Polska bardzo potrzebuje rozwoju w dziedzinie innowacji – wg badań tylko ok. 20 proc. polskich przedsiębiorstw wprowadza je do swoich organizacji. Nasz kraj od lat zajmuje dalekie miejsca w rankingach badających wprowadzanie nowych technologii i rozwiązań. Rzeczywista sytuacja może jednak nie być tak zła, jak wynika z oficjalnych statystyk. Jak twierdzą eksperci Deloitte, wiele firm w Polsce stosuje innowacje, ale ich nigdzie nie rejestruje i nie informuje o nich publicznie. Przykładem branży, która wprowadza nowe rozwiązania w celu zwiększenia efektywności, jest sektor usług biznesowych.

Różne oblicza innowacyjności

Innowacje to fundament inteligentnego wzrostu, opierającego się na poszukiwaniu coraz bardziej optymalnych rozwiązań i ulepszania istniejących. Odwaga produkowania i wdrażania nowoczesnych narzędzi jest wyjątkowo opłacalna dla wszystkich uczestników rynku. Najważniejsze zyski płynące z ich stosowania to: obniżanie kosztów, usprawnienie procesów i wreszcie wzrost konkurencyjności i atrakcyjności firm. Nasz kraj niestety jednak słabo wypada w oficjalnych statystykach dotyczących innowacyjności wśród firm. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez PKPP Lewiatan i firmę Deloitte Sp. z o.o., w okresie od kwietnia do czerwca tego roku zaledwie ok. 20 proc. polskich przedsiębiorstw wprowadziło innowacje, podczas gdy średnia dla UE wynosi 39,5 proc., a np. w Niemczech przekracza 70 proc.

Na szczęście firmy działające na rodzimym rynku wprowadzają nowe rozwiązania niezależnie od zachęt zewnętrznych i choć często nikt nie wie o wykorzystywanych przez nich metodach, wiele z nich stale rozszerza swoje portfolio o nowe usługi i narzędzia. Jak podaje PKPP Lewiatan w przeprowadzonym badaniu, w polskich firmach w okresie powracającej koniunktury firmy deklarowały, że wysokie znaczenie ma dla nich wysoka jakość i konkurencyjność, a co za tym idzie poszukiwanie i wdrażanie innowacji. Inwestycje w nowe narzędzia są przez firmy coraz częściej postrzegane jako strategiczne.

- Innowacje to nie tylko patenty i wielkie odkrycia – mówi Łukasz Gajewski, Prezes Fundacji Instytut Outsourcingu, Prezes Zarządu Target BPO – to także szereg drobnych usprawnień wdrażanych w przedsiębiorstwach. Mimo że w przypadku tych pierwszych, Polska niestety pozostaje w ogonie Europy, to jednak pod względem odkrywczych i bardzo praktycznych rozwiązań stosowanych w codziennym działaniu, sytuacja przedstawia się już inaczej. Polskie przedsiębiorstwa widzą potrzebę wdrażania nowych narzędzi i procedur, by stawać się bardziej konkurencyjnymi, atrakcyjnymi dla swoich klientów i efektywnymi. Przykładem sektora, który stara się pozytywnie wyróżnić się na rynku i wzmocnić swoją pozycję przez innowacyjność jest outsourcing – dodaje.

Outsourcing – potencjał odkryty

Jak wynika z sondy wykonanej przez Fundację Instytut Outsourcingu, wśród swoich członków, czyli polskich firm z sektora BPO (Business Process Outsourcing), przedsiębiorstwa świadczące zaawansowane usługi dla biznesu dynamicznie wprowadzają na polski rynek nowe narzędzia i procesy. Outsourcing to branża będąca liderem w ciągłym poszukiwaniu nowych rozwiązań. - Przedsiębiorstwa korzystają z usług firm outsourcingowych, aby działać bardziej efektywnie. Dzięki nowoczesnym metodom i technologiom stosowanym przez zewnętrznych partnerów obniżają koszty w przedsiębiorstwie i poprawiają wydajność procesów. Dlatego tak ważne jest to, by firmy z branży BPO były liderami w poszukiwaniu i wdrażaniu innowacji. Tego oczekują od nich klienci – mówi Leszek Rożdżeński, Wiceprezes Fundacji Instytut Outsourcingu, Prezes Zarządu Web Inn SA.

Przede wszystkim usprawnić

Wiele firm BPO w Polsce posiada specjalne zespoły zajmujące się ciągłym poszukiwaniem nowych rozwiązań i ich płynnym wdrażaniem. Dział Rozwoju Nowych Technologii firmy ArchiDoc to jeden z przykładów jednostki wewnętrznej, która jest nastawiona na wzrost swojego potencjału i doskonalenie się w swojej specjalizacji. Dzięki takiej polityce firma może pochwalić się nowoczesnymi narzędziami, takimi jak INDO – autorski system kancelaryjny ułatwiający efektywne zarządzanie procesami związanymi z przetwarzaniem dużej ilości dokumentacji.

