, 714/10), badając kwestię rażąco niskiej ceny oferty jednego z wykonawców w postępowaniu, Izba uznała, że niewystarczające dla ustalenia rzeczywistego poziomu cen rynkowych jest odniesienie się do oszacowanej przez zamawiającego wartości zamówienia, ani też do ceny najdroższej z ofert złożonych w tym postępowaniu (trzykrotnie wyższej od ceny badanej). Stąd ocena, czy oferta zawiera rażąco niską cenę musiała być dokonana przede wszystkim w oparciu o treść wyjaśnień wykonawcy.

Jak stwierdziła Izba, celem dla którego wykonawca wzywany jest do złożenia wyjaśnień na podstawie art. 90 ust. 1 ustawy Pzp, jest umożliwienie zamawiającemu zweryfikowanie wysokości ceny w stosunku do przedmiotu zamówienia. Powinny one zatem osadzać się na konkretnych uwarunkowaniach, jakie towarzyszyć będą realizacji danego zamówienia i pozwalać na ocenę skali, w jakiej wpływają one na ustalenie poziomu kosztów.

Jeżeli wykonawca powołuje się na pewne okoliczności, mające mieć wpływ na wysokość ceny, to powinien również wykazać, w jaki sposób zostały one uwzględnione przy kalkulacji kosztów. W sytuacji, kiedy złożone wyjaśnienia nie pozwalają na zweryfikowanie wiarygodności ceny podanej w ofercie, tj. nie zawierają informacji na temat rzeczywistego wpływu powoływanych okoliczności na wysokość ceny, wówczas wypełniona zostaje przesłanka do odrzucenia oferty na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 4