Strona korzysta z plików cookies w celu realizacji usług i zgodnie z Polityką Plików Cookies. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.

Znajdź firmę

-
Nazwa
Miejscowość  
 
  » zaawansowane

firma wiarygodna finansowo

Bezzwrotne 25 000 zł na rozwój Twojej firmy. Sprawdź rewolucyjne na polskim rynku finansowanie dla firm!


reklama 

Polecamy

-
Załóż sklep internetowy i zarabiaj Wypełnij e-wniosek EDG-1 Wypełnij e-wniosek VAT-R Produkty finansowe dla firm Gazeta Podatkowa

Zapytanie ofertowe, wzory dokumentów i uwagi praktyczne

10:13 13.07.2012
Kategoria: Finansowanie firmy | Źródło: Fundusze Europejskie
W niniejszym artykule spróbuję ukazać praktyczne strony prowadzenia procedur ofertowych: zaprezentować wzory zapytań ofertowych, ofert, protokołów z wyboru ofert etc., powiedzieć również coś niecoś o zasadach konstruowania umów zgodnych z zapytaniem ofertowym i krótko o sposobach płatności tytułem rozliczeń wynikających z tychże umów. Zaznaczam przy tym, że rozpatrujemy tu przypadki, gdzie stosowanie zapytań ofertowych jest obowiązkowe, a więc najczęściej w przypadku kwoty przekraczającej 14 tys. euro lub 50 tys. zł. Zatem po kolei.

Co zawiera zapytanie?


Przejrzyste zapytanie ofertowe powinno zawierać opis przedmiotu zakupu, datę sporządzenia, dane pytającego - zamawiającego; parametry techniczne i specyfikację usługi umożliwiające porównanie jakości ofert, końcowy termin składania ofert oraz dane kontaktowe. Różnie rzecz się przedstawia, jeśli chodzi o wymogi tzw. promocji unijnej, czyli zamieszczania informacji o otrzymaniu dofinansowania z Unii Europejskiej. Dla świętego spokoju proponujemy beneficjentom, żeby oprócz wymienionych pozycji zapytanie ofertowe zawierało jeszcze dane o projekcie, którego dotyczy zakup (tytuł projektu, numer i nazwa działania, w ramach którego przyznana została dotacja lub w ramach którego zamawiający aplikuje o dofinansowanie), a nagłówek dokumentu zawierał wymagane znaczki informujące o dofinansowaniu z UE i właściwego programu krajowego. W niektórych przypadkach np. programie Innowacyjna Gospodarka wymagane jest jeszcze włączenie loga firmy beneficjenta. Zrezygnować z tej opcji można jedynie wtedy, gdy nie ma jeszcze decyzji o zatwierdzeniu projektu do dofinansowania. Niemniej w takiej sytuacji konieczne może być powiadomienie oferentów w późniejszym czasie, że zapytanie ofertowe dotyczyło projektu objętego dofinansowaniem z Unii.

Jaka specyfikacja

W treści specyfikacji należy zwrócić uwagę zwłaszcza na dobór parametrów towaru lub usługi: z jednej strony powinny jak najdokładniej wskazywać, czego oczekujemy od oferenta, z drugiej strony jednak nie powinno być to sporządzone w taki sposób, że zwycięzca jest z góry wiadomy. Przykład: kupujemy środek transportu - dajmy na to - samochód dostawczy. Jesteśmy w stanie określić jego ładowność, pojemność kabiny, przybliżoną moc silnika, wyposażenie itd. Wymogi w tym zakresie wynikają z naszych potrzeb. Ogłaszając na podstawie tego zapytanie ofertowe, z pewnością uzyskamy kilka propozycji od dealerów, np. Renault Master, Peugeot Boxer, Citroen Jumper, Ford Transit. Wiadomo jednak, że każdy producent posiada swój wzór danych technicznych.
Nie jest z pewnością w takim przypadku wskazane konstruowanie zapytania ofertowego w ten sposób, żeby na podstawie drobnego i mało istotnego szczegółu właśnie określony środek transportu został wybrany. Przykładowo Renault ma opływową klamkę, a Citroen już nie. Opływowa klamka nie ma jednak znaczenia dla celu, dla którego środek zakupujemy. Jeśli skonstruujemy zapytanie pod ten wymóg może paść podejrzenie niezachowania obiektywizmu i zasady konkurencyjności. Z pewnością bowiem można wskazać parametry istotne oraz nieistotne przedmiotu zakupu. Wiadomo, że niektóre silniki różnią się między sobą niewielką ilością mocy, a niektóre większą. Niewątpliwie odmiennie należy traktować oferty dotyczące silników o mocy zbliżonej do 150 KM, a odmiennie do 250 KM - prawdopodobnie pojazdy te należą do różnych kategorii wyposażenia, a więc oferty w tym zakresie nie będą wobec siebie konkurencyjne - bez względu na to, czy będą pochodziły od jednego dealera czy od kilku. Oczywiście nie można tu za bardzo generalizować - każdy przypadek jest oceniany indywidualnie.

