Pytanie:

Spółka z o.o. ma zamiar dokupić program komputerowy do obiegu elektronicznego faktur. Czy zgodne będzie z ustawą o rachunkowości nie zamieszczanie na rewersie oryginału faktury opisu, kontroli pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, dekretu oraz zatwierdzam do wypłaty. Powyższe informacje ma zamiar spółka zamieszczać na skanach dokumentów i przechowywać w formie elektronicznej. Czy dopuszczalna jest ta forma i nie narusza przepisów ustawy o rachunkowości?

Odpowiedź:

Odrębne przechowywanie dokumentu źródłowego (np. faktury) i odrębne przechowywanie dowodu jego sprawdzenia, zatwierdzenia do zapłaty, a następnie ujęcia w księgach rachunkowych i to w dodatku nie w oryginale - pozbawia go cech dowodu księgowego.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych, mogą być wyłącznie oryginalne dowody źródłowe zawierające cechy określone w art. 20, 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm., dalej: uor). Stąd też skany dokumentów opisane w pytaniu w mojej ocenie nie spełniają tych wymogów.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.

Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 precyzuje, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych jest dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.

Natomiast w art. 21 uor, ustawodawca określił, ze dowód księgowy winien zawierać co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą niż data dokonania operacji - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia dowodu i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu  ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
  

Ważne

Biorąc jednak pod uwagę rozwój technologii informatycznych, przepisy uor dopuszczają możliwość zaniechania zamieszczania na dowodzie księgowym danych o których mowa w pkt. 5 i 6, jeżeli to wynika z odrębnych przepisów lub wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Możliwość taka będzie miała jednak zastosowanie w przypadku stosowania technik komputerowych, przy pomocy których operacje są księgowane automatycznie, zgodnie z algorytmami wynikającymi z programu finansowo-księgowego. W takiej jednak sytuacji konieczne jest jednak trwałe dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy.

Ustawa o rachunkowości nie nakazuje natomiast, aby zapisy dotyczące sprawdzenia dowodu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym jak również zatwierdzenia dowodu do zapłaty, znajdowały się na rewersie oryginału faktury. Zapisy te mogą znajdować się w dodatkowym dokumencie stanowiącym załącznik do faktury, stanowiąc jego integralna część i łącznie z nią musi być przechowywany. Stosowne zapisy w tym zakresie, powinny zostać określone w polityce rachunkowości, którą ustala i aktualizuje stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 uor - kierownik jednostki.

Ważne

Stąd też w mojej ocenie skany opisane w pytaniu, nie będą spełniały wymogów wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości, gdyż aby uznać dany dokument za dowód księgowy stanowiący podstawę dokonania zapisów księgowych, musi on być rzetelny, kompletny i bezbłędny.

Podstawa prawna:

• art. 9 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.),
• art. 20, 21 i 22 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 ze zm.).
  

Autorem odpowiedzi jest:
Elżbieta Gaździk, główna księgowa jednostki budżetowej