Przedsiębiorca również może pozostawać w delegacji. Problemem pozostaje jedynie, kiedy można mówić o wyjeździe służbowym. Przede wszystkim nie można uznać, że realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych, natomiast podróże mające charakter incydentalny spełniają wymogi podróży służbowych (NSA z 15 września 2005 r., sygn. akt FSK 2175/04).

Tak samo wskazuje interpretacja ogólna Ministra Finansów z 15 lutego 2010 r., sygn. akt. nr DD2/033/259/PMN/09/1113. Przywołane tezy świadczą o tym, że podróż służbową przedsiębiorcy traktować należy szeroko – jest to każdy wyjazd poza siedzibę w celach incydentalnych (zawieranie umów). W przypadku wyjazdów stałych, np.  wyjazdu do filii, przedstawicielstwa lub zakładu w celu rozwożenia towaru, poglądy organów skarbowych i sądów są sporne, niemniej warto zaryzykować spór z fiskusem i rozliczać delegacje w kosztach (zgodnie z orzeczeniem w WSA w Szczecinie z 7 października 2009 r., sygn. akt I SA/Sz 430/09: „zakresem omawianego unormowania zostały (…) objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. W szczególności przepis ten nie przewiduje żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ani też nie rozróżnia wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usługi, dokonania zakupu środka trwałego czy świadczenia usługi w wykonaniu zawartej umowy”).

Rozliczenie delegacji przedsiębiorcy

Przedsiębiorca nie wystawia sobie samemu polecenia wyjazdu, nie można bowiem delegować siebie samego. Dla przedsiębiorcy wyjazd to przede wszystkim ponoszenie kosztów związanych z działalnością gospodarczą - czyli z zachowaniem, zabezpieczeniem lub uzyskiwaniem przychodów. Tym samym w KPiR po stronie wydatków w kol. 13 przedsiębiorca po zakończeniu delegacji umieszcza rozliczenie delegacji na podstawie odpowiednich dowodów księgowych. I tutaj:

• koszt diety (nie więcej niż 23 zł na dobę lub odpowiedni limit diety zagranicznej po przeliczeniu go na złotówki) umieszcza w kosztach na podstawie dowodu wewnętrznego,
• pozostałe wydatki ponoszone w delegacji przedsiębiorca rozlicza na podstawie standardowych dokumentów księgowych, takich jak podczas wykonywania czynności służbowych; nie ma możliwości rozliczać ich na podstawie dowodu wewnętrznego.

W przypadku wyjazdów za granicę koszty paliwa (również olejów) w delegacji przedsiębiorca rozlicza na podstawie paragonów lub zagranicznych dowodów kasowych. Dowody takie muszą być zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i określać ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu przedsiębiorca musi uzupełnić treść dowodu, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

W przypadku diet zagranicznych koszty przelicza się na złotówki według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego bezpośrednio dzień poniesienia kosztu (za dzień poniesienia kosztu uznać należy w tym przypadku datę wystawienia dowodu wewnętrznego rozliczenia delegacji).

Przedsiębiorca może w delegacji wykorzystywać również prywatne auto. W takim przypadku wydatki z tytułu jazd w delegacji wprowadza się do kosztów uzyskania przychodów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdów. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W KPiR koszty użytkowania pojazdu ujmuje się w jednej pozycji na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu (nawet jeśli pojazd był wykorzystywany tylko w delegacji). Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku podatkowego, nie może przekraczać kwoty wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres, to jest kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu.

Piotr Szulczewski
Analityk Bankier.pl Firma i Podatki