Tradycyjny model pracy umiera. XX wieczna koncepcja pracy polegająca na wykonywaniu mechanicznych, powtarzalnych czynnościach odchodzi do lamusa. Nadchodzi era pracy oparta na pracy zdalnej, mobilnej opartej na międzynarodowych, wielokulturowych zespołach. To model pracy just in time, just in order.

Organizacja pracy jest tak stara jak… sama praca. Od modelu manufaktury poprzez taśmę pracy Forda, następnie system taylorowski. Jednak praca oparta na wykonywaniu powtarzalnych czynności staje się domeną programów komputerowych lub automatów w fabrykach, należy odróżnić human work od automation work. Masowa produkcja przestała być problemem. Łańcuchy dostaw są doskonale zorganizowane. Ważne, co i komu sprzedawać. Ważna jest kreatywność, współpraca i to, o czym pisał William Gibson, czyli coll huntining – wyszukiwanie, tropienie trendów w celu ich komercjalizacji.

Od Project Management do Work Management

W wielu już przedsiębiorstwach stosuje się mniej lub bardziej świadomie procedury czy narzędzia do zarządzania projektami (project management), czy do zarządzania zadaniami (task management). Do pewnego czasu aplikacje usprawniające zarządzanie projektami były używane głównie w IT, przemyśle motoryzacyjnym, w projektach technologicznych. Jednak użyteczność tego typu narzędzi sprawiła, że stały się dość powszechne w innych branżach i niekoniecznie w dużych przedsiębiorstwach.

Chyba najbardziej popularnym narzędziem jest Microsoft Project. I stosunkowo drogim jednocześnie. Jest jednak wiele aplikacji zarówno typu instant, jak i web dostępnych na rynku, które w pełni mogą zastąpić drogie rozwiązania. To szansa głównie dla sektora MSP, dla którego nowe narzędzia softwarowe to nie tylko bariera kosztowa, ale przede wszystkim mentalna i edukacyjna. Mentalna ze względu na brak zaufania do rozwiązań, które eliminują lub ograniczają kontakty ze współpracownikami, czy klientami face to face. Edukacyjna, ze względu na brak wiedzy i świadomości istnienia rozwiązań, które ułatwiają, usprawniają i automatyzują pracę, eliminując błędy i ograniczając przede wszystkim koszty.

Ze względu na popularność, a przede wszystkim efektywność, programy służące zarządzaniu zadaniami i projektami przeszły niesamowitą ewolucję. Warto zaznaczyć obecne trendy związane m.in.: z pracą współdzieloną, z dostępem do projektów i zadań poprzez urządzenia mobilne, systemy alertów, tracking – czyli śledzenie realizacji zadania, ale także śledzenie pracy współpracowników. To tylko niektóre z szeregu nowych możliwości.

Warto wymienić niektóre z najciekawszych aplikacji internetowych do zarządzania projektami, współpracą i zadaniami. Są to bez wątpienia; deskaway, pelotonics, thymer, wrike, najmniej biznesowy 5pmweb, goplanapp oraz projectplace. Niewątpliwie najciekawszym z wyżej wymienionych serwisów jest deskaway. Zarządzany (CEO) przez Sahila Parikh’ego, został uruchomiony w 2007 roku w Mumbai (Indie). Serwis adresowany jest do małych i średnich firm, organizacji, ale także do dużych firm z branż technologicznych, konsultingowych, medialnych, marketingowych oraz do organizacji non profit. Serwis jest dostępny w formie abonamentu z możliwością 30 dni testowych dla konta z trzema użytkownikami. Cena abonamentu zawiera się w przedziale od 10 do 99 USD miesięcznie. Warto pochwalić twórców serwisu za bardzo dobrą funkcję wyszukiwania. Jak sama nazwa sugeruje deskaway jest dedykowany do pracy mobilnej, grupowej, zdalnej, dla zespołów rozproszonych.

Pelotonics wart jest odnotowania ze względu na bardzo otwartego na współpracę, twórcę i zarządzającego serwisem Troy’a Malone (bardzo ciekawy, spersonalizowany newsletter). Serwis powstał w roku 2088 w San Diego (USA) i jest dostępny w formie abonamentu od 9 do 199 USD miesięcznie. Jest także możliwa opcja darmowego użycia serwisu ale tylko do prowadzenia dwóch projektów. Peletonics koncentruje się na pracy grupowej i rozwija narzędzia służące jak najlepszemu spełnieniu swojej misji.