Uciążliwa budowlanka


Usługi ogólnobudowlane to najbardziej drażliwa i kłopotliwa forma ofertowania. Sporządzenie zapytania dla niej nie jest zwykle łatwe, a instytucje oceniające wykazują bardzo dużo skrupulatności w kontrolowaniu tego typu zamówień. Jak uczy doświadczenie, wydatki na roboty budowlane powinny zostać właściwie rozplanowane już na etapie tworzenia wniosku o dofinansowanie. Tu będzie jednak pewien haczyk, ponieważ nie zawsze wnioskodawca dysponuje pełnymi danymi, umożliwiającymi mu w miarę precyzyjne rozplanowanie i zabudżetowanie kosztów. Nierzadko natomiast - z braku wiedzy lub niedokładności - podaje ogólnikowe kwoty robót. Tak źle i tak niedobrze. Z jednej strony bowiem zamieszczenie lakonicznych informacji będzie skutkowało albo odrzuceniem projektu z powodu niedostatecznego uzasadnienia wydatków lub - w najlepszym wypadku - prośbą eksperta oceniającego o uszczegółowienie kosztów, z drugiej strony nazbyt dokładne rozpisywanie danych może na etapie rozliczenia skutkować koniecznością składania drobiazgowych wyjaśnień w przypadku zmian.

Trudno tu generalizować, bo każda instytucja stosuje własne praktyki oceny. Jak się wydaje jednak, najbardziej właściwe będzie ułożenie wariantu pośredniego, czyli podział robót budowlanych na kilka lub kilkanaście najważniejszych podkategorii działań: instalacja elektryczna, sanitarna, fundamenty, ściany działowe, dach, okna i drzwi, itd. - jeżeli nie jest możliwe ustalenie dokładnej ilości np. m2, m3, szt., to lepiej poprzestać na wpisaniu 1 kpl. Idąc dalej, najlepiej byłoby od razu ustalić, w jaki sposób zamierzamy prowadzić roboty budowlane: czy zlecamy całość generalnemu wykonawcy, który zarówno świadczy usługę, jak i martwi się o materiały budowlane, czy może zlecamy tylko usługę, a towary kupujemy we własnym zakresie? Wybór nie zawsze jest łatwy, bo z jednej strony im mniej dostawców i wykonawców, tym mniej faktur i komplikacji rozliczeń, z drugiej strony jednak taki wariant jest niewątpliwie droższy, bo główny wykonawca lubi doliczać sobie marżę za pośrednictwo w kupowaniu materiałów i całą obsługę logistyczną. Jeżeli zdecydujemy się na nasz udział w zakupie materiałów, to z kolei musimy nastawić się dużo większą biurokrację, a w praktyce - koszty rozliczeń, przez które może być nam trudno przebrnąć (pisanie wyjaśnień, tłumaczenie się z każdego zakupionego worka cementu, cekolu, puszki farby, metra bieżącego przewodów elektrycznych). Jak przebrnąć przez ten proces, w jaki sposób prawidłowo sporządzić dokumentację ofertową, jakie wymogi powinni spełnić oferenci? Postaramy się dać odpowiedź na te pytanie, rozpatrując zrazu dwa warianty: wykonawcę generalnego oraz wykonawcę i wykonawców i dostawcę materiałów budowlanych.

