Pamiętaj, że wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów opodatkowane są - co do zasady - według stawki 0%. Warunkiem stosowania tej stawki jest jednak między innymi posiadanie szeregu dokumentów, potwierdzających dokonanie tej czynności (dowodów, że towary będące przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone do nabywcy na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju).

Dowodami tymi są następujące dokumenty, jeżeli łącznie potwierdzają dostarczenie towarów będących przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów do nabywcy znajdującego się na terytorium innego niż Polska państwa członkowskiego UE:

• Dokumenty przewozowe otrzymane od przewoźnika (spedytora) odpowiedzialnego za wywóz towarów z terytorium kraju, z których jednoznacznie wynika, że towary zostały dostarczone do miejsca ich przeznaczenia na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju w przypadku, gdy przewóz towarów jest zlecany przewoźnikowi (spedytorowi).
• Kopia faktury.
• Specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku
  

W przypadku wywozu towarów będących przedmiotem WDT bezpośrednio przez podatnika dokonującego takiej dostawy lub przez jego nabywcę, przy użyciu własnego środka transportu, oprócz ww. dokumentów do zastosowania 0% stawki VAT należy posiadać także dokument zawierający co najmniej:

• Imię i nazwisko lub nazwę oraz adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika dokonującego WDT oraz nabywcy tych towarów.
• Adres, pod który są przewożone towary w przypadku, gdy jest on inny niż adres siedziby lub miejsca zamieszkania nabywcy.
• Określenie towarów i ich ilości.
• Potwierdzenie przyjęcia towarów przez nabywcę do miejsca znajdującego się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
• Rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary (lub ewentualnie numer lotu w przypadku, gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego).
  

W przypadku wywozu przez nabywcę nowych środków transportu bez użycia innego środka transportu (np. lawety) oprócz ww. dokumentów należy posiadać także dokument zawierający dane umożliwiające prawidłową identyfikację podatnika dokonującego dostaw i nabywcy oraz nowego środka transportu, w szczególności:

• dane dotyczące podatnika i nabywcy,
• dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować przedmiot dostawy jako nowy środek transportu,
• datę dostawy,
• podpisy podatnika i nabywcy,
• oświadczenie nabywcy o wywozie nowego środka transportu poza terytorium kraju w terminie 14 dni od dnia dostawy,
• pouczenie nabywcy o skutkach nie wywiązania się z obowiązku, o którym mowa w powyższym punkcie,
  

- zwany dalej "dokumentem wywozu".

W przypadku, gdy ww. dokumenty nie potwierdzają jednoznacznie faktu dostarczenia towaru do nabywcy znajdującego się na terytorium innego niż Polska kraju UE - dowodami potwierdzającymi fakt dokonania WDT, są także inne dokumenty wskazujące, że nastąpiła WDT a w szczególności:

• Korespondencja handlowa z nabywcą - w tym jego zamówienie.
• Dokumenty dotyczące ubezpieczenia lub kosztów frachtu.
• Dokument potwierdzający zapłatę za towar z wyjątkiem przypadków, gdy dostawa ma charakter nieodpłatny lub zobowiązanie jest realizowane w innej formie - w takim przypadku będzie to inny dokument stwierdzający wygaśnięcie zobowiązania.
• Dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
  

Pamiętaj, iż abyś mógł wykazać WDT ze stawką 0%, musisz posiadać te ww. dokumenty przed upływem terminu przewidzianego do złożenia deklaracji za dany okres rozliczeniowy (tj. miesiąc lub kwartał, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu WDT). Zwróć uwagę, iż z dniem 1 stycznia 2010 r. zmianie uległy przepisy regulujące sposób postępowania w sytuacji, gdy warunek ten nie jest spełniony (nowe brzmienie uzyskały art. 42 ust. 12 i 12a ustawy o VAT, zaś art. 42 ust. 13 tej ustawy został uchylony).  

Zmiany te polegają na likwidacji szczególnego sposobu postępowania obowiązującego podatników składających miesięczne deklaracje VAT-7, u których warunek powyższy nie został spełniony w pierwszym lub drugim miesiącu w kwartale (art. 42 ust. 12 pkt 2 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym do końca 2009 r.). W konsekwencji obecnie, jeśli warunek posiadania dokumentów potwierdzających dokonanie WDT nie został spełniony przed upływem terminu do złożenia deklaracji za okres kwartalny (dotyczy to podatników składających kwartalne deklaracje VAT-7K oraz VAT-7D) - nie wykazujesz tej dostawy w ewidencji (oraz deklaracji) za ten kwartał. Wykazujesz wówczas tę dostawę w ewidencji za następny kwartał ze stawką właściwą dla dostawy danego towaru w Polsce, jeżeli przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za ten następny kwartał nie wejdziesz w posiadanie tych dokumentów (art. 42 ust. 12 pkt 1).

Jeżeli natomiast warunek posiadania dokumentów potwierdzających dokonanie WDT nie zostanie spełniony przed upływem terminu do złożenia deklaracji za okres miesięczny (dotyczy to podatników składających miesięczne deklaracje VAT-7) - nie wykazujesz tej dostawy w ewidencji (oraz deklaracji) za ten miesiąc. Robisz to w ewidencji za następny miesiąc ze stawką właściwą dla dostawy danego towaru w Polsce - o ile przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za ten następny miesiąc nie wejdziesz w posiadanie tych dokumentów (art. 42 ust. 12 pkt 1).

Pamiętaj, iż jeśli brak dokumentów potwierdzających dokonanie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów spowodował konieczność wykazania WDT jako dostawy krajowej, to późniejsze otrzymanie dokumentów potwierdzających fakt dokonania WDT pozwala na dokonanie korekty rozliczeń.