W przypadku wyjazdu za granicę pracownikowi przysługują: diety oraz zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów oraz innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Czas w delegacji zagranicznej

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Nie oznacza to jednak, że pracownik już wcześniej nie jest w delegacji. Do momentu rozpoczęcia wyjazdu zagranicznego pracownik rozliczany jest bowiem z delegacji krajowej. Dopiero od chwili przekroczenia granicy – w formie podanej powyżej – zastosowanie znajdą przepisy o delegacjach zagranicznych.

Podróż służbowa odbywać się może albo do jednego państwa, które bezpośrednio graniczy z Polską (np. Niemcy),  albo do państwa niesąsiadującego (np. Francja, RPA), możliwy jest też wyjazd w celach służbowych od razu do kilku krajów, gdy polecenie wyjazdu wskazuje czynności do wykonania w każdym z odwiedzanych państw.
W przypadku delegacji do jednego kraju oraz w przypadku tranzytu diety pracownicze oblicza się według limitu przysługującego dla państwa docelowego. Innymi słowy, przejazd przez inny kraj, nawet z noclegiem, nie uprawnia do rozliczania diet według limitu z państwa tranzytu, tylko państwa docelowego.  

Jeżeli natomiast pracodawca ustalił docelowo kilka państw, diety należy rozliczać proporcjonalnie do czasu spędzonego w delegacji w każdym z tych państw (dieta według limitu danego kraju w delegacji łączonej przysługuje od chwili wylotu samolotu, przekroczenia granicy lub wypłynięcia statku).

Dieta zagraniczna

Wysokość diety za dobę podróży w poszczególnych państwach jest określona odrębnie dla każdego państwa.
Dietę oblicza się w następujący sposób:

• za każdą dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości;
• za niepełną dobę podróży:

a)  do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b)  ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 1/2 diety,
c)  ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W przypadku delegacji zagranicznych nie ma znaczenia, czy wyjazd jest jednodniowy, czy też dłuższy. Powyższe limity obowiązują w obu przypadkach.

Zapewnienie całodziennego wyżywienia nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty diety, lecz obniża jej wymiar do 25% przysługującej pracownikowi dziennie kwoty.

Zapewnienie wyżywienia na część dnia (np. wykup hotelu ze śniadaniem, kolacji dla pracowników) zmniejsza wymiar przysługującej diety. Przysługuje ona wówczas na:

• śniadanie – w wysokości 15% diety;
• obiad – w wysokości 30% diety;
• kolację – w wysokości 30% diety;
• inne wydatki – w wysokości 25% diety.

Pracownikowi, który otrzymuje za granicą ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli ekwiwalent jest niższy od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Na podwyższenie diety o 25% mogą liczyć kurierzy dyplomatyczni oraz pracownicy, którzy w czasie delegacji znaleźli się w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym.

Środek transportu w delegacji zagranicznej

Środek transportu określa pracodawca w poleceniu wyjazdu, przy czym może również uwzględniać wnioski pracownika, jeżeli ten takie zgłosi do wystawionego polecenia.

Wyjazd może odbywać się środkami komunikacji publicznej (autobus, kolej, samolot), przy czym zwrot obejmuje wówczas cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.



Wyjazd może odbywać się również samochodem firmowym, a zwrot dotyczyć będzie poniesionych kosztów paliwa, wydatków na jazdy i ewentualne naprawy samochodu służbowego.

Delegacja za zgodą pracodawcy może odbywać się również samochodem pracownika. Wówczas zwrot poniesionych kosztów odbywa się na podstawie ewidencji przejechanych kilometrów. Zwrot obejmuje kwotę uzyskaną po pomnożeniu ilości przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr, ustalonej dla celów delegacji.

UWAGA: Zwrot za jazdy pojazdem pracownika z reguły obejmuje kwotę równą górnemu limitowi stawki za kilometr, wskazaną w rozporządzeniu z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 02.27.271)

Transport lokalny  za granicą

Na jazdy lokalne pracownik otrzymuje:

• ryczałtowo kwotę w celu pokrycia kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu,
• ryczałtowo kwotę na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży.

Ryczałty na jazdy lokalne nie przysługują, gdy pracownik odbywa podróż pojazdem samochodowym służbowym lub prywatnym, ponieważ jazdy te są refundowane . Ponadto ryczałty nie przysługują, gdy strona zagraniczna zapewnia bezpłatne dojazdy oraz gdy pracownik nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są wymienione ryczałty (czyli np. nie będzie ich uzyskiwał pracownik, który zamiast jeździć autobusem – wybiera przechadzkę ulicami Rzymu). Z racji jednak na to, że pracownik otrzymuje ryczałt na jazdy lokalne, kwot wydatkowanych na komunikację miejską pracownik, nie musi przedstawić w rozliczeniu po zakończeniu delegacji. A zatem spacer może okazać się dla pracownika korzystny.

Hotel za granicą

Zwrot za hotel przysługuje tylko do limitu, przy czy zwrot nie odbywa się ryczałtowo, lecz za okazaniem rachunku, w kwocie faktycznie wynikającej z tego dokumentu. Wskazany ryczałt to wartość, powyżej której pracodawca nie musi zwracać pracownikowi wydatku na hotel, nawet jeśli ten przedstawi mu rachunek dokumentujący poniesienie kosztu. Zwrot w wyższym wymiarze jest możliwy, ale tylko w uzasadnionych przypadkach. Innymi słowy, pracodawca musi zaakceptować podwyższone koszty noclegu i przyjąć argumentację pracownika, z jakiego powodu są one wyższe niż limit.

Natomiast w razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu na hotel. Ryczałt nie przysługuje, gdy pracownikowi zagwarantowano bezpłatny nocleg lub na przykład zamówiono go i opłacono wcześniej.

Zwrot za hotel, również ryczałtowy, nie przysługuje za czas przejazdu (gdyby np. pracownik całą noc pozostawał w podróży).

Leczenie za granicą

Pracodawca odpowiada za leczenie pracownika w delegacji poza granicami kraju, i to niezależnie od wykupionego pakietu medycznego lub ubezpieczenia w Polsce, czy też dodatkowego za granicą. Pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych kosztów leczenia za granicą, a także zwrot wydatków na niezbędne lekarstwa. Nie podlegają jednak  zwrotowi koszty leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i zabiegów kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych, zakupu okularów.

W razie zgonu pracownika za granicą pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Rozliczenie delegacji zagranicznej

Pracownik powinien rozliczać delegację na podstawie uzyskanych rachunków. W przypadku kwot ryczałtowych nie trzeba ich przedstawiać. Rozliczenie powinno nastąpić w terminie 14 dni od zakończenia delegacji.
Pracownik jest uprawniony do pobrania z kasy zaliczki na poczet wydatków w delegacji. Przysługiwać ona może w walucie obcej.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów przewozu samolotem bagażu osobistego o masie do 30 kg, liczonej łącznie z masą bagażu opłaconego w cenie biletu, jeżeli podróż trwa ponad 30 dni lub gdy państwem docelowym jest państwo pozaeuropejskie.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki