Sezon letni to wyzwanie dla każdego menedżera, który musi się borykać z urlopową absencją pracowników. Nie zawsze wystarczy bowiem przeorganizować pracę pozostałej kadry. Niektóre obowiązki i kompetencje okazują się nie do zastąpienia przez kolegę z pokoju. Szczególnie, kiedy dotyczą zadań cyklicznych, które, jak w przypadku zadań księgowego, trzeba wykonywać co miesiąc, a jego absencja znacznie się przedłuża – na przykład w trakcie choroby. Sposobem na nieobecności może okazać się pogotowie księgowe.

Pogotowie księgowe jest przykładem co-sourcingu, czyli outsourcingu niepełnego, zwanego także selektywnym. Zgodnie z definicją zaproponowaną przez Charlesa Gaya i Jamesa Essingera, co-sourcing jest specyficzną formą współpracy dostawcy i odbiorcy usługi, realizowaną poprzez delegowanie personelu lub menedżerów do obsługi zlecenia ze względu na ich specjalistyczną wiedzę. Zarówno dostawca, jak i odbiorca usługi są wtedy odpowiedzialni za dostarczenie środków do realizacji usługi, a ich wzajemne oddziaływanie jest ściślejsze niż w zwykłym outsourcingu. Sprawdza się to idealnie w przypadku działań księgowych. Szczególnie, kiedy mówimy o długotrwałej nieobecności zarówno pracowników operacyjnych (asystentów i specjalistów), jak i menedżerów (głównych księgowych, kontrolerów), którzy pomagają w rozwiązywaniu konkretnych problemów czy usuwaniu występujących nieprawidłowości. Kiedy te ostatnie się pojawią, kompetencje z dziedziny rachunkowości powierzone zostają pracownikom outsourcera. Tak aby zapewnić sprawne przejęcie zakresu prac zastępowanej osoby, poznać zasady i uregulowania funkcjonujące w jej ramach.

Potrzebujesz więcej firmowych porad? Chcesz rozwiać swoje wątpliwości? Wejdź na zakładkę Firma

Pierwszym krokiem jest zapoznanie się z obowiązkami danej osoby (jeżeli to jest możliwe). Istotny z punktu widzenia sprawnej realizacji zadań jest także etap pracy pod nadzorem osoby, która ma być zastępowana, ponieważ istnieje możliwość zweryfikowania przekazanych informacji. Bardzo komfortowa jest sytuacja, kiedy przygotowując się do wykonywania obowiązków osoby zastępowanej, dysponuje się czasem, pozwalającym na prześledzenie przynajmniej dwóch powtarzających się cykli realizacji powierzonych zadań. Przeprowadzone wdrożenie daje wtedy klientowi pewność, że zdobyto niezbędną wiedzę do realizacji zadań w późniejszym okresie. Możliwe jest także przystąpienie do wykonywania zadań bez nadzoru osoby przekazującej, lecz taka forma nie daje gwarancji, że wszystkie zadania zostały efektywnie przekazane i może (lecz nie musi) skutkować w przyszłości problemami w realizacji.
 
Zamiast nowego

Pogotowiem księgowym zainteresowane są z reguły firmy, które posiadają własny dział finansowo-księgowy, czyli podmioty większe, mające bardziej rozwinięte struktury wewnętrzne. Jest to opozycja do firm małych, które z uwagi na początkową fazę działalności lub swój rozmiar częściej decydują się na tradycyjny outsourcing i wówczas problem absencji personelu przejmuje dostawca usługi. Pogotowie księgowe to rozwiąznie wykorzystywane zarówno przez firmy produkcyjne, handlowe, jak i usługowe, choć profil działalności nie jest tu wyznacznikiem. Naturalnym momentem, w którym przedsiębiorcy zaczynają poszukiwać dostawcy w tym zakresie jest czasowa absencja pracowników. Kierownik jednostki zobowiązany jest wtedy zapewnić ciągłość w procesie rachunkowości, w związku z tym zaczyna rozważać dostępne na rynku opcje.