- Platforma INDO obsługuje dokumentację przychodzącą i wychodzącą. Jest to aplikacja, która ułatwia efektywne zarządzanie procesami, związanymi z przetwarzaniem dużych ilości dokumentacji. Zawiera ona moduł obsługi korespondencji przychodzącej i wychodzącej, a także repozytorium elektroniczne, czyli „magazyn” wszelkiego typu dokumentów w firmie. Użytkownicy, zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, nie tylko zyskują szybki i wygodny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej, ale mogą także je wersjonować, składać zamówienia na udostępnianie ich papierowych oryginałów, definiować kolejność opracowywania poszczególnych plików, czy generować raporty. Wiele przedsiębiorstw, które decyduje się na outsourcowanie obszaru zarządzania dokumentami, wcześniej wykorzystywała do jego obsługi zwykły arkusz kalkulacyjny, np. Excel, co pod wieloma względami ograniczało zakres możliwych do wykonania zadań - mówi Konrad Rochalski Ekspert Fundacji Instytut Outsourcingu, Prezes Zarządu ArchiDoc SA.
IT – świat nowoczesności

Firmy BPO, realizujące potrzebę podnoszenia efektywności procesów własnych i swoich klientów, czyniły to dawniej głównie poprzez tzw. cost-arbitrage, czyli poszukiwanie różnego rodzaju oszczędności. Dziś często proponują innowacyjne rozwiązania technologiczne zwiększające potencjał biznesu klienta. Przykładem mogą być platformy biznesowe firmy Infosys - innowacyjne narzędzia, oparte o połączenie BPO i technologii. To elektroniczne platformy działające w sieci, w ramach których klient otrzymuje stały dostęp do wybranych usług i treści, nie musząc instalować u siebie dodatkowego oprogramowania.

- Dzięki zastosowaniu modelu SaaS – po polsku „Oprogramowanie jako Usługa” - klient nie ponosi wydatków na infrastrukturę IT, płacąc jedynie za faktycznie wykonywane aktywności – tłumaczy Michał Grabarz, menedżer ds. rozwiązań IT w Infosys BPO Poland. - Taki koszt operacyjny pozostaje elastyczny i pokrywa się z realnym zapotrzebowaniem klienta na usługę, dając również możliwość wykorzystania efektu skali – dodaje.

Wśród platform oferowanych przez Infosys można wymienić Newspaper-in-a-Box (Gazeta w Pudełku), Source-to-Pay (Zarządzania Zakupami), Hire-to-Retire (Zarządzanie Personelem) oraz Order Management (Zarządzanie Zamówieniami)

Wykorzystać w pełni potencjał firmy

Innowacją może być nie tylko wprowadzenie nowych narzędzi, lecz także wykorzystanie potencjału przedsiębiorstwa do zaproponowania nowych, często odkrywczych usług. Przykładem może być tu wprowadzenie usługi Next-Best Selection przez firmę Target BPO, specjalizującą się w outsourcingu sprzedaży. Przedstawiciele handlowi przedsiębiorstwa regularnie odwiedzają ponad 70 000 sklepów w całym kraju. Okazało się, że dzięki temu Target BPO posiada unikalną wiedzę o rynku sprzedaży detalicznej w Polsce w zakresie oferty sklepów, ich potencjale sprzedażowym i osiąganych wynikach w danych kategoriach produktu. Są to informacje, których nie jest w stanie z podobną dokładnością podać żadna firma badawcza, gdyż większość z publikowanych badań opiera się jedynie na danych statystycznych. Target BPO zobaczyło w tym swoją szansę. Wprowadziło do swojej oferty usługę, która pozwala ustalić, które lokalizacje są optymalnym wyborem przy planowaniu rozwoju sieci handlowej przez firmy FMCG.

- Koncerny coraz częściej decydują się na poszerzenie bazy sklepów, do których trafiają ich produkty – tłumaczy Adam Guzek Wiceprezes Zarządu Target BPO. - Wyzwaniem dla firm FMCG jest nie tylko wybór sklepów o największym potencjale handlowym, lecz także zoptymalizowanie tras przedstawicieli handlowych obsługujących sieć dystrybucji. Dzięki nowej usłudze dostarczamy naszym klientom unikalną wiedzę i pomagamy im podjąć właściwe decyzje biznesowe.