Metoda wykonawcy generalnego


Stosunkowo najprostsza i naszym klientom szczególnie polecana. Polega ona na tym, że całość robót budowlanych (prace fundamentowe, konstrukcyjne, wykończeniowe, instalacyjne etc.), uwzględniających koszt materiałów budowlanych, o ile dotyczą jednego budynku lub zespołu budowli, w miarę możliwości obejmujemy jednym, kompleksowym zapytaniem ofertowym, mającym na celu wyłonienie jednego, głównego wykonawcy. Zapytanie ofertowe powinno być oczywiście skonstruowane w ten sposób, aby z jednej strony nie stało w sprzeczności z tym, co jest zapisane w biznes planie czy harmonogramie do umowy o dofinansowanie, z drugiej zaś uwzględniało też realne obliczenia (szczegółowe projekty wykonawcze, kosztorysy, przedmiary robót itp.). Wskazane jest również sporządzenie wzoru oferty, którą oferent dostanie do wypełnienia.

Przykład 1. Wnioskodawca w biznesplanie uwzględnił trzy kategorie prac ogólnobudowlanych: prace fundamentowo-konstrukcyjne, prace instalacyjne oraz prace adaptacyjno-wykończeniowe. Każdą z nich podzielił na główne podkategorie działań (roboty fundamentowe, wylewki, stropy, wzmocnienia, izolacja fundamentów). W międzyczasie biuro projektowe sporządziło dla niego szczegółowe projekty wykonawcze, które pod względem detali wybiegają znacznie dalej od opisów biznes planowych, a każdy oferent, żeby mógł prawidłowo obliczyć cenę, musi bazować na nich. Co wtedy można zrobić? Najbardziej rozsądnym sposobem wydaje się pogrupowanie szczegółowych pozycji z dokumentacji technicznej w grupy odpowiadające zapisom w biznesplanie. Przykładowo dokument ten uwzględniał ogólną instalację niskoprądową, a w kosztorysie mamy dokument rozpisany na liczbę gniazdek, kabli, korytek, telefonów - wszystko oddzielnie. W takim układzie pozycje te w oddzielnym dokumencie grupujemy do kategorii instalacji niskoprądowej. Na podstawie tych szczegółowych wytycznych oferent oblicza koszt wszystkich pozycji instalacji niskoprądowej, a następnie wpisuje ogólną kwotę do właściwej pozycji na formularzu ofertowym. Dobrze by było, jakby oferta zawierała oświadczenie oferenta, iż czuje się ofertą związany i że dokonał wizji lokalnej terenu lub obiektu, co często jest niezbędne w sporządzaniu ofert.

Wtenczas mamy sytuację prostą i logiczną, która zasadniczo nie budzi wątpliwości osób oceniających, że całość została sporządzona prawidłowo: opis przedmiotu prac budowlanych w biznes planie (rodzaj i usytuowanie obiektu, kategorie prac przewidzianych do wykonania) jest zachowany w zapytaniu ofertowym, a dodatkowy załącznik w postaci dokumentacji techniczno-projektowej uszczegóławia wyraźnie pozycje z ww. dokumentów. W ten sposób każdy załącznik i dokument jest logicznie powiązany z drugim, a obliczenie na podstawie kosztorysu da nam prawidłowe wartości.

Przykład 2. Wnioskodawca przewidział roboty ogólnobudowlane w biznesplanie, uszczegółowił je odpowiednio, lecz sytuacja nie wymaga zastosowania drobiazgowych projektów wykonawczych. Zatem istnieje mniej dokumentacji, na której można bez przeszkód bazować, aby móc sporządzić wiarygodną ofertę. Jest jednak i na to sprawdzony sposób. Załóżmy, że beneficjent przewidział prace ogólnobudowlane w pomieszczeniach, których obecnie nie użytkuje. Ma pozwolenie na budowę, ma projekt architektoniczno-budowlany, ale szczegółowych przedmiarów i projektów wykonawczych brak. W takiej sytuacji można sporządzić zapytanie ofertowe, w którym wymieni się poszczególne kategorie prac do wykonania, wskaże się pomieszczenia, w których mają być przeprowadzone, a do zapytania załączy się projekt lub szczegółowy plan pomieszczeń budynku, zobowiązując oferentów do dokonania obliczeń materiałowych i usługowych we własnym zakresie. Dodatkowo warto umieścić klauzulę o dokonaniu wizji lokalnej i obliczeniu przez oferenta na jej podstawie oraz na podstawie załączonej dokumentacji oraz tego, że oferent jest swoją ofertą związany.

