Pytanie Czytelnika:

Nasza firma przekazuje klientom upominki o małej wartości zawierające logo firmy. Są to najczęściej koszulki, bluzy, parasole, długopisy itp. Wszystkie te upominki posiadają nasze logo wraz adresem internetowym. Czy wobec tego wydatki poniesione na upominki możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Odpowiedź doradcy podatkowego:

Zaliczając wydatki poniesione na zakup przedmiotów z logo firmy do kosztów podatkowych powinieneś mieć na względzie, czy ich rozdawanie ma charakter reklamowy, czy też reprezentacyjny.

W ustawach podatkowych nie ma definicji reklamy i reprezentacji. Jednak z orzecznictwa i piśmiennictwa wynika, że reklama to zachowania polegające na zachęceniu potencjalnych klientów do zakupu określonych towarów lub usług. Rozpowszechnianie informacji o firmie poprzez utrwalanie jej marki wśród potencjalnych klientów ma również charakter reklamowy. Natomiast przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem, pozycją firmy.

Przekazywanie prezentów o małej wartości z logo firmy ma na celu rozpowszechnianie marki firmy w środowisku, co może wpłynąć na poszerzenie kręgu potencjalnych klientów. A zatem wydatki na takie upominki mają związek z przychodami firmy i mogą być zaliczone do kosztów pośrednio związanych uzyskaniem przychodu.

Kiedy powinieneś złożyć informację podatkową?

Warto też zwrócić uwagę na obowiązki informacyjne spółki wobec podatników, na rzecz których spółka dokonała nieodpłatnych świadczeń (o których mowa w art. 20 ustawy o PIT).

Dotychczas bowiem obowiązywała zasada, że jeśli wartość jednorazowego świadczenia przekazanego przez spółkę danemu podmiotowi przekroczyła kwotę 100 zł, wówczas spółka ma wykazać tę wartość w PIT-8C i informację przekazać do końca lutego następnego roku podatkowego podatnikowi (osobie, która uzyskała świadczenie) oraz urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na zamieszkanie podatnika. Jeśli wartość jednorazowego świadczenia była niższa niż 100 zł, wówczas podlegała zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT.

A zatem wolne od podatku były nieodpłatne świadczenia otrzymane od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą, jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekraczała kwoty 100 zł.

W jakiej wysokości przekazane świadczenie jest zwolnione od podatku?

Ustawą z 18 marca 2010 r. zostały wprowadzone zmiany do ustaw podatkowych. Zostało także zmienione brzmienie art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT. Podwyższono kwotę jednorazowego świadczenia zwolnionego od PIT do 200 zł. Zmieniony przepis ma zastosowanie do uzyskanych dochodów (poniesionej straty) od początku bieżącego roku tj. od 1 stycznia 2010 r.

A zatem, choć ustawa zmieniająca weszła w życie 20 maja 2010 r., to jej uregulowania dotyczą dochodów uzyskanych od początku roku.

Czy możesz odliczyć VAT od zakupionych upominków?

Przy zakupie towarów i usług związanych z prowadzoną działalnością podlegającą opodatkowaniu VAT - co do zasady - przysługuje prawo odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego. A zatem, zakupione upominki w celach reklamowych, a także usługi związane z nadrukiem logo firmy są związane z prowadzoną działalnością opodatkowaną VAT a naliczony od nich VAT podlega odliczeniu.

Kiedy nieodpłatne przekazanie towarów podlega VAT?

Spółka może mieć problem czy opodatkować VAT przekazywane upominki z logo firmy. Zgodnie bowiem z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT, przez odpłatną dostawę towarów, rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:

1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia;
2. wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny

- jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części.

Zasady tej nie stosuje się do przekazywanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek (art. 7 ust. 3 ustawy o VAT).

Nowa definicja prezentów małej wartości

Dotychczas przez prezenty o małej wartości rozumiano przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:

1. o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
2. których przekazania nie ujęto w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru (bez podatku), a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia, określone w momencie przekazania towaru, nie przekraczają 10 zł.