Jednym z rozwiązań jest zatrudnienie pracownika w miejsce osoby, która będzie nieobecna. Trzeba mieć jednak świadomość, że zatrudnienie osób o odpowiednich kompetencjach na krótki okres nie jest łatwe. Ponadto może powodować niepotrzebne napięcia. Urlopowicz może się np. obawiać konkurencji ze strony nowego pracownika. Powierzenie zadań outsourcerowi ma inny wydźwięk. Umowa z podwykonawcą zawierana jest na czas określony i daje gwarancje zakończenia jej w określonym momencie. Daje przy tym gwarancję jakości świadczonej usługi, a ponadto wprowadza biznesowe podejście, ponieważ obu stronom znany jest cel – czasowe zastępstwo personelu.

Dwa tygodnie lub miesiące

Czas przygotowania osoby oddelegowanej do świadczenia usługi u klienta w ramach pogotowia księgowego zależy od zakresu wykonywanych prac. Z reguły powierzone do wykonania zadania wymagają znajomości firmy klienta, oprogramowania, zasad panujących w jednostce. Jeżeli zastępstwo dotyczy osoby zajmującej wysokie stanowisko, np. głównego księgowego, który łączy wiele procesów, to czas potrzeby na zapoznanie się zadaniami, które zastępowana osoba wykonuje, jest dłuższy. Ma to też związek z większym zakresem zadań oraz większą odpowiedzialnością osoby zastępowanej. Czas wdrożenia może się wahać od dwóch tygodni, w przypadku wykonywania czynności związanych z ewidencjonowaniem zdarzeń gospodarczych w systemie finansowo-księgowym, do minimum dwóch miesięcy w przypadku zastępstwa głównego księgowego.

W przypadku pogotowia księgowego outsourcer nie przejmuje na siebie odpowiedzialności za realizację całego procesu, a co za tym idzie – nie ma możliwości zdefiniowania go zgodnie ze swoimi standardami. Jego zadaniem jest „wpasowanie” się w istniejący już proces finansowo-księgowy i zapewnienie jego ciągłości. Przyjęcie założenia, że w pierwszym kroku nie są wprowadzane usprawnienia mające na celu zmianę organizacji prac, jest zasadne. Jak sama nazwa wskazuje, pogotowie księgowe charakteryzuje się tym, że od momentu pojawienia się potrzeby u klienta do momentu rozpoczęcia realizacji usługi nie upływa zbyt wiele czasu. Zatem w takiej konstrukcji, gdzie nie można zaplanować zbyt długiego czasu na wdrożenie, najlepszym rozwiązaniem jest przyjęcie w początkowej fazie rozwiązań funkcjonujących u klienta i ich powielenie w celu zabezpieczenia płynności funkcjonowania jednostki. Właściwym momentem na zgłaszanie sugestii co do nowych rozwiązań, dzielenie się wiedzą i spostrzeżeniami jest czas, kiedy realizacja bieżących zadań zostanie zabezpieczona i gdy outsourcer dobrze pozna jednostkę. Wówczas może on służyć klientowi swoim doświadczeniem i podpowiedzieć nowe rozwiązania, które będą do niego dostosowane. Przyjęcie takich założeń, tzn. uwzględnienie presji czasu, nie pozwala w początkowym okresie na wykorzystanie ekonomii skali w postaci rozwiązań stosowanych u outsourcera, które mogą obniżać koszty.

Cena pogotowia księgowego uzależniona jest od ilości zadań i stopnia ich trudności. Jeżeli mamy do czynienia z powierzeniem zadań wymagających wyższych kompetencji, będzie to miało swoje odzwierciedlenie w cenie. Do zadań tych będą bowiem oddelegowane osoby, mające większą wiedzę merytoryczną.

 

Magdalena Ptak, Grant Thornton Frąckowiak (Magdalena_ptak.jpg)
ptak.magdalena@gtfr.pl
Accounting partner w Departamencie Outsourcingu Rachunkowości Grant Thornton Frąckowiak. Posiada ponad 11-letnie doświadczenie w prowadzeniu ksiąg rachunkowych spółek prawa handlowego. Zdobyła szerokie doświadczenie między innymi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych według polskich i Międzynarodowych Standardów Rachunkowości, jak również w weryfikacji i sporządzania polityki rachunkowości.