Lafarge, pomimo że dysponuje systemem ERP, ze względu na różnice w rozwiązaniach informatycznych, którymi dysponowali jego operatorzy logistyczni nie mógł w pełni wykorzystywać możliwości elektronicznej wymiany danych. Brak całkowitej kontroli nad obszarem dostaw w systemie sprawiał, że ważne dla firmy dane nie zawsze trafiały na czas i we właściwe miejsce. Kluczowa stała się konieczność ujednolicenia kanału komunikacyjnego pomiędzy Lafarge, a jego operatorami. Ważny był również problem dostępności do statusów trackingowych, w szczególności do informacji o stopniu realizacji poszczególnych dostaw. Każde opóźnienie w dostawie było przyczyną realnych strat dla przedsiębiorstwa przez opóźnienia w produkcji. Poszukiwano więc sposobów na rozwiązanie i uproszczenie powyższych problemów. Firma wybrała rozwiązanie zaproponowane przez specjalistów AXIT Polska.

Zapewniając możliwość łączenia dowolnych uczestników łańcucha dostaw, bez względu na posiadane przez nich systemy wspomagania zarządzania lub też ich brak, AX4 pozwala na wymianę heterogenicznych danych bez utraty ich pierwotnego sensu. Rozwiązanie to pozwala na łączenie poprzez interfejs dowolnych systemów poszczególnych podmiotów łańcucha dostaw. Komunikacja pomiędzy Lafarge a operatorami logistycznymi odbywa się za pośrednictwem udostępnianej aplikacji internetowej. Nie ma zatem znaczenia, jaki i czy w ogóle posiadają oni system informatyczny.

Przed wdrożeniem zlecenie spedycyjne, wypełnione ręcznie, przesyłane było faksem lub składane telefonicznie jednemu z trzech współpracujących z firmą operatorów logistycznych. Każdy z operatorów miał inny rodzaj formularza, zawierający inne dane.

Spedytor odbierał faks i jeżeli przyjmował zlecenie, odsyłał ten sam faks do Lafarge Nida Gips z adnotacją przyjęcia zlecenia. Dokument ten, dwukrotnie przesyłany, stawał się mało czytelny, przez co często zdarzały się błędy. Brakowało także pewności, czy faks dotarł, czy został odebrany przez właściwą osobę i czy jest czytelny. Dlatego też wysyłkę faksu najczęściej uzupełniała rozmowa telefoniczna pracownika Lafarge z operatorem firmy spedycyjnej. Telefonicznie odbywały się również wszystkie dodatkowe ustalenia.

O tym, że przesyłka nie dotrze na czas, firma dowiadywała się dopiero w momencie jej planowanego odbioru. Bieżące informacje o poziomie realizacji przesyłek firma otrzymywała tylko wtedy, kiedy pracownicy zadzwonili do operatora, a ten z kolei kontaktował się z kierowcą lub współpracującym przewoźnikiem. Był to jedyny skuteczny, ale niestety drogi i czasochłonny sposób na dotarcie do tych informacji. A ich brak mógł powodować straty związane z opóźnieniami w produkcji.

W tej chwili wszystkie dokumenty i informacje dotyczące procesu dostaw przepływają przez platformę AX4. W Lafarge tworzone jest zlecenie spedycyjne na platformie, następnie zostaje ono udostępnione za pośrednictwem aplikacji internetowej operatorom logistycznym współpracującym z firmą. Każdej z przesyłek nadawany jest unikalny numer referencyjny już przy tworzeniu zlecenia przewozowego. Podjęcie zlecenia przez dowolnego partnera logistycznego firmy pozwala na przesyłanie i łączenie z tą przesyłką statusów trackingowych przy wykorzystaniu aplikacji internetowej.

Wszystkie informacje dotyczące zleceń (potwierdzenie przyjęcia, statusy) oraz dokumenty znajdują się w jednym miejscu na platformie. Dostępne są w homogenicznej postaci dla wszystkich uprawnionych osób niezależnie od tego, od którego z operatorów zostały przesłane. Wszystkie dane automatycznie trafiają do bazy danych. Wyeliminowano ręczne ich wprowadzanie.

Niespodzianki związane z brakiem informacji o tym, że przesyłki nie dotrą na czas, udało się wykluczyć przez aktywację modułu SCEM (Supply Chain Event Management). Pozwala on na bardzo szybką reakcję w przypadku kłopotów z realizacją poszczególnych przesyłek. Spedytorzy wysyłają do Lafarge statusy trackingowe docierając do ustalonych miejsc na trasie, zwanych "kamieniami milowymi". Dzięki monitoringowi trasy przesyłki firma ma dostęp do informacji, czy w ustalonym czasie przesyłka dociera w określone miejsce. Jeżeli nie dociera, w Lafarge pojawia się monit w postaci alertu mailowego. Jest to sygnał o możliwym opóźnieniu. Wówczas można automatycznie zareagować i przygotować się do tej sytuacji. Podobne alerty generowane są również w momencie, gdy w AX4 pojawi się negatywny status trackingowy.

"Stały dostęp do informacji trackingowych dotyczących przesyłek i otrzymywanie w czasie prawie rzeczywistym informacji o poziomie realizacji naszych zleceń było dla nas niezmiernie ważne - podkreśla Tarkowski. - To gwarancja spokojnie przebiegających procesów technologicznych. Pozwoliło nam to na eliminację ryzyka związanego z przestojem w produkcji i skoncentrowanie się na całym procesie, a nie na jego poszczególnych etapach." - mówi Jacek Tarkowski, Dyrektor Pionu Obsługi Klientów i Logistyki w Lafarge Nida Gips.

BiznesNet.pl, opr. Arkadiusz Wolski