W związku ze zmianą art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT (omówioną wcześniej) został zmieniony art. 7 ust.4 pkt 1 ustawy o VAT dotyczący definicji prezentów o małej wartości, który po wejściu w życie ustawy zmieniającej brzmi: za prezenty o małej wartości rozumie się przekazane przez podatnika jednej osobie towary o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób. A zatem, jeśli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości obdarowanych osób nie musi opodatkować przekazanych jednej osobie w ciągu roku podatkowego prezentów o łącznej wartości do 100 zł. Sama wartość prezentów o małej wartości nie uległa zmianie, jednak należy pamiętać, że obecnie nie można się już odwoływać do kwoty z art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT (kwota ta wynosi 200 zł)

Czy opodatkujesz nieodpłatne przekazanie towarów na cele związane ze spółką?

Istnieje kwestia sporna związana z koniecznością opodatkowania przekazanych przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, od których przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Niewątpliwie z taką sytuacją mamy do czynienia w pytaniu. Spółka przekazała towary, od których przysługiwało jej prawo odliczenia podatku naliczonego i jednocześnie przekazała je na cele związane z prowadzonym przedsiębiorstwem (cele reklamowe). Natomiast ustawodawca w art. 7 ust. 2 ustawy o VAT nakazuje opodatkować tylko towary przekazane nieodpłatnie na cele niezwiązane z prowadzonym przedsiębiorstwem. W tej kwestii fiskus zajmuje stanowisko, że takie przekazane nieodpłatnie towary związane z przedsiębiorstwem należy również opodatkować. Sądy natomiast zajmują stanowisko odmienne, korzystne dla podatników, z którego wynika, że nieodpłatne przekazanie towarów na cele związane z przedsiębiorstwem nie podlega opodatkowaniu VAT. W tej sytuacji nie ma znaczenia czy przekazane nieodpłatnie towary są prezentami o małej wartości w rozumieniu VAT.

Jak zaewidencjonujesz koszty reprezentacji i reklamy?

Przepisy ustawy o rachunkowości, podobnie jak przepisy ustaw podatkowych, nie zawierają definicji reprezentacji czy reklamy. W ewidencji księgowej koszty reprezentacji i reklamy zaliczasz do kosztów działalności operacyjnej i ujmujesz na koncie zespołu 4 lub 5, w zależności od tego jaki sposób ewidencji kosztów został wybrany i opisany w zasadach (polityce) rachunkowości Twojej firmy (art. 10 UoR).

Zwróć uwagę, że nie masz obowiązku wyodrębniania w księgach rachunkowych kosztów reprezentacji i reklamy. Nie zostały one wymienione w ramach kosztów działalności operacyjnej (załącznik nr 1 do UoR). A zatem, ustalając plan kont dla Twoje firmy możesz przyjąć, że koszty reprezentacji i reklamy ujmujesz na koncie "Pozostałe koszty rodzajowe". Pamiętaj, że ewidencja prowadzona do kont zespołu 4 powinna umożliwiać ustalenie wysokości kosztów będących, lub nie, kosztami uzyskania przychodów. Właśnie dlatego ważne jest, aby w księgach rachunkowych wyodrębnić (np. za pomocą analityki) koszty reklamy, które są kosztami uzyskania przychodów oraz koszty reprezentacji, które nimi nie są.

W księgach rachunkowych zakup upominków o małej wartości ujmiesz następująco:

1. Faktura VAT zakupów materiałów reklamowych:
Wn "Rozliczenie zakupu" - wartość netto,
Wn "VAT naliczony i jego rozliczenie" - kwota VAT,
Ma "Rozrachunki z dostawcami" - wartość brutto.

2. Zaliczenie w koszty wartości materiałów reklamowych:
Wn "Pozostałe koszty rodzajowe" (analitycznie - koszty reklamy),
Ma "Rozliczenie zakupu".
Natomiast gdy prowadzisz ewidencję magazynową zakupionych prezentów o małej wartości, wprowadzisz zapis:
Wn konto "Pozostałe koszty rodzajowe" (analitycznie: koszty reklamy)
Ma konto "Materiały".

Podstawa prawna:

• art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.);
• art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.);
• ustawa z 18 marca 2010 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 75, poz. 473);
• art. 7 ust. 2-4 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity: Dz.U. nr 54, poz. 535 ze zm.);
• art. 10, załącznik Nr 1 ustawy z 29 września o rachunkowości (tekst jednolity: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).