Pozostałe serwisy reprezentują bardzo różny poziom zaawansowania i kierują się do różnego odbiorcy; od stricte biznesowego do odbiorców niezwiązanych z biznesem, ale zainteresowanych narzędziami usprawniającymi realizację planowanych projektów, jak np. budowa domu, remont mieszkania, czy planowanie wycieczki.

Koncepcja zarządzania zadaniami i projektami tak silnie może wpłynąć na nasze dotychczasowe zwyczaje i metody pracy, że została już ujęta w ramy nowej jakości zwanej zarządzania pracą (work management), i co za tym oczywiście idzie aplikacji, które dostarczają odpowiednie narzędzia.

Nowy styl pracy

Nowy styl pracy (new worksytle), głoszony m.in. przez twórców basecampa (e-book: Rework), czy przez założycieli serwisu Clarizen, ale także wielu innych. Na czym to polega? Na naturalnej ewolucji związanej ze mianami w otoczeniu biznesowym, technologicznym i kulturowym. Efektem jest „work management” interesujące narzędzia do zarządzania i usprawniania pracą opartą na współpracy i mobilności. Work management to także naturalne rozszerzenie dotychczasowej funkcji i możliwości rozwiązań służących do zarządzania projektami.

Pionierami nowego podejścia, nowego trendu są niewątpliwie takie serwisy jak; centraldesktop, socialtext, clarizen, huddle.net, sapstreamwork, socialcast, ubidesk, sosius oraz ProWorkflow. Centraldesktop to stosunkowo młody serwis, założony w 2007 r. w Pasadenie (USA) i zarządzany (CEO) przez Isaaca Garcia. Serwis dedykowany jest zespołom (workgroup), przedsiebiorstwom oraz organizacjom. W sposób doskonały jest także opisany sposób i możliwosci użycia serwisu dla poszczególnych sektorów, w tym dla: branży konsultingowej, sektora edukacyjnego, marketingowego, a także dla producentów i organizacji non profit. Serwis dostępny jest poprzez wykupienie abonamentu. Podstawowa cena abonamentu wynosi 25 USD miesięcznie, ale serwis umozliwia także 30 dniowy, darmowy okres próbny dla użytkownika. Centraldesktop nie ogranicza się tylko do dostarczania narzędzi do zarządzania pracą i współpracą, ale także spełnia rolę edukacyjną i promocyjną w swojej dziedzinie. Pozwala to dostrzec nowe możliwości w dostarczanych rozwiązaniach, ale także przybliża użytkownika i oswaja z nowymi metodami pracy. Serwis daje możliwość uczestnictwa w tak zwanych webinariach oraz udostępnia darmowe raporty.

Drugim serwisem, bardzo znanym w branży jest uruchomiony w Palo Alto (USA) (2002) serwis socialtext, zarządzany przez Eugene Lee. Nazwa może być nieco myląca, bo twórcy serwisu nawiązują do social context, a nie do samego tekstu, jak mogłoby się wydawać. Przy stanie zatrudnienia wynoszącym 50 pracowników, socialtext osiąga przychody w wysokości 20 mln USD i tylko 5 tys. klientów. Tylko, dlatego że jest to znikoma liczba w porównaniu do serwisów typu social networking. Socialtext koncentruje się jednak na dużych firmach i korporacjach. Jego klientami są m.in.: BASF Global, General Motors, Columbia University, NYU Stern School of Business, Intel Corporation, Warner Bros. Koncentracja na dużych klientach nie wyklucza możliwości korzystania z serwisu przez małe i średnie przedsiebiorstwa. Abonament jest wyjątkowo atrakcyjny i w przeliczeniu na miesięczne rozliczenia wynosi od 1 do 6 USD. Jest także dostępna opcja darmowego, trzydziestodniowego abonamentu w celu sprawdzenia podstawowych funkcjonalności serwisu. to co wyróżnia socialtext to oparcie się na narzędziach społecznościowych, czyli social technology tools. Twórcy serwisu promują rozwiązania Web 2.0 w kierunku ich użycia biznesowego pod szyldem Enterprise 2.0.

