Co to jest formularz ZUS RMUA i dlaczego płatnicy składek mają obowiązek przekazywania go ubezpieczonym?

Płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, składkowe ZUS RCA lub ZUS RZA i świadczeniowe ZUS RSA, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek. Jeżeli obowiązek ubezpieczeń społecznych wygasł w ciągu miesiąca kalendarzowego, płatnik składek przekazuje raport za okres ubezpieczenia w danym miesiącu, w terminie i na zasadach ogólnych.

Płatnik składek jest zobowiązany do przekazania ubezpieczonemu wszystkich informacji, które były zawarte w imiennych raportach miesięcznych, składanych przez płatnika do ZUS. Informacje te powinny być przekazane na piśmie w celu ich weryfikacji. Wyjątek stanowią jedynie członkowie służby zagranicznej wykonujący obowiązki służbowe w placówce zagranicznej, którym informacja o składkach przekazywana jest w formie elektronicznej, ale po uprzednim uzyskaniu ich zgody.

Raport specjalny Bankier.pl A co, jeśli nie zapłacę? Nie zapłaciłeś podatku PIT, CIT, VAT lub Akcyzy? A może zapomniałeś odprowadzić składki do ZUS? Czy wiesz, co Ci za to grozi i jak zminimalizować kary? Odpowiedzi szukaj już od 6 września (Poniedziałek) na portalu Bankier.pl

Raport (informacja) przekazany ubezpieczonemu zawiera miesiąc i rok, których raport dotyczy. Powinien łączyć więc w sobie zawartość wszystkich raportów przekazanych do ZUS za ubezpieczonego za dany okres rozliczeniowy.

Płatnicy składek nie są zobowiązani do informowania ubezpieczonych o wysokości przekazanych składek przy wykorzystaniu formularza ZUS RMUA. Jest to jedynie propozycja, która ma ułatwić sporządzanie informacji dla ubezpieczonych. Pracodawcy mogą informacje dla ubezpieczonych przekazywać w innej formie, ale takiej, która spełnia wymogi określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Formularz ZUS RMUA, podobnie jak imienny raport miesięczny przekazywany do ZUS, powinien zawierać informacje dotyczące ubezpieczonego, tj. jego numery identyfikacyjne (PESEL, NIP) oraz nazwisko i imię.

Raport zawiera również informacje dotyczące płatnika składek, w tym numery NIP i REGON oraz nazwę skróconą płatnika. W przypadku płatnika składek będącego osobą fizyczną, powinny zostać podane identyfikatory numeryczne NIP i REGON, a w razie gdy płatnikowi nie nadano tych numerów lub jednego z nich – numer PESEL lub seria i numer dowodu osobistego albo paszportu oraz nazwa skrócona lub imię i nazwisko.

W bloku dotyczącym należnych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne powinny być podane:

• wymiar czasu pracy,
• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające także dane o:
  a) tytule ubezpieczenia,
  b) podstawie wymiaru składek,
  c) kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania,
  d) kwocie obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, wynikającego z ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o pracowniczych programach emerytalnych,
• podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki.

W następnych blokach płatnik składek powinien uwzględnić informacje o:

• zasiłkach finansowanych z budżetu państwa,
• rodzajach i okresach przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne,
• wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy.

Jeśli ubezpieczony nie pobierał żadnych świadczeń i płatnik składek nie wykazywał zasiłków lub przerw w opłacaniu składek w raporcie ZUS RSA, to w raporcie dla ubezpieczonego bloki takie nie muszą wystąpić.

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadziła również obowiązek podawania w informacji przekazywanej ubezpieczonemu przez płatnika składek symbolu wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne.

W celu realizacji tego zapisu formularz ZUS RMUA zawiera następujące dodatkowe informacje umieszczone w dolnej części formularza:

• dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej,
• dane dotyczące okresu, którego raport dotyczy,
• kod wojewódzkiego oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia,
• podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej i pieczątka adresowa płatnika.

Ww. dane są potwierdzeniem faktu podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu przez danego ubezpieczonego oraz odprowadzania składek do określonego Oddziału NFZ.

Imienne raporty miesięczne przekazywane do ZUS zawierają również datę sporządzenia raportu miesięcznego oraz oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej. W związku z tym imienny raport dla ubezpieczonego także powinien zawierać datę sporządzenia oraz podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Płatnik składek zobowiązany jest do złożenia imiennego raportu miesięcznego korygującego, w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, jeżeli po złożeniu imiennego raportu miesięcznego występuje konieczność korekty danych uprzednio wykazanych. Nieprawidłowości mogą zostać stwierdzone przez płatnika składek we własnym zakresie lub przez ZUS.

Wszystkie te informacje (łącznie z informacjami korygującymi) muszą zostać również przekazane ubezpieczonemu.

Ubezpieczony może zgłaszać na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym w terminie 3 miesięcy od otrzymania informacji, jeżeli, jego zdaniem, nie są one zgodne ze stanem faktycznym. O fakcie tym ubezpieczony informuje również ZUS. W razie nieuwzględnienia przez płatnika składek reklamacji w terminie jednego miesiąca od daty jej wpływu, na wniosek ubezpieczonego, ZUS po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego wydaje decyzję.

Jeżeli ubezpieczony nie zakwestionuje informacji zawartych w imiennym raporcie miesięcznym, to informacje te uznaje się za zgodne ze stanem faktycznym, chyba że informacje dotyczące okresu objętego raportem zakwestionuje ZUS.

Prawidłowo sporządzony raport dla ubezpieczonego może być pomocny m. in. przy weryfikowaniu przez ubezpieczonego otrzymanej z ZUS Informacji o stanie konta. Analizując kwoty składek ubezpieczony powinien porównać kwoty składek podane w informacji z kwotami podanymi za dany miesiąc przez płatnika składek (na dokumencie ZUS RMUA lub innym przekazywanym przez płatnika). Warto pamiętać, że dla ubezpieczonych, którzy nie są płatnikami składek, na koncie w ZUS zapisywana jest składka należna, wynikająca właśnie z imiennych raportów miesięcznych przekazywanych przez płatnika do ZUS.

Informacja dla ubezpieczonego w proponowanej formie raportu ZUS RMUA ułatwia pracodawcom poświadczanie podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu i pozwala na korzystanie przez ubezpieczonego ze świadczeń leczniczych bez dodatkowych dokumentów.

Źródło: ZUS