Nie wystarczy kupić materiałów


W tym wariancie decydujemy się po prostu na działanie polegające na podziale kosztów na robociznę i zakup materiałów. Wyszukujemy wykonawcę robót ogólnobudowlanych, a sami, we własnym zakresie, kupujemy (zapewne z najtańszych punktów) towary i materiały budowlane. No dobrze, ale urzędnik nadzorujący proces rozliczania projektu zada nam pytanie: a skąd mamy pewność, że te materiały i w takiej liczbie odpowiadają założeniom biznesplanu zaakceptowanego przez eksperta i że w ogóle dotyczą tych usług, o których państwo piszecie? Często w takim przypadku zaczyna się droga przez mękę: dziesiątki oświadczeń, wyjaśnień, opinii i innych ton papieru. Czy można tego uniknąć? Owszem tak. Jak zrobić to jak najprościej? Chyba nie unikniemy tu zabaw z kosztorysowaniem lub przynajmniej przedmiarowaniem albo sporządzeniem projektu wykonawczego. Proponowana metoda jest taka: zlecić sporządzenie któregoś z wymienionych dokumentów uprawnionej osobie (projektant lub kosztorysant) z zaznaczeniem, że dokument ma od strony tabelarycznej korespondować z pozycjami wymienionymi w harmonogramie i biznesplanie -wniosku. Jeśli przykładowo wymieniliśmy wśród robót budowlanych takie prace, jak wylanie posadzki, ułożenie kafelek, postawienie ścian, ocieplenie poddasza itd., to odpowiednio do tego kosztorys winien precyzować liczbę i rodzaj materiałów budowlanych. Na tej podstawie dokonujemy potrzebnych zakupów, a dostarczając instytucji dokumenty rozliczające roboty budowlane, pod faktury zakupu podłączamy kopię kosztorysu lub innego dokumentu uszczegóławiającego zapisy biznesplanu i na podstawie którego wybrano takie, a nie inne liczby i kategorie materiałów budowlanych.

Oczywiście, plan planem, a życie życiem, i może się okazać, że liczba kupionych materiałów jest nieodpowiednia (za duża lub za mała). Takie sytuacje są częste i w tym momencie trudno cokolwiek poradzić, bo mniej więcej od tego momentu rozpoczyna się droga przez męczarnię z oświadczeniami, wyjaśnieniami itd. Dlatego, mimo wszystko, ten sposób działania odradzamy naszym klientom. O wiele łatwiej bowiem skorygować koszty wykonania usług budowlanych, których to pozycji na fakturze jest zwykle mniej, niż materiałów budowlanych, które swą ilością pochłaniają całe strony dokumentów księgowych. Podsumowując, na taką opcję proponuję decydować się wyłącznie, gdy można w sposób oczywisty, wykluczający omyłkę, obliczyć ilość potrzebnych towarów. Przykładowo mamy podłogę o metrażu 20 mkw i w tym przypadku nie będzie problemów z doborem materiału - kafelki sprzedawane są w mkw. Ale już obliczenie ilości worków murarskiej zaprawy może nie zawsze być takie proste, stąd w takich niejasnych sytuacjach lepiej zdecydować się jednak na całość zlecenia w formie usług. Może się przecież okazać, że nasza oszczędność jest wyłącznie pozorna - zyskaliśmy na materiałach, straciliśmy na kosztach rozliczenia lub na wysokości wypłaconej refundacji albo kosztowało nas to sporo nerwów i wydłużyło termin przekazania transzy dotacji.

