Niewielu przedsiębiorców wie, że korzyści podatkowe daje utworzenie w firmie funduszu szkoleniowego. Stwarza to m.in. możliwość zaliczania przez pracodawcę wpłat na ten fundusz do kosztów uzyskania przychodów. Co istotne, wspomnianych wpłat na nie trzeba od razu wydatkować na szkolenia.

Utworzenie funduszu szkoleniowego

Prawo tworzenia funduszu szkoleniowego przez pracodawców wynika z przepisów ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 69, poz. 415, ze zm.). Utworzenie funduszu szkoleniowego jest dobrowolne, a jego przeznaczeniem jest finansowanie lub współfinansowanie kosztów kształcenia ustawicznego pracowników. Fundusz może zostać także utworzony na podstawie porozumienia kilku pracodawców.

Dochodami funduszu szkoleniowego są:

• wpłaty pracodawców, zgodnie z postanowieniami układu zbiorowego pracy bądź regulaminu funduszu szkoleniowego (w wysokości nie niższej niż 0,25% funduszu płac),
• inne wpływy.

Wydatkowanie środków funduszu szkoleniowego następuje na podstawie postanowienia pracodawcy w uzgodnieniu z pracownikiem kierowanym na szkolenie.

Czy odpisy i wpłaty na fundusz są kosztem podatkowym?

Generalnie zasadą jest, że odpisy i wpłaty na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Takim kosztem są jednak podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek bądź możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne ustawy (art. 16 ust. 1 pkt 9 updop, art. 23 ust. 1 pkt 7 updof).

Jakie są korzyści dla pracodawcy z utworzenia funduszu szkoleniowego?

Wpłaty, które pracodawca uiszcza na fundusz szkoleniowy, ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów już w momencie wpłaty na ten fundusz.

Utworzenie funduszu szkoleniowego sprawia, że pracodawca zmniejszy swój dochód, od którego powinien płacić podatek dochodowy. To zasadnicza korzyść z utworzenia funduszu szkoleniowego.

Po drugie, jeśli pracodawca utworzy fundusz nie oznacza to, że musi wydać zgromadzone na nim środki finansowe od razu. Ma na to 2 lata od dokonania wpłat na fundusz. Przychodem są środki funduszu szkoleniowego niewykorzystane w roku podatkowym, w którym zostały wpłacone do tego funduszu, bądź w ciągu roku podatkowego następującego po tym roku (art. 12 ust. 1 pkt 5b updop, art. 14 ust. 2 pkt 13 updof).

Zatem jeśli pracodawca nie wyda w ciągu 2 lat środków zgromadzonych na fundusz na szkolenia, konieczne będzie ich opodatkowanie. Tak samo opodatkowane będą środki finansowe, jeśli pracodawca zlikwiduje fundusz szkoleniowy bądź wykorzysta go niezgodnie z przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy lub przepisami ustawy o łagodzeniu skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i przedsiębiorców.

Jak bowiem zauważył dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 11 marca 2011 r. (nr IPPB1/415-1095/10-3/KS): "Celem ustawodawcy w zakresie możliwości zaliczenia środków na fundusz szkoleniowy już w momencie ich wpłaty, była chęć łagodzenia skutków kryzysu ekonomicznego dla pracowników i pracodawców, co nie oznacza, że panuje w tym zakresie całkowita dowolność, w tym sensie, że podatnik tylko formalnie będzie deklarował przeznaczenie środków o określonej wartości na fundusz szkoleniowy. Podatnik ma obowiązek dopilnować, aby wypływ środków pieniężnych z funduszu był przeznaczony tylko i wyłącznie na cele kształcenia pracowników i pracodawców a nie np. na bieżącą działalność (...). Podatnik jest uprawniony do rozpoznania kosztów z tytułu wpłaty na fundusz szkoleniowy (a przez to zmniejszenia obciążenia z tytułu podatku dochodowego) w sytuacji, gdy podejmuje działania w celu zgodnym z ustawą o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Dlatego (...) przypadki wypłaty środków z funduszu szkoleniowego czy to na rachunek bieżący Wnioskodawcy czy rachunek oszczędnościowy winny, w ocenie organu, być traktowane jako wykorzystanie środków z funduszu szkoleniowego niezgodnie z celami wskazanymi w ustawie o promocji zatrudnienia, co wypełnia hipotezę art. 14 ust. 2 pkt 13 lit.b) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i związku z powyższym Wnioskodawca jest zobowiązany do wykazania przychodu podatkowego w momencie wypłaty środków z funduszu szkoleniowego na jego rachunek bieżący lub na rachunek oszczędnościowy. W tym momencie bowiem zgromadzone środki pieniężne przestają być środkami funduszu".

Reasumując, przypadku wpłat na fundusz szkoleniowy koszty uzyskania przychodów można potrącić już w momencie ich dokonania, a nie dopiero w momencie wydatkowania środków funduszu na przewidziane w nim cele. Oznacza to, że pomimo braku faktycznego wykorzystania tych środków, podatnik będzie miał możliwość pomniejszenia o te wpłaty swojego przychodu, a więc także podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Ponieważ faktyczne wydatkowanie wspomnianych środków może nastąpić dużo później niż wpłata, a nawet w ogóle nie mieć miejsca (z czym będzie się jednak wiązać konieczność ich opodatkowania), przedsiębiorca ma możliwość wpłynięcia na odroczenie płatności podatku dochodowego. Musi pamiętać tylko o tym, aby wpłaty na fundusz wynosiły nie mniej niż 0,25% funduszu płac.

Przy okazji należy zaznaczyć, że jak podkreśliło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na interpelacją poselską nr 11990, przepisy art. 67 i 68 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy nie zawierają zapisów, które w sposób szczególny regulowałyby tryb przekazywania omawianych wpłat na fundusz szkoleniowy oraz sposób ich dokumentowania. Z art. 67 ust. 4 tej ustawy wynika jedynie, że utworzenie, funkcjonowanie i likwidacja funduszu szkoleniowego reguluje układ zbiorowy pracy lub regulamin funduszu szkoleniowego. Resort finansów jest jednak zdania, że regulacje te powinny być zgodne z zasadami odnoszącymi się do dokumentowania poniesionych wydatków (kosztów) oraz osiąganych przychodów, które to elementy niezbędne są do ustalenia prawidłowej podstawy opodatkowania (zasady te określono m.in. w art. 9 ust. 1 updop i art. 24a ust. 1 updof oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów - Dz. U. nr 152, poz. 1475 ze zm.).

Podstawa prawna:

• art. 67 ust. 1, art. 68 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. nr 69, poz. 415 ze zm.),
• art. 12 ust. 1 pkt 5b, art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74 poz. 397 ze zm.),
• art. 14 ust. 2 pkt 13, art. 23 ust. 1 pkt 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.).

Aneta Mościcka
prawnik specjalizujący się w prawie pracy, podatkowym i gospodarczym