Większość beneficjentów, którzy zakończyli realizację projektu współfinansowanego ze środków UE zgodnie twierdzi, iż pozyskanie dotacji na projekt jest dziecinnie proste w porównaniu z jego realizacją. Nie chodzi tutaj może o samo zarządzanie projektem w ujęciu biznesowym, ale raczej o uwzględnienie w jego realizacji wszystkich aspektów, na które szczególną uwagę zwracają urzędnicy.

Niestety ma to istotny wpływ na funkcjonowanie przedsięwzięcia. Brak jakiegoś oświadczenia - z pozoru nieistotnego - może wstrzymać wypłatę dotacji, z kolei niezastosowanie wytycznych w zakresie wyboru dostawcy, nierzadko skutkuje uznaniem kosztów za niekwalifikowane, a w konsekwencji brakiem dofinansowania na dany sprzęt czy usługę.

Wieloaspektowość realizacji projektu UE i czasochłonność przygotowania obszernej dokumentacji rozliczeniowej to duży ciężar dla firmy. Czasami wiąże się to z koniecznością oddelegowania pracownika do zadań „unijnych”. Niestety nawet zatrudnienie dodatkowego pracownika nie gwarantuje wypłaty dotacji w pełnej przyznanej kwocie. Dlatego podmioty z list rankingowych zgłaszają się z rozliczeniem projektu do firm doradczych, które przede wszystkim posiadają doświadczenie w zakresie pozyskania dofinansowania i rozliczania projektów w budżetowaniu programowym w latach 2004-2006 i 2007-2013. Doświadczenie to przejawia się w znajomości przepisów krajowych oraz unijnych, a także ich nowelizacji, poszczególnych wytycznych publikowanych przez instytucje wdrażające i zarządzające oraz w wypracowanych ścieżkach kontaktowych z adekwatnymi instytucjami i urzędami. Zespoły specjalistów zajmujących się dotacjami unijnymi są w stanie doradzić na każdym etapie realizacji projektu.



Każda usługa outsourcingowa wiąże się jednak z nakładem finansowym. Nie wszyscy chcą więc ponosić dodatkowe koszty i wolą samodzielnie zmierzyć się z realizacją i rozliczaniem projektu. Beneficjenci tacy powinni zwrócić uwagę na kluczowe aspekty realizacji projektu. Przyjrzyjmy się im po kolei.

1. Audyt projektu

Przed rozpoczęciem realizacji projektu należy zapoznać się z dokumentacją aplikacyjną. Najczęściej od momentu jej złożenia do rozpoczęcia realizacji projektu mija co najmniej 6 miesięcy, a po takim czasie nie zawsze beneficjent dokładnie pamięta, co podpisywał. Analiza projektu i przygotowanie jego kluczowych i newralgicznych punktów pozwoli uniknąć niespodzianek. Na tym etapie najlepiej również odwiedzić ważne strony internetowe i zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa.

2. Wybór dostawców towarów i wykonawców usług

Zobacz raporty produktów finansowych dla firm

Każdy zakup musi być poprzedzony przeprowadzeniem procedury wyboru ofert. W zależności od programu czy województwa obowiązują wytyczne, które pomogą w uniknięciu błędów. Stosowne zapisy regulujące zasady i wymogi w tym aspekcie można również znaleźć w umowie o dofinansowanie. Nie są one jednak na tyle szczegółowe, aby można np. skorzystać z wzorów zapytań ofertowych czy protokołów wyboru ofert. Tego aspektu nie można bagatelizować - przeprowadza się go na początku realizacji projektu, ale dopiero podczas kontroli na końcu może okazać się, że są braki lub nieprawidłowości prowadzące do uznania kosztu za niekwalifikowany.

3. Przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej

Przygotowania dokumentacji rozliczeniowej nie można zostawiać na ostatnią chwilę. Oprócz sporządzenia wniosku w generatorze wniosków o płatność, należy starannie gromadzić takie dokumenty jak m. in. umowy, zamówienia, faktury VAT, faktury pro forma, wydruki potwierdzeń przelewów, protokoły zdawczo - odbiorcze, dokumenty OT, deklaracje ZUS DRA. Należy pamiętać, iż dokumenty księgowe wymagają opisu na jego odwrocie, co przy dużym projekcie (np. 40 faktur i list płac) zajmuje sporo czasu. W ramach rozliczania etapu składa się również kilka oświadczeń czy zestawień (zestawienie dokumentów, przesunięcia). Wszystkie dokumenty składane do rozliczenia muszą być spójne pod względem najdrobniejszych szczegółów: dat, nr KRS, NIP, adresów itp. Praca ta jest szczególnie czasochłonna na początku realizacji projektu - dobra organizacja, skrupulatność i systematyczność pomoże uniknąć błędów czy składania niepełnej dokumentacji. Oczywiście istnieje możliwość złożenia uzupełnień, ale trzeba pamiętać, że każde uzupełnienie odsuwa w czasie termin otrzymania transzy dotacji.

4. Promocja projektu

Ten aspekt realizacji projektu jest często zaniedbywany przez beneficjentów, a okazuje się bardzo istotny przy ostatecznym rozliczeniu projektu i wypłacie dotacji. Kwestie informowania opinii publicznej regulują zapisy umowy o dofinansowanie. Szczegóły można również znaleźć w wytycznych dotyczących promocji projektów UE. Beneficjenci, którzy w ramach swoich projektów w kosztach kwalifikowanych mają zadania związane z marketingiem czy promocją muszą szczególnie wczytać się w zakres swoich obowiązków w tym zakresie i nie zapomnieć o szczegółach typu „hasło promocyjne dla właściwego programu operacyjnego”. Inaczej może ich czekać przykra niespodzianka i uznanie wydatku za niekwalifikowany.

5. Aneksowanie umowy o dofinansowanie

Nierzadko zdarza się, że projekt nie może być realizowany tak jak zakładaliśmy i potrzebny jest aneks do umowy o dofinansowanie. Wprowadzenie zmian do umowy wymaga przestrzegania terminów informowania o nich, zachowania formuły pisemnej, opisania zakresu zmian wraz z uzasadnieniem i wykazaniem wpływu zmian na cele projektu.

6. Aspekty prawne

Podczas realizacji projektu możemy potrzebować pomocy prawnej, szczególnie gdy pojawią się kłopoty z kwalifikowalnością kosztów. Niestety błędna interpretacja zapisów umowy o dofinansowanie czy wytycznych programowych może mieć fatalne skutki. Jednak zawsze należy walczyć do końca, gdyż urzędnicy też się mylą.

7. Ewidencja księgowa projektów unijnych

Każdy projekt unijny to odrębna ewidencja księgowa. Dział księgowy firmy lub zewnętrzne biuro rachunkowe musi zapoznać się z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie, niezależnie czy prowadzi pełną czy uproszczoną księgowość.

8. Kontrola

Obawy przed kontrolą rosną, gdy beneficjent nie jest pewien czy wszystkie sprawy zostały dopięte na ostatni guzik. Brak doświadczenia w tej materii prowadzi do niedokładnego przygotowania się do wizyty kontrolnej. W najlepszym przypadku kontrola się po prostu przedłuża, a w najgorszym otrzymujemy zalecenia pokontrolne, w których wykazane są uchybienia i nieprawidłowości. W zależności od popełnionych błędów, uchybienia możemy wyjaśnić, natomiast nieprawidłowości mogą prowadzić do cofnięcia całej lub części dotacji.

W opinii wielu beneficjentów unijnych środków pozyskanie dotacji jest zdecydowanie prostszym zadaniem niż samodzielne zarządzanie projektem i jego rozliczenie skutkujące wypłatą całej kwoty dofinansowania. Niemniej część przedsiębiorców decyduje się mierzyć z tym wyzwaniem i - nierzadko - robią to z sukcesem, choć - jak przyznają - okupionym godzinami spędzonymi na poznawaniu meandrów unijnej biurokracji. Największym mankamentem tego rozwiązania jest konieczność poświęcenia energii i czasu na zmaganie się z unijną dokumentacją, co najczęściej dzieje się kosztem energii, która mogłaby być przeznaczona na rozwijanie biznesu.


Zofia Cierzniak, kierownik zespołu rozliczeń, ECDF