Rozstrzygnięcie postępowania ofertowego


Załóżmy, że otrzymaliśmy już komplet ofert na przesłane zapytania. Należy wtedy przystąpić do ich formalnej weryfikacji - czy posiadają wszystkie cechy, które określiliśmy, czy przedmiot jest zgodny z treścią zapytania, czy beneficjent spełnia kryteria podmiotowe itd. Jak już wspomniałem, lepiej narzucić oferentowi formę oferty, żeby było nam dużo łatwiej porównać je potem ze sobą. Najgorzej jest bowiem, gdy każda z nich ma inny schemat, nie zawsze zawiera opisu w takiej formie, jak byśmy chcieli. Rodzi to potem, choć nie zawsze, problemy porównawcze, a czasem wątpliwości i dodatkowe pytania ze strony instytucji oceniającej. Co dalej? Jeśli oferty są w porządku, to w przypadku małych zakupów (poniżej 50 tys. zł) warto mimo wszystko sporządzić jakąś notatkę z ich wyboru, zawierającą ilość ofert, ceny i wskazanie najkorzystniejszej. Ale przy zamówieniach powyżej tej kwoty lub 14 tys. euro, a zwłaszcza dotyczących inwestycji budowlanych, warto spisać protokół z wyboru ofert. W przypadku regionalnych programów operacyjnych jest to nawet obowiązek. Co powinniśmy zawrzeć w takim dokumencie? Z pewnością datę sporządzenia, zamówienie, którego dotyczy (można dodać nazwę projektu i konkretny wydatek), tabelę kryteriów (wag) oraz krótką informację o zasadach liczenia punktów na bazie wag. Dodać należy, że nie zawsze musi być on spisany w formie protokołu, może on mieć - i tak się często robi w przypadku prostszych zakupów - formę zwykłego oświadczenia. Co ważne jednak, sposób wyboru ofert powinien zostać przewidziany i wskazany już w zapytaniu ofertowym i dlatego w tej części protokół musi zachowywać z nim spójność. Najczęściej stosuje się metodą polegającą na wskazaniu konkretnych kryteriów. Można zastosować metodę jednego kryterium, którym jest zwykle cena, albo kilku dodatkowych (np. termin wykonania, siedziba).

W jaki sposób wyłaniamy zwycięzcę? Należy po prostu zastosować odpowiednią metodologię. Najlepiej zrobić to tak, że 100 procent rozdzielamy pomiędzy kryteria i na tym tle przykładowo cena otrzymuje 75 procent, a termin realizacji - 25 procent. Następnie - to już na etapie spisywania protokołu - wskazujemy sposób przyznawania punktów w ramach poszczególnych kryteriów, np. cena najniższa - 10 pkt, kolejna o 3 pkt. mniej itd. W dalszej części zdobyte punkty mnożymy przez wagę (%) i otrzymujemy wartości końcowe. Zwycięzcą jest ten, u którego wartości te okazały się najwyższe. Podkreślić należy, że taki protokół powinny podpisać upoważnione osoby do podejmowania w firmie takich decyzji czyli albo członkowie reprezentujący firmę bądź też inne osoby mające stosowne pełnomocnictwo do dokonywania takich czynności. W niektórych przypadkach wybór oferty nie kończy postępowania, lecz sprawa zostaje skierowana do negocjacji cenowej. Może też zaistnieć sytuacja, gdy będziemy dążyć do obniżenia ceny w wyniku negocjacji i jeśli osiągniemy to, czego chcieliśmy, ostateczna cena różnić się będzie od tej widocznej na ofercie. W takim przypadku wszelkie uzgodnienia stron dotyczące obniżenia ceny powinny zostać spisane w formie protokołu z negocjacji i podpisane przez obydwie stron. Trzeba rozróżnić tu jednak dwie sytuacje:

- Do negocjacji zapraszamy wyłącznie oferenta, którego oferta została wybrana spośród pozostałych. W takim przypadku protokół z wyboru ofert sporządzony był wcześniej.

- Do negocjacji zapraszamy grupę wybranych oferentów, a następnie po rozmowach zestawiamy rezultaty wynegocjowanych cen od nich i na podstawie kryteriów sporządzamy dopiero protokół ostateczny wyboru oferty lub podpisujemy stosowne oświadczenie.

Kupujemy i rozliczamy, czyli kilka uwag podsumowujących


Spróbujmy podsumować jeszcze i podać pewne ogólne wytyczne, którymi należy się kierować przy sporządzaniu tej dokumentacji:

Sporządzając takie dokumenty jak zapytania ofertowe, wzory ofert do wypełnienia i inne załączniki, umowy o dostawy i usługi oraz harmonogramy do nich, a także dokumenty księgowe, należy zwracać szczególną uwagę na spójność z zapisami wniosku/biznes planu oraz harmonogramu rzeczowo-finansowego do umowy o dofinansowanie.