Serwisem o prawie doskonałym usability i bardzo interesujących rozwiązaniach jest ProWorkflow. Uruchomiony w roku 2002 w Christchurch (Nowa Zelandia) dedykowany jest dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Serwis wyróżnia się na tle konkurencji bardzo jasną i przejrzystą nawigacją, łatwością obsługi i miłym dla oka designem. Z ProWorkflow można zapoznać się w ciągu 14 dniowego, darmowego abonamentu. Opcja płatna wynosi od 10 do 30 EUR miesięcznie. To co wymaga szczególnego odnotowania to opis funkcji w serwisie, przypadki użycia, zakres i możliwości pomocy dla użytkownika, świetnie prowadzony blog przez twórców serwisu dla użytkowników.

Dzieci Facebooka

Biznes to społeczność (Business is social). Trendy związane z koncepcją Web 2.0, wysyp portal społecznościowych, sukces takich serwisów jak facebook, myspace, youtube, linkedin przyczyniły się do zainteresowania narzędziami społecznościowymi (social technology tools) przez biznes. Można stwierdzić, że to zainteresowanie jest dwuwymiarowe. Pierwszy wymiar ma kontekst stricte narzędziowy, usprawniający pracę, współpracę i nawiązywanie kontaktów, a drugi ma wymiar mentalny, zwyczajowy, związany z prostym faktem, że już ponad miliard ludzi na świecie korzysta z serwisów społecznościowych, a co za tym idzie z social technology tools.

Co to zmienia? Bez przesady, wszystko. Świat stał się prawdziwą globalną wioską. Web 2.0 to już nie moda, nie atrakcja dla nastolatków. Web 2.0 to biznes wart setki miliardów dolarów. Przykłady? Bantam live, networkhippo, jivesoftware, Oracle Social CRM Applications. To tylko niektóre, ale najbardziej wymowne przykłady zastosowania „social” w biznesie.

Social wkracza do biznesu od strony relacji i kontaktów z klientem, czyli w najbardziej newralgicznych dla firmy miejscach związanych ze sprzedażą i obsługą klienta. Dlatego też nie powinno dziwić zainteresowanie i rysujący się silny trend związany z narzędziami typu social CRM. Jednym z przykładów serwisu, który dostarcza tego typu narzędzie jest Bantam Live. Serwis, a raczej start up, miał swój debiut w marcu 2010r. w Nowym Jorku, pod zwierzchnictwem Johna Rourke.

Standardowo, model biznesowy oparty jest na abonamencie (od 19 do 149 USD miesięcznie) z opcją 30 dniowego, darmowego testowania. Na co warto zwrócić uwagę? Na funkcję “Team Microblogging” umożliwiającą dzielenie się linkami, komentarzami, uwagami dotyczącymi bieżącej aktywności współpracowników. Te informacje i aktywności są widoczne w strumieniach danych, w czasie rzeczywistym na kokpitach użytkowników. Każdy z pracowników i współpracowników ma swój profil, dzięki czemu współpraca jest oparta na realnej wiedzy i informacji o zespole, czy zespołach w których użytkownik pracuje. To samo dotyczy klientów i potencjalnych klientów. Siłą social CRM jest interaktywność tego narzędzia i możliwość realnego włączenia klientów i potencjalnych klientów w obszar rozszerzonej organizacji przedsiębiorstwa. Dzięki temu to sam klient uzupełnia informacje o sobie, a nie jest tylko jednym z wielu rekordem w tradycyjnej bazie danych. To co szczególne w tego typu systemach to funkcja alertów i potwierdzeń, dzięki której ważne informacje i dana aktywność jest monitorowana i odnotowywana na kokpicie użytkownika. Wartość social CRM to także system uprawnień dostępu do informacji, ale także prawa do dystrybucji informacji. Dzięki temu każdy bit informacji może być zachowany, śledzony, rejestrowany, ważony.

