Planowanie szkoleń, prowadzenie listy płac, wystawianie zaświadczeń, dbanie o firmowe dokumenty. To tylko garstka obowiązków, jakie na co dzień ciążą na specjaliście od human resources. A przecież to nie wszystko, bo wielkie biurokratyczne wyzwanie trzeba pogodzić z rekrutacją pracowników i – co chyba najtrudniejsze – regularnym przeprowadzeniem szkoleń. HR-owiec skazany na szkoleniowo-organizacyjną klęskę? Nie, ale musi zacząć działać nowocześnie.

Od kiedy praca specjalisty od human resources wiąże się już nie tylko z administracją, znacznie zwiększył się problem efektywnego zarządzania czasem. Dziś miękkie obowiązki z zakresu HR, takie jak zatrudnianie pracowników i prowadzenie szkoleń, są zdecydowanie istotniejszym punktem w firmowym kalendarzu i wymagają nieustannej opieki ze strony kadr odpowiedzialnych za zasoby ludzkie.

To właśnie w głównej mierze organizacja szkoleń spędza HR-owcom sen z powiek. Dlaczego? Bo szkolenia są wielką biurokratyczną bombą, a powodów do ich przeprowadzenia jest naprawdę sporo. Może to być zmiana w strukturze organizacyjnej firmy, implementacja nowych technologii, czy zatrudnienie kolejnej grupy pracowników. Duże możliwości z zakresu kształcenia pracowników daje przede wszystkim Unia Europejska.

Z racji dofinansowań w ramach programów unijnych pracodawca chętnie organizuje szkolenie, bo robi to bardzo tanio, płacąc tylko część jego rynkowej wartości (np. 20%). Liczy, że stosunkowo niewielkim kosztem wykształci cennych pracowników, zyskując w ten sposób przewagę nad konkurencją. Natychmiastowo więc na barki HR-owca spada nierzadko konieczność zorganizowania nie jednego, a kilku szkoleń naraz, a co za tym idzie ogrom powiązanych ze sobą zabiegów organizacyjnych i merytorycznych.

Kryteria natury formalnej to dopiero początek przeprawy. Należy przecież poszukać miejsca szkolenia, określić jego termin, zmonitorować rynek trenerów, zakupić catering, wydrukować materiały edukacyjne, dokonać rekrutacji wśród pracowników, a po zakończonym szkoleniu wystawić certyfikaty uczestnictwa i za pomocą ankiet zbadać, czy uczestnicy są zadowoleni z kursu (ocena trenera, organizatora, miejsca szkolenia etc.). Segregatory i teczki z dokumentacją wciąż rosną, a cały proces coraz bardziej przytłacza organizatora.

Samotna walka z biurokracją (szczególnie unijną) przy organizacji szkoleń sprawia, że osoby zarządzające kapitałem ludzkim w firmach nie tylko tracą czas, ale też z dużym prawdopodobieństwem obniżają jakość pracowniczego kursu bądź treningu. Rozwiązaniem problemu mogą okazać się profesjonalne systemy do obsługi szkoleń. Pozwalają one zautomatyzować procesy zarządzania szkoleniami i w konsekwencji precyzyjnie przeprowadzić kurs, oszczędzając czas i zabezpieczając przed nieuchronnymi, w przypadku „ręcznej” organizacji, błędami.

Nowoczesnych narzędzi pomocnych w pracy HR-owca jest wiele – liczne aplikacje kadrowe, płacowe i motywacyjne. Brakuje jednak programów do planowania szkoleń. Aplikacją, która pozwala HR-owcom na uporządkowanie dokumentacji i efektywne działania merytoryczne, jest system do obsługi szkoleń YALA. Narzędzie firmy L-System, stworzone dzięki otrzymanej z Unii Europejskiej dotacji z działania 8.1 POIG, pomoże menedżerom zaplanować i zorganizować szkolenie „od A do Z”.

YALA – już na etapie przygotowań do szkolenia – pomoże użytkownikowi stworzyć bazę zasobów, trenerówi placówek, z której można skorzystać. System już na samym początku wspiera więc organizatorów w rozbudowanym procesie rekrutacyjnym, pomagając m.in. w tworzeniu bazy użytkowników, przypisując ich na szkolenia, generując zaproszenia, a nawet przypominając drogą e-mailową o najważniejszych informacjach dotyczących nadchodzącego kursu.

YALA pozwala także na ocenianie szkoleniowców przez kursantów. Na zakończenie szkolenia uczestnik ma szansę dokonać oceny kursu i trenera w ankiecie ewaluacyjnej, dostępnej zarówno w wersji papierowej, jak i online. Pracownik biorący udział w treningu ma również do dyspozycji indywidualne konto, za pomocą którego może pobrać materiały szkoleniowe. YALA dopilnuje też, by uczestnik otrzymał dyplom, zaświadczenie o przebytym kursie oraz podziękowania za udział w szkoleniu.

Co ważne dla HR-owców, system YALA pozwala na wnikliwą ocenę i analizę każdego kursanta. Przechowuje informacje o jego wynikach i obecnościach, zapisując je w e-dzienniku. To znaczne ułatwienie dla pracowników działów zarządzania zasobami ludzkimi. W prosty sposób HR-owiec może więc uzyskać wiedzę na temat postępów uczestnika szkolenia i dokonać jego oceny. Podnosi się więc poziom treningu, co sprawia, że realizacja głównego celu, jakim jest podniesienie kompetencji pracowników, jest cały czas pod kontrolą organizatora.

– Projektując narzędzie, jakim jest YALA, staraliśmy się, aby służyło ono zarówno uczestnikom, jak i organizatorom. Z naszych doświadczeń przy organizacji szkoleń wynika, że to właśnie prace biurowe i wypełnianie dziesiątek dokumentów jest najbardziej uciążliwe dla osób, które odpowiadają w firmie za rozwój pracowników. YALA rozwiązuje ten problem i zapewnia 100% kontrolę nad organizowanym szkoleniem – mówi Robert Posiadała, Prezes Zarządu L-System Sp. z o.o.

YALA to jednak nie tylko platforma do komunikacji na linii uczestnik-organizator. To także przenośne biuro, czuwające nad terminowością poszczególnych etapów szkolenia, archiwizujące umowy, rachunki i faktury, zarówno z uczestnikami, jak i trenerami. System pozwala trzymać rękę na pulsie także w kwestiach finansowych – sumuje koszty osobogodzin oraz osobodni szkoleniowych. Organizator, może więc na bieżąco kontrolować wydatki związane z przeprowadzanym kursem. Aplikacja pełni także funkcję podręcznej biblioteczki z materiałami szkoleniowymi, które w razie potrzeb można pobrać z dowolnego miejsca na świecie.

Na polskim rynku zaczęły pojawiać się narzędzia i aplikacje pomocne w pracy HR-owca. Po pierwsze dlatego, że rynek szkoleń ożywił się dzięki projektom dofinansowanym z Unii Europejskiej, a co za tym idzie, kadrowcy i specjaliści do spraw szkoleń mają więcej pracy, którą firmy programistyczne chcą ułatwiać dedykując aplikacje „szyte na miarę”.