Zgodnie z ogólnymi zasadami wykonanie każdej usługi powinno zostać zakończone podpisaniem protokołu odbioru prac, a w przypadku zakupu maszyn, urządzeń, środków transportu, oprogramowania, prac B+R - protokołem odbioru środków trwałych - wartości niematerialnych i prawnych lub usług. Protokół zasadniczo powinien być oznakowany znaczkami unijnymi.

Podpisując protokoły odbioru i wystawiając faktury, należy zawsze pilnować, aby data sprzedaży na fakturze zgadzała się z datą widniejącą na protokole odbioru.

Wskazane jest raczej, aby data wystawienie faktury obejmowała przynajmniej ten sam miesiąc, co data sprzedaży. Na fakturach nie podawać żadnych uwag w stylu „zgodnie z zamówieniem mailowym nr… z dnia …..” (wtedy na bank co bardziej dociekliwe osoby sprawdzające poproszą o dostarczanie treści takiego maila). Co najwyżej można się odwołać do faktury proforma, jeśli została wystawiona wcześniej dla dokonania płatności - wtenczas obowiązkowo podpinamy ją pod fakturę końcową, która stanowi podstawę do wypłaty.

Może się zdarzyć, że zapytanie ofertowe dotyczy zarówno działań objętych dofinansowaniem, jak i nieobjętych nim. W takich przypadkach trzeba szczególnie pilnować porządku przy opisywaniu usług i wystawianiu faktur - aby jasno z nich wynikało, jakich konkretnie wydatków dotyczą. Jeśli na biurko Instytucji trafi faktura i protokoły, z których treści nie będzie wynikać, jakich kategorii dotyczą (wydatki kwalifikowane czy niekwalifikowane), to znów zacznie się problem z akceptacją, seriami wyjaśnień, korekt itp.

Jeżeli w wyniku analiz stwierdzono, że zapisy biznesplanu powinny zostać zmodyfikowane (np. wcześniejsze założenia dotyczące robót budowlanych okazały się nierealne lub nie ma już w sprzedaży sprzętu o podanych specyfikacjach), warto wystąpić o to do instytucji rozliczającej. Jeśli nie ma przeszkód, to lepiej zrobić to jeszcze przed podjęciem decyzji o zakupie lub nawet rozpoczęciu postępowania ofertowego: w praktyce bowiem różnie to bywa - czasem nie udaje się czegoś przewidzieć i musimy to zrobić później, ale instytucja nie stawia nam przeszkód. Czasem jednak przy zmianach zaczynają się kłopoty.

Tyle w największym skrócie. Należy przy tym wyraźnie zaznaczyć, iż powyższy artykuł ma charakter wyłącznie przeglądowy: tak naprawdę zawiera on pewne wytyczne i przykłady dotyczące przygotowania dokumentacji ofertowej, ale nie opisuje wszystkich możliwych sytuacji. Odwołuje się jedynie do najlepszych i najpopularniejszych przykładów. Niemniej każdy przypadek może być inny i wymaga dogłębnej analizy sytuacji przed podjęciem decyzji. Również zaprezentowane tu modele zapytań, ofert, protokołów nie są ogólnie obowiązujące, za wyjątkiem zapytania PROW, które w takim wzorze jest wymagane w tym konkretnie programie. Wszystko to są materiały pomocnicze i tak należy je traktować.

Warto dodać jeszcze na koniec, że firmy zajmujące się rozliczaniem projektów unijnych często całkowicie ignorują obszar zamówień, ograniczając się do sporządzania wniosków o płatność i opisywania dokumentów księgowych. W rezultacie całość zadań związanych z ofertowaniem spoczywa na beneficjencie, który nie zawsze jest w stanie sam udźwignąć ten trudny temat lub zwyczajnie brakuje mu czasu, zwłaszcza że wymaga to nieraz drobiazgowych konsultacji z Instytucjami odpowiedzialnymi za środki unijne.

W tej sytuacji pozostaje kontakt z właściwym doradcą, a przede wszystkim nie podejmowanie żadnych decyzji w zakresie zamówień bez upewnienia się, że od strony formalno-proceduralnej całość jest w porządku.

Karol Wojciech Plata
Specjalista ds. projektów unijnych
Biuro Doradztwa Ekonomicznego i Prawnego
Źródło: Fundusze Europejskie
Napisz komentarz

Brak komentarzy...