Innowacyjne podejście do kadr

Innowacją może być także podejście do zarządzania. Firmy outsourcingowe są doskonałym przykładem wykorzystania nowoczesnych metod w dziedzinie HR-u. I tak np. firma Infosys BPO Poland stosuje szereg narzędzi, które pozwalają na wynajdowanie i rozwijanie talentów swoich pracowników oraz pełne wykorzystywanie ich specjalistycznej wiedzy. Przykładem może tu być np. narzędzie skill central - baza HR, która pozwala na zebranie informacji o tym jakie osoby mogą okazać się niezbędne w konkretnych projektach, ze względu na ich unikalne kompetencje. System zawiera informacje. dotyczące znajomości języków, certyfikatów, odbytych szkoleń i specyficznych umiejętności. Innym innowacyjnym rozwiązaniem jest tworzenie tzw. flying squad – wydzielonych zespołów specjalistów wykorzystujących swoje wszechstronne doświadczenie w projektach dla różnych klientów lub rozwiązujących trudne sytuacje. Firma wynajduje także i łączy w zespoły zadaniowe osoby z różnych jednostek, które mają wiedzę ekspercką w danej dziedzinie. Poprzez koncepcję SPARK (Shared Project Assignment Resources and Knowledge – pol. przypisywnie zasobów i wiedzy do projektów wspólnych) – mogą one uczestniczyć w specjalnych projektach, w których potrzebne są ich umiejętności mimo, że fizycznie pozostają wewnątrz swoich standardowych departamentów. - W nowoczesnych firmach największym zasobem jest wiedza, doświadczenie, umiejętności i pasja pracowników – tłumaczy Anna Tumidajewicz, Dyrektor ds. Finansowo-Księgowych Infosys BPO Europe. – Stąd wiele nowych rozwiązań, które wprowadzamy dotyczy zarządzania wiedzą, czyli metod jej kumulowania, wymiany i pomnażania. Wśród nich mogę wymienić np. koncepcję Center of Excelence (pol. Centrum Doskonałości). Jest to filozofia zarządzania całościową wiedzą we wszystkich jednostkach firmy na całym świecie, wspierana przez szereg narzędzi i procedur, a także przez konkretne osoby w organizacji. Tak zwani knowledge management champions (pol. liderzy zarządzania wiedzą) zajmują się zbieraniem, strukturalizowaniem i upowszechnianiem wiedzy, a także proponowaniem nowych narzędzi do efektywniejszego zarządzania doświadczeniem przedsiębiorstwa.

Duży procent innowacji z zakresu HR-u implementowanych w Polsce zainspirowany jest rozwiązaniami z innych krajów. W rodzimych przedsiębiorstwach nieraz jednak powstają także zupełnie nowe, autorskie praktyki i narzędzia, które są następnie przejmowane przez inne firmy na rynku lub organizacje poza granicami kraju.

Innowacyjność potrzebuje wsparcia

Według badań amerykańskiej firmy doradczej Boston Consulting Group żadna z 10 najbardziej innowacyjnych firm świata nie pochodzi z Europy . Stary Kontynent wyprzedzają Stany Zjednoczone oraz Azja. Dlatego w przyszłym roku unijna komisarz ds. badań, innowacji i nauki Maire Geoghegan-Quinn chce zainwestować w innowacje rekordową kwotę 6,4 mld euro. Kwota ta zostanie zarezerwowana w przyszłorocznym budżecie UE na pomoc dla przedsiębiorstw. Ponadto, jedną z najważniejszych inicjatyw Strategii Europa 2020 - nowego programu rozwoju gospodarczego przygotowanego przez Komisję Europejską - jest „Unia Innowacji”, czyli zestaw zaleceń zakładający wzrost produkcji oraz wdrażania innowacyjnych rozwiązań i technologii. Głównym narzędziem realizacji tej inicjatywy ma być zwiększenie nakładów na działalność badawczo-rozwojową. Według Unii Europejskiej UE powinny zbliżać się do siebie pod względem funduszy kierowanych na ten cel. Polska ma co odrabiać – udział nakładów na badania i rozwój wynoszą w naszym kraju 0,6% PKB. Dla porównania w krajach o wysoko rozwiniętej gospodarce sięgają 3% PKB. Przedsiębiorstwa w kraju mogą korzystać z pomocy w ramach programów Unii Europejskiej.

Jak pokazuje przykład branży outsourcingowej pomoc państwa i wspólnoty europejskiej w rozwijaniu innowacyjności są dla przedsiębiorców dużym wsparciem, lecz nawet, gdy okazuje się ona niewystarczająca polskie firmy potrafią sobie same świetnie radzić i rozwijać skrzydła w innowacjach. Artykuł powstał przy współpracy fundacji Instytut Outsourcingu z Computerworld