Networkhippo to kolejny tegoroczny (2010) start up z lokalizacją w Ottawie (Kanada). W przeciwieństwie jednak do bantam live bardziej koncentruje się na relacjach i pozyskiwaniu nowych kontaktów poprzez serwisy społecznościowe. Nie ma tu narzędzi pracy i współpracy. Taka konfiguracja serwisu powoduje, że networkhippo jest użyteczny także dla użytkowników niebiznesowych, zainteresowanych posiadaniem kokpitu do zarządzania swoimi społecznościowymi relacjami. Serwis jest dostępny poprzez zakup miesięcznego abonamentu w wysokości od 19 do 29 USD, ale oczywiście i standardowo jest także opcja 30 dniowego, darmowego testowania serwisu.

Serwisem, który zapowiada się na silnego gracza na rynku Web 2.0 dla biznesu jest jivesoftware. Kolejny produkt Doliny Krzemowej, czyli Palo Alto (USA) uruchomiony w 2001 roku. Jivesoftware zatrudnia obecnie 250 pracowników i osiąga przychody roczne w wysokości 30 mln USD, przy stanie posiadania klientów w liczbie 25 tysięcy. Podobnie jak w przypadku socialtext i tu wysokość abonamentu w przeliczeniu na miesięczne rozliczenie jest stosunkowo niski i wynosi tylko 3 USD. Cechami wyróżniającymi jivesoftware jest niewątpliwie zaawansowana opcja wyszukiwania treści. Kolejne wyróżniki (na poziomie światowego benchmarku) to: opcja tworzenia grup, model zaproszeń do współpracy, alerty i potwierdzenia, collaborative blog. Na poziomie komunikacji zewnętrznej i wewnętrznej serwis zasługuje na pochwałę za przejrzystość i czytelność FAQ, doskonały blog korporacyjny i promocję. Kolejnym podobieństwem do socialtext jest tutaj także posiadanie w swoim portfolio korporacyjnych klientów, jak: Intel, Kraft Foods, czy Nike. Jivesoftware jest serwisem, który ma szansę na wyznaczanie trendów w branży dzięki bardzo zaawansowanemu i szerokiemu podejściu do zastosowania social technology tools w biznesie.

Dla pełnego obrazu rynku warto także odnotować działania na polu wdrażania social technology tools takiego giganta, jakim niewątpliwie jest Oracle. To, że takiej firmy jak Oracle, czy SAP nie tylko są zainteresowane, ale już wdrażają do swoich produktów narzędzia Web 2.0 świadczy o sile, możliwościach i zyskowności tego typu rozwiązań. Oracle Social CRM Applications bo o tym rozwiązaniu jest mowa łączy w sobie narzędzia do współpracy, dzielenia się informacjami, interakcje z klientami i potencjalnymi klientami i oczywiście wsparcie sprzedaży. Aplikacja imponuje przede wszystkim możliwościami w zakresie Business Intelligence. Słabością Oracle, jak i innych dużych korporacji z tego sektora jest dostarczanie aplikacji dedykowanym klientom. Brak otwartego rozwiązania, takiego jak opisywane wcześniej socialtext, bantam live, czy jivesoftware uniemożliwia dostęp do narzędzi małym i średnim firmom, nie wspominając o mikro firmach, czy freelancerach.  To daje oczywiście dużą przewagę i perspektywę wzrostu web aplikacjom i web platformom zwanym także social technology platform.

Walka o ogień… wiedzy

To, co się dzieje teraz w business technology tools, można bez przesady nazwać cichą rewolucją. O możliwościach i sile narzędzi opartych na Web 2.0 dla biznesu nie trzeba przekonywać tych, którzy z takimi narzędziami się zetknęli lub na nich już pracują. Prawdziwe zagrożenie to brak świadomości i wiedzy wielu przedsiębiorców i pracowników, którzy tracą czas i pieniądze na dotychczasowych, tradycyjnych rozwiązaniach. Brak dostępu, nieznajomość rynku i rozwiązań optymalizujących pracę, a szczególnie współpracę, brak narzędzi służących do łączenia firm, zespołów w ramach kompatybilnych przestrzeni biznesowych skazuje wiele przedsiębiorstw na wykluczenie z szybkiej ścieżki rozwoju. Nadzieją i szansą są bez wątpienia wyżej opisane serwisy, które dzięki popularyzacji social technology tolls, a co za tym idzie nowego stylu pracy mogą pomóc w dostępie do nowych rynków, do informacji i wiedzy wynikającej ze wspólnej pracy (collborative inteliigence).

Matt Mayewski
Autor jest ekspertem w dziedzinie social & business technology