Zakłócenia w pracy, błędy i sporo zmarnowanego czasu. Tak zazwyczaj wyglądają okresowe inwentaryzacje. Aby uniknąć tych problemów, coraz więcej firm decyduje się powierzyć to zadanie specjalistom z zewnątrz. W Polsce liderem w dziedzinie outsourcingu inwentaryzacyjnego jest poznańska firma Inventory Solutions.

Idea outsourcingu inwentaryzacyjnego po raz pierwszy pojawiła się w USA w latach ’50. Wcześniej wszystkie firmy przeprowadzały remanent we własnym zakresie, posługując się swoim personelem i wewnętrznymi procedurami. Jednakże brak fachowej kadry dawał się we znaki coraz większej liczbie przedsiębiorców (było to szczególnie uciążliwe w branżach o szerokiej skali działań np. FMCG). Potrzeba rynku zrodziła więc nowatorską ideę powierzenia procesów inwentaryzacyjnych podmiotom zewnętrznym, jaka z czasem przywędrowała również do Polski: Obecnie w kraju działają trzy firmy, które są zdolne do przeprowadzenia inwentaryzacji całościowych (np. w hipermarketach), a także kilka mniejszych przedsiębiorstw, działających na mniejszą skalę (gdzie liczba potrzebnego personelu nie przekracza 30 osób) – wyjaśnia Michał Matłoka, prezes Inventory Solutions.

Pracownicy firm inwentaryzacyjnych to przede wszystkim wysokiej klasy fachowcy, którzy uczestniczyli w wielu inwentaryzacjach, dzięki czemu sama inwentaryzacja przebiega zdecydowanie sprawniej i szybciej. Ich działania wspiera dodatkowo specjalistyczny sprzęt (Inventroy Solutions wykorzystuje terminale mobilne Motoroli z oprogramowaniem dedykowanym), co zwiększa wydajność a zarazem skraca czas remanentu. Co ważne, skorzystanie z usług zewnętrznych firm gwarantuje obiektywność i dokładność liczenia, gdyż pracownicy tego typu przedsiębiorstw nie mają żadnego interesu w przekazywaniu nieprawdziwych danych. Wszystko to sprawia, że nowoczesny outsourcing inwentaryzacyjny staje się prawdziwą alternatywą dla czasochłonnych i niewydajnych metod tradycyjnych. Nic więc dziwnego, że w obliczu tych zalet coraz więcej polskich firm decyduje się powierzyć przeprowadzenie inwentaryzacji zewnętrznym specjalistom. Jak jednak wygląda taka inwentaryzacja w praktyce?

Najczęściej wykorzystywanym modelem są zestandaryzowane procedury, jakie każdorazowo dostosowuje się do specyfiki funkcjonowania konkretnego klienta. W Inventroy Solutions projekt inwentaryzacyjny zawsze rozpoczynany jest spotkaniami roboczymi kadry managerskiej, podczas których opracowuje się plan organizacyjny. Następnie przystosowuje się oprogramowanie inwentaryzacyjne oraz uzgadnia format plików wymiany danych. Ostatnim elementem tego etapu jest przygotowanie obiektu (zapoznanie się z jego planem i asortymentem, a także podzielenie go na specjalne strefy inwentaryzacyjne) oraz przeszkolenie personelu w zakresie procedur inwentaryzacyjnych. Dalszym krokiem jest przystąpienie do właściwej inwentaryzacji. Specjaliści z Inventory Solutions rozpoczynają swe działania tuż po zakończeniu pracy klienta, dzięki czemu nigdy nie zakłócają funkcjonowania firmy. Pracownicy kolejno inwentaryzują poszczególne strefy, wykorzystując terminale mobilne, dzięki czemu proces skanowania oraz liczenia towaru odbywa się równocześnie. Po zinwentaryzowaniu sektora dane przesyłane są do głównego komputera, który rozpoczyna procedurę kontrolną, a pracownicy przechodzą do następnej strefy. Na koniec klient otrzymuje po prostu gotowy raport, dokładnie obrazujący stan asortymentu. Takie rozwiązanie sprawia, że remanent nie trwa dłużej niż 8 godzin i – co bardzo istotne – kończy się jeszcze przed rozpoczęciem pracy klienta.

Wielu ekonomistów uważa, że popularyzacja outsourcingu inwentaryzacyjnego jest już tylko kwestią czasu. Powierzenie tego zadania pozwala firmom zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz uniknąć trudności, jakie nieodłącznie wiązały się z tradycyjną inwentaryzacją. Jednak to nie jedyne zalety outsourcingu: W krótkiej perspektywie zatrudnienie zewnętrznych specjalistów pozwala firmie uzyskać wiarygodne i obiektywne dane. Lecz już w dalszej perspektywie zauważalna staję się znaczna redukcja kosztów (m.in. poprzez ograniczenie strat oraz poprawienie dostępności towarów) – dodaje Michał Matłoka. Jednakże o przyszłości outsourcingu inwentaryzacyjnego najlepiej świadczą opinie zadowolonych klientów Inventroy Solutions, którzy postanawiają poszerzyć dotychczas współpracę i angażują poznańską firmę do kolejnych projektów.

/Agencja Royal Brand PR